INSTRUÇÃO NORMATIVA 24-09/2003

Normas para comunicação interna e externa.

Format: Ato normativo
Published: Presidência (2. Região) 2003
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spelling oai:bdjur.stj.jus.br.trf2:oai:trf2.jus.br:572992016-11-29TRF 2ª Região2003-10-24T00:00:00Zhttp://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=57299Normas para comunicação interna e externa.ASSUNTO MÓDULO FOLHAS GENERALIDADES 01 01/02 CRITÉRIOS E PROCEDIMENTOS 02 01/09 DISPOSIÇÕES FINAIS 03 01/01 ANEXO 04 01/01 I - FINALIDADE 01 - Disciplinar o uso dos veículos de comunicação interna do Tribunal Regional Federal da 2ª Região, assegurando a comunicação adequada e compatível com os padrões preestabelecidos, bem como regulamentar a comunicação externa. 02 - Integrar os diversos canais de comunicação disponíveis no Tribunal, buscando a comunicação global. II - CONVENÇÕES 01 - O Tribunal Regional Federal da 2ª Região é mencionado nesta Instrução Normativa (IN) como Tribunal. 02 - As Assessorias de Relações Públicas e Cerimonial e Comunicação Social serão mencionadas nesta IN como AREP e ACOS, respectivamente. 03 - A Assessoria de Gestão Organizacional e a Secretaria Geral serão mencionadas como AGOR e SG, respectivamente. 04 - A Divisão de Suporte Operacional será mencionada nesta IN como DISOP. III - CONCEITOS 01 - OBJETIVO: visa definir o intento do canal de comunicação. 02 - FORMA: define a maneira pela qual se fará a veiculação da informação. 03 - PERIODICIDADE/ATUALIZAÇÃO: estipula a freqüência com que será divulgada e atualizada a informação. 04 - UNIDADE RESPONSÁVEL: define a(s) unidade(s) do Tribunal responsável(is) pela análise, operacionalização e veiculação da informação. 05 - OPERACIONALIZAÇÃO: sistemática pela qual a informação deve chegar à unidade responsável, ser analisada, formatada e, posteriormente, veiculada no canal de informação. 06 - DISPOSIÇÕES COMPLEMENTARES: trata-se do restante de detalhes envolvidos no processo de comunicação. I - SOM AMBIENTE 01 - Objetivo: levar informação de caráter emergencial e/ou de interesse coletivo a servidores e Desembargadores do Tribunal. 02 - Forma: a veiculação/divulgação é realizada através do sistema de som ambiente do Tribunal com abrangência na maior parte de suas dependências. 03 - Periodicidade/Atualização: a freqüência da difusão das informações será estabelecida em função da necessidade e do fim a ser atingido. 04 - Unidade Responsável: a ACOS e a AREP serão co-responsáveis pela utilização e gerenciamento do sistema de som, bem como pela sua operacionalização. 05 - Operacionalização: a unidade que necessitar divulgar informação através deste canal, deverá encaminhar à ACOS ou à AREP, de acordo com o assunto, formulário próprio preenchido (anexo), para análise do material e divulgação ou não da informação. Posteriormente, as unidades acima mencionadas deverão formatar a referida informação a fim de padronizá-la. 06 - Disposições Complementares: as notícias de cunho administrativo e/ou jornalístico e de caráter emergencial deverão ser veiculadas neste canal pela ACOS, enquanto a divulgação de eventos sócio-culturais, Programa "Jam Session" e de outros programas de iguais perfis, ficarão sob a responsabilidade da AREP. 06.1 - Excetuando os programas específicos, as demais inserções no sistema de som devem ser rápidas, de aproximadamente 01 (um) minuto e deverão ser acompanhadas, antecipadamente, de um aviso sonoro, a fim de despertar a atenção dos ouvintes. 06.2 - As duas assessorias (AREP e ACOS) deverão elaborar um planejamento das notícias e/ou programas para veiculação, a fim de definir a utilização do espaço ao longo da semana ou mês e possibilitar a perfeita integração entre as respectivas programações. 06.3 - A utilização deste veículo de comunicação para assuntos institucionais de caráter emergencial deverá ser atendida prioritariamente. 06.4 - A ACOS e a AREP deverão selecionar cuidadosamente as informações a serem veiculadas, a fim de que a finalidade precípua do sistema de som ambiente não seja desvirtuada, ou seja, fazer com que informações importantes, próprias para esta canal, cheguem de forma eficaz aos servidores e magistrados. 06.5 - As inserções devem ser iniciadas com o nome da unidade responsável pelo conteúdo da informação. II - JORNAL MURAL 01 - Objetivo: veicular/divulgar informações diversas, chamada de cursos, aniversários, realização de eventos jurídicos, informações de datas e festividades internas, etc.. 02 - Forma: o Jornal Mural é afixado em um quadro de acrílico próprio, localizado nos corredores em frente ao hall dos elevadores, sendo o mesmo dividido em páginas e assuntos. 03 - Periodicidade/Atualização: suas informações serão atualizadas mensalmente, resguardadas as edições extras, de interesse da Administração. 04 - Unidade Responsável: a ACOS é a unidade responsável por este veículo, devendo zelar pelo conteúdo das informações veiculadas. 05 - Operacionalização: os servidores e setores que necessitem utilizar este canal de divulgação, deverão preencher o formulário próprio (anexo) e enviá-lo à ACOS, que deverá analisar a viabilidade de sua divulgação, bem como determinar a formatação do material. 06 - Disposições Complementares: a ACOS deve fazer a triagem das informações a serem divulgadas e operacionalizar a sua atualização, conforme a periodicidade estipulada anteriormente. III - JORNAL/REVISTAS DE ÂMBITO INTERNO 01 - Objetivo: veicular/divulgar informações diversas do interesse de servidores e magistrados em formato jornalístico. 02 - Forma: produção em material impresso, utilizando, preferencialmente, a gráfica do Tribunal. 03 - Periodicidade/Atualização: a ser determinada, conforme necessidade de veiculação da notícia. 04 - Unidade Responsável: ACOS. 05 - Operacionalização: os servidores e setores que necessitem utilizar este canal de divulgação, deverão preencher o formulário próprio (anexo) e enviá-lo à ACOS, que deverá analisar a viabilidade de sua divulgação, bem como determinar a formatação do material. 06 - Disposições Complementares: excetuam-se deste título as publicações da Revista de Jurisprudência e da EMARF. IV - JORNAL E DEMAIS PUBLICAÇÕES PARA PÚBLICO EXTERNO 01 - Objetivo: veicular/divulgar informações institucionais de cunho judicial ou informações de ordem jurídica para atender aos advogados, partes e público em geral. 02 - Forma: produção em material impresso, utilizando, preferencialmente, a gráfica do Tribunal. 03 - Periodicidade/Atualização: a ser determinada, conforme necessidade de veiculação da notícia. 04 - Unidade Responsável: ACOS. 05 - Disposições Complementares: é imprescindível a análise da matéria a ser divulgada para se chegar ao resultado esperado, ou seja, que o público externo receba a contento e de forma clara as informações que a administração do Tribunal considerar adequadas. V - IMPRENSA 01 - Objetivo: divulgar informações de caráter público ou de interesse do Tribunal. 02 - Forma: realizada através de jornal, revista, rádio ou mídia televisiva. 03 - Periodicidade/Atualização: a ser determinada, conforme necessidade de veiculação da notícia. 04 - Unidade Responsável: ACOS. 05 - Disposições Complementares: é imprescindível a análise minuciosa da matéria a ser divulgada para se chegar ao resultado esperado, ou seja, que o público externo receba a contento e de forma clara as informações que a administração do Tribunal considerar adequadas. VI - INTRANET 01 - Objetivo: disponibilizar informações gerais internas, bem como as atividades dos órgãos através das páginas setoriais. 02 - Forma: a veiculação/divulgação é realizada através de rede interna (software) do Tribunal, com acesso disponível em todos os microcomputadores ligados à referida rede. 03 - Periodicidade/Atualização: disponibilização contínua das informações conforme previsão em IN que trata do assunto. A atualização é variável, conforme a necessidade. 04 - Unidade Responsável: cada setor que produzir páginas na intranet, ficará responsável pelo seu conteúdo, bem como pela sua veracidade, precisão e atualização. 04.1 - A DISOP é a unidade responsável pelo gerenciamento técnico e administrativo da rede. 05 - Operacionalização: a unidade que necessitar divulgar informações na sua página principal (anúncios e comunicados de âmbito geral) neste canal, deverá encaminhar por escrito à ACOS, através de formulário próprio (anexo), a fim de ser analisada a conveniência de sua divulgação, bem como sua formatação. VII - PESQUISAS E FORMULÁRIOS Sobre as pesquisas 01 - Objetivo: buscar informações acerca de determinada atividade ou unidade. 02 - Forma: deve ser realizada através de procedimento escrito, questionário, entrevista ou outra forma de coleta de dados. 03 - Periodicidade/Atualização: a pesquisa deverá ser realizada quando houver necessidade e sua duração será determinada conforme as peculiaridades das informações a serem colhidas. 04 - Unidade Responsável: a AGOR deverá centralizar a administração das pesquisas a serem desenvolvidas no Tribunal, seguindo as orientações e as diretrizes da SG e da Presidência. 05 - Operacionalização: a unidade que necessitar colher informações através de pesquisa, deverá encaminhar à Assessoria de Gestão Organizacional exposição de motivos acerca do assunto, expondo detalhadamente o objetivo pretendido com a utilização deste instrumento. 06 - Disposições Complementares: a AGOR deverá utilizar procedimentos técnicos apropriados para a adoção deste instrumento, com o propósito de se atingir de forma eficaz o fim esperado. Sobre os formulários 01 - Objetivo: colher e agrupar informações acerca de determinado assunto, procedimento, atividade ou unidade, com o objetivo de se chegar a um fim específico. 02 - Forma: pode ser elaborado em folha de papel ou no microcomputador para preenchimento "on-line". 03 - Periodicidade/Atualização: devem ser elaborados de acordo com o período de desenvolvimento da atividade ali apresentada. 04 - Unidade Responsável: a AGOR é responsável pela elaboração dos formulários e sua administração está regulamentada em IN específica sobre o assunto. 05 - Operacionalização: a unidade que necessitar elaboração de formulários deverá encaminhar à AGOR, por escrito, as informações sugeridas que nele deve conter. 06 - Disposições Complementares: a AGOR deverá utilizar procedimentos técnicos apropriados para aplicação deste instrumento, a fim de se atingir o objetivo almejado. VIII - VEÍCULOS ALTERNATIVOS (CONTRACHEQUE, QUADRO DE AVISO, PORTA-FOLHETO DOS ELEVADORES, CARTAZES E DEMAIS FOLHETOS) 01 - Objetivo: complementar a divulgação de informações no âmbito do Tribunal. 02 - Forma: as informações deverão ser impressas. 03 - Periodicidade/Atualização: as informações deverão ter período de divulgação predeterminado, exceto contracheque, a fim de que não fiquem desatualizadas. 03.1 - Este período de veiculação deve ser pré-estudado, de acordo com a necessidade de tempo para as informações alcançarem os objetivos almejados. 04 - Unidade Responsável: ACOS e AREP. 05 - Operacionalização: a unidade que tiver interesse de veicular informações por este canal, deverá encaminhar o material à ACOS ou AREP, através de formulário próprio (anexo). 06 - Disposições Complementares: a ACOS e a AREP devem, em conjunto, zelar pela objetividade do conteúdo das informações, bem como pela divulgação estratégica das mesmas, evitando exageros que provoquem poluição visual. IX - SITE DO TRIBUNAL NA INTERNET 01 - Objetivo: veicular informações institucionais, processuais e das unidades do Tribunal acerca das respectivas atividades, que interessem ao público em geral. 02 - Forma: as informações são veiculadas através da rede de microcomputadores, no site do Tribunal, de acordo com os critérios institucionais preestabelecidos. 03 - Periodicidade/Atualização: as informações serão veiculadas por tempo indeterminado, devendo respeitar a necessidade de tempo de divulgação de cada informação. 04 - Unidade Responsável: a AGOR será responsável pela administração do site do Tribunal e a Secretaria de Informática pelo gerenciamento técnico do sistema. 04.1 - As páginas específicas individualizadas continuarão com seus gerentes, que terão responsabilidades pelas veiculações das informações, conforme discriminação a seguir: a) Composição - AREP; b) Notícias - ACOS; c) Concursos - Comissão de Concursos e SRH; d) Corregedoria - Corregedoria; e) EMARF - EMARF; f) Contas Públicas - SAD; g) Licitações - Assessoria Técnica da SG. 04.2 - Quando a AREP e/ou a ACOS necessitarem divulgar informações de cunho institucional na página principal da Internet, deverão apresentar o respectivo conteúdo à AGOR. 05 - Disposições Complementares: As informações a serem divulgadas devem ser analisadas pela AGOR, a fim de respeitarem a padronização estabelecida e as diretrizes traçadas pela administração do Tribunal. 01 - Caberá às unidades tidas como responsáveis pelos veículos a análise da informação a ser transmitida, bem como a finalização de sua apresentação para divulgação (layout, texto e forma de impressão). 02 - As unidades responsáveis terão na Secretaria Geral um órgão de orientação, a fim de dirimir quaisquer dúvidas quanto à divulgação ou não de determinada informação. 03 - As unidades responsáveis deverão zelar pela eficácia da informação divulgada, visando atingir o objetivo de sua veiculação, bem como zelar pela correta e eficaz utilização dos espaços de comunicação, colocados à disposição no Tribunal. 04 - Ficam vedadas quaisquer outras formas de comunicação institucional no Tribunal sem a anuência da Presidência ou da Secretaria Geral. Rio de Janeiro, 24 de fevereiro de 2003. ARNALDO LIMA PRESIDENTEPresidência (2. Região)Ato normativoINSTRUÇÃO NORMATIVA 24-09/2003REGULAMENTAÇÃOCOMUNICAÇÃO SOCIALUTILIZAÇÃOJORNALREVISTAASSESSORIA DE RELAÇÕES PÚBLICAS E CERIMONIAL DA PRESIDÊNCIAASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIALPROCEDIMENTOTRF - 2. REGIÃO
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