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08038.007543/2018-70 103 Brasil. Defensoria Pública da União Boletim Eletrônico Interno da DPU Legislação Institui os procedimentos do processo de trabalho“monitoramento de ações de auditoria interna e externa” no âmbito da DPU. INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 103, DE 16 DE DEZEMBRO DE 2022 Institui os procedimentos do processo de trabalho“monitoramento de ações de auditoria interna e externa” no âmbito da DPU. O DEFENSOR PÚBLICO-GERAL FEDERAL, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 8º, da Lei Complementar nº 80, de 12 de janeiro de 1994; Considerando a Portaria GABDPGF DPGU nº 203, de 15 de maio de 2014, publicada no Boletim Eletrônico Interno em 19 de maio de 2014, que regulamenta os fluxos operacionais e procedimentos para emissão de Instrução Normativas destinadas ao detalhamento das rotinas necessárias à formalização dos processos de trabalho das áreas da DPU; Considerando o Processo Administrativo nº 08038.007543/2018-70; RESOLVE: Art. 1º Instituir a regulamentação dos procedimentos do processo de trabalho “monitoramento de ações de auditoria interna e externa" da Secretaria-Geral de Controle Interno e Auditoria - SGCIA, na forma dos Anexos I, II e III. Art. 2º Revogar a Instrução Normativa nº 42, de 25 de junho de 2018 da Secretaria-Geral de Controle Interno e Auditoria – SGCIA. Art. 3º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. DANIEL DE MACEDO ALVES PEREIRA Defensor Público-Geral Federal Anexo I - Monitoramento de ações de auditoria interna e externa Objetivo 1.1 Acompanhar e monitorar a implementação dos resultados das auditorias internas e externas, no âmbito da DPU. Referencial Normativo 2.1 IN 1/2014 – Manuais e padrões da SGCIA; 2.2 IN 43/2018 – Levantamento de subsídios, acompanhamento e orientação da gestão na DPU; 2.3 IN 91/2022 – Planejamento e Execução de Auditoria Operacional; 2.4 Resolução CSDPU 202/2022 - Regimento Interno da DPGU; 2.5 Portaria 891/2019 - Institui a estrutura administrativa da DPGU; 2.6 Artigos 70 e 74 da Constituição Federal de 1988; 2.7 Manual de Auditoria Financeira do TCU; 2.8 Normas nacionais e internacionais de auditoria; e 2.9 Lei 8443/1992 - Lei orgânica do TCU. Definições 3.1 Ciclo de Monitoramento: conjunto de tarefas executadas pelas áreas técnicas da SGCIA para acompanhar o cumprimento de recomendações propostas pela auditoria interna e/ou controle externo e os resultados advindos delas. Compreende o encaminhamento do relatório com as recomendações à unidade auditada; o registro do plano de ação elaborado por aquela; a análise das providências pela equipe de auditoria interna; o registro do atendimento às recomendações e o encerramento do monitoramento amparado nas conclusões da equipe de auditoria interna. 3.2 Plano Anual de Auditoria Interna (PAINT): instrumento de planejamento das atividades de auditoria interna. Define temas e macroprocessos que serão trabalhados no exercício seguinte ao de sua elaboração. 3.3 Plano de Ação: documento elaborado pelas áreas auditadas que explicita as medidas que serão tomadas, a fim de dar cumprimento às recomendações apontadas nos levantamentos/auditorias e solucionar os problemas identificados. 3.4 Plano de Monitoramento Permanente (PMP): instrumento dinâmico que consolida as recomendações dos órgãos de controle interno e externo e as providências que as unidades auditadas devem adotar para regularizar ou sanear as falhas apontadas em ações de controle. 3.5 Prestação de Contas ao TCU: instrumento de gestão pública mediante o qual os/as administradores/as e, quando apropriado, os/as responsáveis pela governança e pelos atos de gestão de órgãos, entidades ou fundos dos poderes da União apresentam e divulgam informações e análises quantitativas e qualitativas dos resultados da gestão orçamentária, financeira, operacional e patrimonial do exercício, com vistas ao controle social e ao controle institucional previsto nos artigos 70, 71 e 74 da Constituição Federal. 3.6 Relatório Anual de Auditoria Interna (RAINT): documento formal que apresenta os resultados dos trabalhos de auditoria interna. Reúne as atividades executadas em função das ações planejadas, previamente, constantes do PAINT. 3.7 Unidade Auditada: unidade integrante da estrutura da DPU cujas atividades, finalísticas ou administrativas, sejam passíveis de exame de conformidade, de verificação de eficácia e efetividade, e do dever de prestar contas. 3.8 Área Técnica: unidade/setor da SGCIA responsável pelos processos de monitoramento das recomendações/determinações de auditoria interna e externa (SAO, SAD e GABSGCIA). 3.9 Recomendação: propostas de deliberações que a equipe de auditoria demonstra serem necessárias e que contribuirão para sanar deficiências relevantes identificadas pela auditoria. 3.10 Determinação: implementação de providências imediatas necessárias para prevenir ou corrigir irregularidades ou remover seus efeitos, de origem de órgão de controle externo. Detalhamento do Processo de Trabalho 4.1 O Órgão de Controle Externo encaminha recomendação/determinação. 4.1.1 A Secretaria-Geral de Controle Interno e Auditoria - SGCIA recebe, via sistema, as recomendações/determinações do/s órgão/s de controle externo/s e encaminha à Área Técnica competente para providências; 4.1.2 A Área Técnica inicia monitoramento das recomendações/determinações de controle externo e procede conforme item 4.3 e subsequentes; 4.2 A Área Técnica inicia monitoramento das recomendações/determinações de controle interno, após a finalização das ações de fiscalização, e procede conforme item a seguir e subsequentes; 4.3 A Área Técnica instrui processo administrativo, alimenta o Plano de Monitoramento Permanente - PMP (Anexo III) e encaminha à SGCIA. A instrução processual, conforme o caso, deverá conter pelo menos os seguintes elementos: a) Termo de Abertura; b) Ofício de órgão de controle externo que encaminha a Decisão/Acórdão; c) Acórdão do Tribunal de Contas da União - TCU; d) Relatório de Auditoria; e) Modelo do Plano de Ação (Anexo II); f) Minuta de documento de encaminhamento à Unidade Auditada; e g) Prazo para elaboração do Plano de Ação pela Unidade Auditada; 4.4 A SGCIA analisa o processo administrativo e encaminha ao Gabinete do/a Defensor/a Público/a-Geral Federal - GABDPGF para ciência ou providência/s e à/s Unidade/s Auditada/s para providência/s, conforme prazo definido pela Área Técnica: 4.4.1 O GABDPGF recebe e verifica se é processo para ciência ou para providência/s quanto à elaboração de Plano de Ação, quando houver recomendações sob sua responsabilidade: 4.4.1.1 Caso seja para ciência, o GABDPGF apenas toma ciência. 4.4.1.2 Caso seja para providência/s, o GABDPGF atua como uma unidade auditada, com elaboração do Plano de Ação, conforme item 4.4.2, e encaminha à SGCIA; 4.4.1.3 A SGCIA recebe e encaminha à Área Técnica; 4.4.1.4 A Área Técnica recebe e procede conforme item 4.4.2.1. e seus subitens; 4.4.2 A Unidade Auditada - UA elabora o Plano de Ação, que deverá conter, pelo menos, as seguintes informações, e restitui à Área Técnica: a) As Ações necessárias para cumprimento das recomendações, de forma detalhada; b) O cronograma de cumprimento das ações; c) Os/As responsáveis pelas ações; e d) A justificativa para as recomendações que não serão implementadas. 4.4.2.1A Área Técnica recebe e analisa o Plano de Ação da Unidade Auditada: 4.4.2.1.1 Caso o Plano de Ação não seja satisfatório, a Área Técnica restitui à Unidade Auditada para providências e à SGCIA para ciência; 4.4.2.1.1.1 A SGCIA recebe e toma ciência. 4.4.2.1.1.2 A Unidade Auditada recebe, toma providências e restitui à Área Técnica, que procede conforme item 4.4.2.1. e seus subitens. 4.4.2.1.2 Caso o Plano de Ação seja satisfatório, a Área Técnica atualiza o PMP e insere no ciclo de monitoramento; 4.4.2.1.2.1 Os ciclos de monitoramento serão definidos de acordo com a complexidade do Plano de Ação e deverão observar, no mínimo, os prazos para Prestação de Contas ao TCU e da elaboração do Relatório Anual de Atividades de Auditoria – RAINT; 4.4.2.1.2.2 Conforme ciclo de monitoramento, a Área Técnica solicita à Unidade Auditada informações do andamento do Plano de Ação; 4.4.2.1.2.3 A Unidade Auditada toma providências e restitui à Área Técnica com as seguintes informações atualizadas do Plano de Ação: a) Ações implementadas até a data do monitoramento com indicação de evidências; b) Atualizações das ações em andamento para implementação das recomendações, e, conforme o caso, esclarecimentos das dificuldades encontradas; e c) Justificativas para o não cumprimento de recomendações. 4.4.2.1.2.4 A Área Técnica recebe, avalia o Plano de Ação quanto aos aspectos relacionados abaixo e as evidências apresentadas: a) Medidas implementadas em confronto com a situação original; b) Medidas em implementação e sua evolução; c) Justificativas para o não cumprimento de recomendações; e d) Cumprimento dos prazos estipulados. 4.4.2.1.2.5 A Área Técnica verifica se as evidências apresentadas permitem a classificação das ações: 4.4.2.1.2.5.1 Caso a avalição considere as informações insuficientes para a classificação das recomendações, a Área Técnica restitui à Unidade Auditada, com novo prazo para resposta; 4.4.2.1.2.5.1.1 A Unidade Auditada recebe, complementa as informações e restitui à Área Técnica o Plano de Ação atualizado conforme descrito no item 4.4.2.1.2.3; 4.4.2.1.2.5.1.1.2 A Área Técnica recebe e procede conforme o item 4.4.2.1.2.4 e subsequentes. 4.4.2.1.2.5.2 Caso a avaliação considere as informações suficientes, a Área Técnica classifica as recomendações nas seguintes categorias: a) Implementada: recomendação/determinação atendida; b) Em implementação: as providências para atender a recomendação/determinação estão em curso; c) Parcialmente implementada: as providências relativas ao atendimento da recomendação/determinação foram consideradas concluídas pela Unidade Auditada, sem, no entanto, implementá-la na sua totalidade; d) Não implementada: recomendação não atendida, mas devidamente justificada; e e) Não mais aplicável: o atendimento da recomendação/determinação tornou-se inexequível por fatos supervenientes. 4.4.2.1.2.5.2.1 Após classificação das recomendações, a Área Técnica verifica a possibilidade de conclusão do monitoramento do Plano de Ação: 4.4.2.1.2.5.2.1.1 Caso o monitoramento do Plano de Ação não possa ser concluído, a Área Técnica atualiza o PMP, reinsere no Ciclo de Monitoramento e procede conforme item 4.4.2.1.2.2 e subsequentes. 4.4.2.1.2.5.2.1.2 Caso o monitoramento do Plano de Ação possa ser concluído, a Área Técnica encaminha à SGCIA síntese do monitoramento e dos resultados alcançados, acompanhado de informativo com o quantitativo de ações implementadas e não implementadas com respectivas justificativas; 4.4.2.1.2.5.2.1.3 A SGCIA recebe e analisa a conclusão do monitoramento do Plano de Ação: 4.4.2.1.2.5.2.1.1.1 Caso não concorde com a proposta de conclusão da Área Técnica, a SGCIA restitui para reinserção no ciclo de monitoramento, com justificativa; 4.4.2.1.2.5.2.1.1.1.1 A Área Técnica recebe, atualiza o PMP, reinsere no Ciclo de Monitoramento e procede conforme item 4.4.2.1.2.2 e subsequentes; 4.4.2.1.2.5.2.1.1.2 Caso concorde com a proposta de conclusão da Área Técnica, a SGCIA insere o termo de encerramento, atualiza o PMP, conclui o monitoramento e arquiva o processo. Indicadores 5.1 Indicador de Qualidade: Formula: (Quantidade de Planos de Ação considerados satisfatórios/Quantidade total de Planos de Ação) x 100 Frequência: anual. Objetivo: avaliar o nível de interlocução com a Unidade Auditada e a efetividade do Plano de Ação ao longo do processo de monitoramento. Instrução Normativa Finalizada em: 14/10/2022 Aprovação 7.1. A evidência de aprovação pode ser consultada no processo SEI. Anexo II – Modelo de Plano de Ação Anexo III - Plano de Monitoramento Permanente OBJETIVO: consolidar as recomendações dos órgãos de controle interno e externo e as providências que as unidades auditadas devem adotar para regularizar ou sanear as falhas apontadas em ações de controle. Este texto não substitui o publicado no BEIDPU BOLETIM ELETRÔNICO INTERNO DA DPU – BEIDPU | Brasília, 5 de janeiro de 2023 | Edição Nº 4 2022-12-16T00:00:00Z 2022 por https://alexandria.dpu.def.br/pesquisa/titulo.jsf?codigo=4701 source
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