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TRF3 |
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Resolução 267 (PR/TRF3)/2011 Legislação Presidência (TRF3) Português Dispõe sobre a implantação do Processo Administrativo Eletrônico na Justiça Federal da 3ª Região RESOLUÇÃO Nº 267, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2011 Dispõe sobre a implantação do Processo Administrativo Eletrônico na Justiça Federal da 3ª Região. O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA TERCEIRA REGIÃO , no uso de suas atribuições legais e regimentais, CONSIDERANDO a busca por uma administração capaz de integrar esforços complexos, reduzir burocracias e viabilizar a implementação de estratégias que permitam atender as metas de gestão do Poder Judiciário; CONSIDERANDO a Resolução nº 86, de 16 de dezembro de 2009, desta Presidência, referendada à unanimidade pelo Plenário desta Corte, que aprovou o Planejamento Estratégico no âmbito da Justiça Federal da 3ª Região para o qüinqüênio de 2010-2014 e estabeleceu diretrizes para sua elaboração e gestão; CONSIDERANDO a Meta Nacional 9 do Judiciário para 2011 de Implantar processo eletrônico judicial e administrativo em 70% das unidades de primeiro e segundo grau até dezembro de 2011; CONSIDERANDO a necessidade da Justiça Federal da 3ª Região de implantação de um sistema informatizado integrado, que possibilite a gestão dos documentos administrativos; CONSIDERANDO o mapeamento do fluxo de trabalho das unidades administrativas deste Tribunal realizado no projeto SIGJUS - Sistemas Integrados de Gestão da Justiça Federal; CONSIDERANDO a experiência bem sucedida com a implantação do Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA) no âmbito da Justiça Federal da 2º Região; CONSIDERANDO o projeto para definição e implantação de processo eletrônico administrativo na 3ª Região, objeto do Expediente Administrativo nº 01/2011 - PROJETOS/AEGE; CONSIDERANDO o plano do projeto apresentado a esta Presidência pelo Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico na Justiça Federal da 3ª Região; CONSIDERANDO o Termo de Acordo de Cooperação Técnica nº 01.017.10.2011, celebrado entre os Tribunais Regionais Federais da 2ª e da 3ª Região e a Seção Judiciária do Estado do Rio de Janeiro, para conjugação de esforços para utilização, manutenção e o desenvolvimento evolutivo do Sistema Integrado de Gestão Administrativa, denominado SIGA, a ser utilizado para a criação, movimentação e gerenciamento dos documentos, processos administrativos e outras funcionalidades nos órgãos integrantes do ajuste, R E S O L V E: Art. 1º Implantar e regulamentar, no âmbito da Justiça Federal da 3ª Região, o Processo Administrativo Eletrônico com a adoção do Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA). Art. 2º A implantação do Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA) será feita de forma gradual e progressiva, com início a partir de 16 de dezembro de 2011. § 1º Durante a primeira etapa, que se estenderá até o dia 29 de janeiro de 2012, o SIGA estará disponível para registro, produção e tramitação de documentos, atos e processos administrativos. § 2º Durante a segunda etapa, que compreenderá o período de 30 de janeiro a 31 de maio de 2012, passa a ser obrigatória a utilização do SIGA para a produção dos documentos abaixo relacionados, sendo também obrigatória sua tramitação eletrônica no caso de não estarem vinculados a processo já iniciado em suporte físico: I - ofícios; II - memorandos; III - informações; IV - atas de reuniões. § 3º Na terceira etapa, a partir de 1º de junho, passa a ser obrigatória a utilização do SIGA para a produção de qualquer documento, ato ou processo administrativo, sendo também obrigatória sua tramitação eletrônica no caso de não estar vinculado a processo já iniciado em suporte físico. § 4º Poderão ser desobrigados da produção e tramitação eletrônica aqueles documentos e processos que por sua natureza não seja possível sua inserção no SIGA, mediante consulta ao Comitê Gestor do Processo Administrativo. Art. 3º No SIGA, os documentos, atos e processos administrativos devem ser assinados com certificação eletrônica. § 1º Durante a primeira e segunda etapa de implantação considerar-se-ão válidas as assinaturas realizadas com login e senha nos documentos de tramitação interna na Justiça Federal da 3ª Região. § 2º Os gestores de cada unidade da Justiça Federal da 3ª Região deverão ter a certificação digital bem como certificar-se de que seus subordinados também a possuam, de acordo com cronograma a ser divulgado pela Administração. Art. 4º Os documentos, atos e processos administrativos devem ser concluídos no suporte em que forem iniciados, assim, caso iniciados no suporte físico, devem tramitar e ser concluídos em papel, o mesmo se aplica aos eletrônicos. Parágrafo único. Fica facultado a cada unidade o registro dos processos físicos no SIGA, cujas orientações para utilização estarão disponíveis na página da intranet. Art. 5º Todo documento anexado eletronicamente pelo SIGA deve estar no formato PDF e dentro dos parâmetros especificados pela área técnica, conforme disponibilizado na página do Processo Administrativo Eletrônico na intranet. Art. 6º Cada setor será responsável pelo recebimento, digitalização, inserção e encaminhamento pelo SIGA dos documentos externos recebidos. Parágrafo único. Os documentos físicos que forem digitalizados deverão ficar sob a guarda das unidades organizacionais responsáveis por sua gestão até sua destinação final, em conformidade com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação da Administração Judiciária Federal (PCTT). Art. 7º As informações relativas à implantação do Processo Administrativo Eletrônico serão disponibilizadas na respectiva página da intranet e eventuais reclamações, sugestões ou críticas poderão ser encaminhadas pelo e-mail [email protected] .Art. 8º Instituir os seguintes comitês para coordenar a implantação e acompanhamento do SIGA e atuar, de forma colegiada, nas decisões relativas ao sistema: I - Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico; II - Comitê de Usuários e de Padronização de Documentos e Informações; III - Comitê de Aculturação e Treinamento. § 1º Os integrantes dos comitês serão designados por Portaria desta Presidência. § 2º As reuniões dos Comitês serão devidamente documentadas em ata e os interessados poderão participar mediante convite de um integrante do Comitê ou com a anuência do respectivo Presidente. § 3º Caberá ao Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico coordenar, controlar e estabelecer a ordem de prioridades atinentes à execução das ações e das atividades destinadas à implantação e desenvolvimento do SIGA. § 4º Caberá ao Comitê de Usuários e de Padronização de Documentos e Informações avaliar e homologar as funcionalidades do SIGA nas diversas unidades da Justiça Federal da 3ª Região, a fim de identificar eventuais problemas, ajustes, críticas, solicitações, sugestões, melhorias, novas funcionalidades, desenvolver e propor soluções que permitam o melhor aproveitamento do SIGA. Caberá, ainda, avaliar, propor e aprovar modelos de expedientes e processos de trabalho que sejam criados ou alterados em função do SIGA e avaliar eventuais dificuldades de adequação de algum processo de trabalho ao sistema. § 5º Caberá ao Comitê de Aculturação e Treinamento a elaboração e formatação dos cursos e treinamentos dos usuários do SIGA e da equipe que fará o atendimento, o suporte e o apoio técnico, além de fazer a divulgação do sistema, de modo a criar a cultura necessária a sua aceitação e acolhimento, por meio da divulgação das informações e benefícios e da recomendação de cursos e treinamentos para que os recursos sejam amplamente usufruídos. Art. 9º A implantação do Processo Administrativo Eletrônico será gerenciada pela Subsecretaria de Projetos de Tecnologia da Informação - UPTI, sob coordenação direta do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico. Parágrafo único. A manutenção do SIGA caberá à Divisão de Sistemas Administrativos e Apoio - DSAP. Art. 10. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. Publique-se. Registre-se. Cumpra-se. ROBERTO HADDAD Presidente Este texto não substitui o publicado no DE TRF 3 - ADM Implantação Regulamentação Processo administrativo eletrônico Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA) Ofício Memorando Ata de reuniões Documento Administrativo Processo administrativo Assinatura Certificacão eletrônica Arquivo em formato PDF Tabela de temporalidade Comitê Gestão Padronização Treinamento Sistema informatizado https://biblioteca.sophia.com.br/terminal/9549/acervo/detalhe/433065 |
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