Resolução Conjunta 14 (PR-CORE/TRF3)/2021
Regulamenta os procedimentos para a eliminação de processos físicos em tramitação, no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região, após a sua digitalização e migração para o Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe.
| Autor principal: | Corregedoria-Regional da Justiça Federal (CORE/TRF3) |
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| Tipo de documento: | Ato normativo |
| Idioma: | Português |
| Publicado em: |
Presidência (TRF3)
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TRF3 |
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Resolução Conjunta 14 (PR-CORE/TRF3)/2021 Corregedoria-Regional da Justiça Federal (CORE/TRF3) Legislação Presidência (TRF3) Português Regulamenta os procedimentos para a eliminação de processos físicos em tramitação, no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região, após a sua digitalização e migração para o Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe. RESOLUÇÃO CONJUNTA PRES/CORE Nº 14, DE 20 DE JANEIRO DE 2021. Regulamenta os procedimentos para a eliminação de processos físicos em tramitação, no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região, após a sua digitalização e migração para o Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe. O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA TERCEIRA REGIÃO e a CORREGEDORA-REGIONAL DA JUSTIÇA FEDERAL DA TERCEIRA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, CONSIDERANDO a autorização inserta no art. 2.º-A, § 1.º, da Lei n.º 12.682, de 9 de julho de 2012, para eliminação do documento original após a sua digitalização e constatação da integridade do documento digital criado, ressalvados os documentos de valor histórico; CONSIDERANDO a Resolução n.º 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, a qual institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário ¿ Proname; CONSIDERANDO a Resolução n.º 318, de 4 de novembro de 2014, do Conselho da Justiça Federal, norma regulamentadora do Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal; CONSIDERANDO as Resoluções PRES n.ºs 142/2017, 275/2019, 278/2019 e 283/2019, por meio das quais foi instituída, no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região, a virtualização dos processos judiciais e sua inserção no Processo Judicial Eletrônico ¿PJe; CONSIDERANDO o princípio constitucional da economicidade, em face dos elevados custos de manutenção da guardados processos físicos; CONSIDERANDO o expediente SEI n.º 0003924-52.2020.4.03.8001, R E S O L V E M: Art. 1.º Regulamentar os procedimentos para a eliminação de autos físicos judiciais em tramitação na Justiça Federal da 3.ª Região, após a digitalização e migração para o Sistema Processo Judicial Eletrônico ¿ PJe. Art. 2.º A análise dos autos físicos digitalizados e das peças processuais integrantes, para destinação à eliminação ou à guarda permanente, deverá obedecer ao disposto no art. 12 da Resolução CJF n.º 318/2014 e será efetuada conforme lista de verificação constante do Anexo I pela(s): I ¿ Divisão de Arquivo e Gestão Documental ¿ DAGE, quando se tratar de autos físicos de competência originária do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região; II ¿ Secretaria da Vara, com o apoio das Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental dos respectivos Fóruns, quando se tratar de autos físicos em trâmite nas Subseções Judiciárias de São Paulo e Mato Grosso do Sul e de autos físicos de competência federal digitalizados no Tribunal Regional Federal da 3.ª Região. § 1.º Os autos digitalizados que forem identificados como de guarda permanente, nos termos do art. 12.º, § 2.º, alíneas "e", "f","g", "h", "i", "k" e "m", da Resolução CJF n.º 318/2014, serão encaminhados para a unidade de arquivo com lançamento da fase "Autos digitalizados remetidos ao arquivo para guarda permanente" nos sistemas de acompanhamento processual de 1.º e 2.º graus da Justiça Federal da 3.ª Região. § 2.º As peças processuais integrantes dos autos convertidos para o suporte digital, referentes a processos destinados à eliminação, observarão o disposto no art. 12, § 2.º, alíneas "d" e "n", da Resolução CJF n.º 318/2014, e deverão ser retiradas e mantidas em seu suporte original. § 3.º A análise das ações criminais, convertidas para o suporte digital, deverá aguardar o trânsito em julgado para definição da destinação à eliminação ou ao recolhimento, nos termos do art. 12.º, § 2.º, alínea "e", da Resolução CJF nº 318/2014. § 4.º Os arquivos de mídia que integram os processos destinados à guarda permanente deverão retornar aos autos físicos, mesmo após a inserção no respectivo processo eletrônico. § 5.º As ações rescisórias, os recursos em autos apartados, os embargos à execução e outros processos dependentes do principal deverão ser remetidos à instituição de origem e terão a mesma destinação final do feito que lhes deu origem, para avaliação conjunta,conforme o disposto no art. 23, §§ 3.º e 6.º, da Resolução CJF n.º 318/2014. Art. 3.º Após a realização da análise descrita no art. 2.º, serão geradas guias com listagem dos autos físicos digitalizados destinados à eliminação, com lançamento da fase "Autos encaminhados para eliminação após digitalização" nos respectivos sistemas de acompanhamento processual de 1.º e 2.º graus da Justiça Federal da 3.ª Região. Parágrafo único. A unidade responsável pela análise deverá autuar processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, destinado ao registro dos procedimentos de eliminação de autos físicos. Art. 4.º As partes e seus procuradores serão intimados, por meio de edital expedido pela unidade de que trata o art. 2.º desta Resolução, acerca do procedimento de eliminação, para que se manifestem, no prazo preclusivo de 45 (quarenta e cinco) dias, sobre o desejo deter a guarda dos autos físicos ou de retirar peças processuais, à exceção dos processos e documentos de guarda permanente, por constituírem o fundo arquivístico histórico da Justiça Federal. § 1.º Não será permitida a carga dos processos incluídos nos editais de eliminação de documentos, no prazo compreendido entre a data da publicação do edital e a data prevista para a eliminação. § 2.º O extrato do edital de eliminação será publicado no Diário Oficial da União - DOU, nos termos do art. 12 do Decreto n.º 9.215/2017, conforme Anexo II desta Resolução, e o inteiro teor no Diário Oficial Eletrônico e nos sites do Tribunal Regional Federal da 3ª Região e das Seções Judiciárias de São Paulo e Mato Grosso do Sul. § 3.º O edital de eliminação, a respectiva listagem dos autos físicos, bem como a comprovação de sua publicação, deverão ser incluídos no processo administrativo a que se refere o parágrafo único do art. 3.º desta Resolução. § 4.º As partes interessadas na retirada dos autos físicos ou de suas peças deverão requisitá-los para guarda particular, por meio de petição dirigida à unidade à qual o processo digitalizado esteja vinculado. § 5.º O processo físico digitalizado, sem as peças de guarda permanente, será entregue após o prazo previsto no caput deste artigo à primeira parte solicitante; às demais, se houver, serão fornecidas cópias, às suas expensas. § 6.º A retirada dos autos ou de peças pelas partes ocorrerá mediante assinatura de termo de recebimento, que deverá ser digitalizado e inserido no processo correspondente no sistema PJe. Art. 5.º Encerrados os procedimentos de que tratam os artigos anteriores, os autos físicos digitalizados serão encaminhados para eliminação. Parágrafo único. A guia de que trata o caput do art. 3.º deverá acompanhar os lotes dos autos físicos e uma via ¿ com recebimento pela unidade responsável pelos procedimentos de eliminação - será incluída no processo administrativo a que se refere o art. 3.º, parágrafo único, desta Resolução. Art. 6.º A eliminação de autos físicos realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado e da destinação do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos, consoante o art. 24 da Resolução CJF n.º 318/2014. § 1.º A massa documental deverá ser fragmentada, se possível por cooperativas ou pessoas jurídicas de direito privado especializadas, com supervisão permanente de servidor designado pela unidade responsável pela eliminação. § 2.º Após o término da fragmentação, a cooperativa, a pessoa jurídica de direito privado especializada ou unidade responsável por essa atividade deverá emitir Termo de Fragmentação (Anexo V), que será assinado pelo servidor a que se refere o § 1.º deste artigo. § 3.º Após a fragmentação, a massa documental deverá ser entregue, por meio de doação, a associações e cooperativas de catadores de materiais recicláveis, ou destinada a programas sociais de entidades sem fins lucrativos, para fins do disposto no caput deste artigo. § 4.º A doação deverá ser registrada em Termo de Doação, conforme Anexo III desta Resolução. § 5.º A Comissão Permanente de Gestão Ambiental da 3.ª Região orientará, no que couber e quando demandada, as unidades responsáveis pela eliminação de autos físicos digitalizados. § 6.º Conferida a finalização do procedimento de eliminação, deverá ser registrado no processo administrativo que trata da eliminação dos autos digitalizados o Termo de Finalização do Procedimento de Eliminação de Documentos, conforme Anexo IV desta Resolução, e os autos deverão ser encaminhados à unidade de gestão documental para ciência do Termo de Doação. § 7.º Todos os Termos previstos neste artigo deverão ser incluídos no processo administrativo de que trata o art. 3.º, parágrafo único, desta Resolução. Art. 7.º Caso seja identificada, durante a análise a que se refere o art. 2.º desta Resolução, matéria considerada de grande valor para a sociedade ou para a instituição, fica facultada a formulação de proposta fundamentada à Comissão Permanente de Avaliação Documental para guarda permanente dos autos físicos digitalizados, observando-se o procedimento descrito no art. 18 da Resolução CJF n.º318/2014. Art. 8.º Os procedimentos regulamentados por esta Resolução deverão assegurar, no que couber, a aplicação das normas referentes ao sigilo e segredo de justiça. Art. 9.º Caberá à Presidência do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região e à Corregedoria-Regional da Justiça Federal da 3.ª Região, no âmbito de suas competências, decidir sobre os casos omissos. Art. 10. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE. Documento assinado eletronicamente por Mairan Gonçalves Maia Júnior, Desembargador Federal Presidente, em 20/01/2021, às20:42, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. Documento assinado eletronicamente por Marisa Ferreira dos Santos, Desembargadora Federal Corregedora Regional, em 21/01/2021, às17:30, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006. Este texto não substitui o publicado no Diário da Justiça. Digitalização de processos físicos Virtualização Processo judicial Gestão documental Processo Judicial Eletrônico (PJE) Eliminação Processo físico Autos físicos Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME) https://biblioteca.sophia.com.br/terminal/9549/acervo/detalhe/439918 |
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