| Resumo: |
TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 2ª REGIÃO
IN-24-007/91
ASSUNTO: ELABORAÇÃO DE NORMAS PARA A
UTILIZAÇÃO DA MICROFILMAGEM
NO ÂMBITO DO TRIBUNAL REGIONAL
FEDERAL DA 2ª REGIÃO
EMISSÃO: 19/11/91
VIGÊNCIA: 19/11/91
REFERÊNCIA: Lei nº 5.433, de 08/05/68.
Decreto nº 64.398, de 24/04/69,
ANEXOS: I- Decreto nº 64.398/69.
II- Formulário Imagem de Abertura.
III- Formulário Imagem de Encerramento.
IV- Termo de Correção.
V- Termo de Autenticação de Cópia em Filme
de Documentos Oficiais.
VI- Termo de Aditamento.
VII- Certificado de Garantia de Serviços de
Microfilmagem.
VIII- Modelo de Carimbo para Autenticação
de Traslados, Certidões e Cópias em Papel
de Documentos Oficiais.
1. FINALIDADE
1.1. Estabelecer critérios e procedimentos a serem observados na microfilmagem de documentos oficiais (administrativos e judiciais), arquivados no Tribunal Regional Federal da 2ª Região, de modo a atender às exigências legais e à necessidade de racionalização de custos do processo.
2. CONCEITO
2.1. Microfilmagem é uma técnica de reprodução de documentos, por fotografia, em vários graus de redução, visando a facilitar o armazenamento dos referidos documentos, bem como sua consulta, de forma rápida e eficaz.
3. DISPOSIÇÕES PRELIMLNARES
3.1. A microfilmagem inscreve-se no planejamento geral de administração de arquivos do Tribunal Regional Federal da 2ªRegião.
3.2. A microfilmagem de documentos, no âmbito do Tribunal Regional Federal da 2ª Região, obedecerá ao disposto na Lei nº 5.433/68 e no Decreto nº 64.398/69 que a regulamentou, bem como às disposições desta Instrução Normativa e, no que couber, às orientações constantes de outras normas deste Tribunal.
4.COMPETÊNCIA
4.1. Compete à Secretaria de Acórdãos, Documentação e Divulgação o planejamento, a organização, a execução, a coordenação e o controle das atividades de microfilmagem no âmbito do Tribunal Regional Federal da 2ª Região, compreendendo: a análise e a preparação dos documentos a serem microfilmados; a microfilmagem dos mesmos; o processamento dos filmes resultantes; o controle de qualidade e a geração de cópias de segurança dos microfilmes; a indexação e a recuperação das informações constantes do material microfilmado; e o armazenamento e a guarda dos microfilmes.
4.2. A referida Secretaria compete, ainda, a conservação e a guarda das máquinas e equipamentos utilizados na microfilmagem, bem como a proposição de medidas com vistas à racionalização de rotinas e custos pertinentes às atividades de microfilmagem.
4.3. À Divisão de Biblioteca, por intermédio de sua Seção de Arquivo, compete a execução das seguintes fases do processo de microfilmagem:
I - a análise e a preparação de documentos a serem microfilmados;
II - a filmagem dos documentos selecionados;
III - o processamento (revelação) dos microfilmes resultantes;
IV - a geração de cópias de segurança dos microfilmes;
V- o controle de qualidade dos filmes e de suas cópias; e
VI - a conservação e a guarda dos equipamentos envolvidos nessas operações.
4.4. À Divisão de Biblioteca, por intermédio de sua Seção de Processamento de Informações, compete a execução das seguintes fases do processo de microfilmagem:
I - a indexação do material microfilmado;
II - a implantação e a administração de um sistema de recuperação das informações constantes do material microfilmado;
III - a realização de pesquisas e o atendimento a consultas sobre informações existentes nos microfilmes; e
IV - o armazenamento, a conservação e a guarda dos microfilmes.
4.5. Até 31 de janeiro de cada exercício, a Secretaria de Acórdãos, Documentação e Divulgação apresentará à Secretaria-Geral relatório circunstanciado das atividades de microfilmagem desenvolvidas no exercício antecedente, indicando, entre outros Aspectos de interesse, os documentos microfilmados, o número total de páginas e microfilmes envolvidos e os custos totais incorridos com os referidos serviços.
4.6. Até 31 de maio de cada exercício, a Secretaria de Acórdãos, Documentação e Divulgação submeterá à consideração da Secretaria-Geral o planejamento indicativo das atividades de microfilmagem a serem desenvolvidas no exercício subsequente, acompanhado de proposta orçamentária, retratando o montante de recursos envolvidos com os referidos serviços e sua discriminação,
4.6.1. O prazo estabelecido no item anterior poderá ser alterado pela Secretaria-Geral, com vistas a adequá-lo ao cronograma de elaboração da proposta orçamentária anual da Tribunal.
5. DOS DOCUMENTOS
5.1. Numa primeira etapa, a microfilmagem no Tribunal Regional Federal da 2ª Região cingir-se-á aos seguintes documentos:
I-Processos administrativos findos;
II-Processos judiciais findos.
5.2. A inclusão de outros documentos para microfilmagem dependerá de ordem de autoridade superior, que comunicará à Secretaria competente.
6. PROCEDIMENTOS
6.1. Na microfilmagem dos documentos referidos no item, 5,cada série será precedida de imagem de aberturado filme e fechada com a respectiva imagem de encerramento, consoante disposições dos arts. 9º e 10 do Decreto nº 64.398/69, de 24/04/69 (Anexo I).
6.2. As imagens de abertura e encerramento dos filmes observarão, respectivamente, os modelos apresentados nos Anexos II e III desta Instrução.
6.3. As folhas de um conjunto de documentos integrantes de um mesmo filme serão numeradas em sequência rigorosa, inclusive os versos, se deles constarem qualquer ato ou termo processual.
6.4 Os documentos de uma mesma sequência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem! poderão ser reproduzidos posteriormente e introduzidos no filme, mediante Termo de Correção (modelo do Anexo IV), e emendados (Termo de Aditamento, Anexo V) na sequência natural por meio da repetição, na parte inserida, das duas imagens imediatamente anteriores e das duas posteriores ao corte.
6.5. A autenticação dos microfilmes produzidos bem como a autorização para destruição dos documentos originais microfilmados são de competência do Presidente do Tribunal Regional Federal da 2ª Região.
6.6. Os microfilmes originais dos documentos ficarão arquivados na Divisão de Biblioteca, proibida sua cessão sob quaisquer pretextos.
6.7. Dos microfilmes originais extrair-se-á, no mínimo, uma cópia de segurança que será armazenada, em condições apropriadas à sua conservação, fora das instalações do Tribunal, em local a ser determinado pela autoridade competente.
6.8. A Secretaria de Acórdãos, Documentação e Divulgação elaborará mensalmente relação de documentos microfilmados, cujos originais encontrem-se em condições de destruição, e a encaminhará ao Diretor-Geral, que a submeterá à Consideração do Presidente.
6.9. A destruição dos documentos oficiais microfilmados será precedida de lavratura de termo em livro próprio, após revisão e montagem dos filmes e correção das falhas acaso existentes, conforme disposição do art. do Decreto nº 64.398/69, de 24/04/69.
6.10. Os documentos classificados como de valor histórico não poderão ser destruídos, mesmo após sua microfilmagem.
6.11. Na microfilmagem de documentos de caráter sigiloso, observa-se-á o disposto no art.16 do Decreto nº 64398/69.
7. DISPOSIÇÕES FINAIS
7.1. A Secretaria-Gerai, ouvida a Secretaria de Acórdãos, Documentação e Divulgação, determinará as providências cabíveis para lotação, no quadro da mencionada Secretaria, dos servidores que se fizerem necessários à adequada execução dos serviços.
7.2. No prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, contados da data de publicação desta Instrução Normativa, a Secretaria de Acórdãos, Documentação e Divulgação submeterá à apreciação da Secretaria-Geral o planejamento das atividades de microfilmagem para o 2º semestre do corrente exercício, acompanhado do Respectivo orçamento de despesas.
7.3. A Secretaria de Acórdãos, Documentação e Divulgação, assistida pela área de organização e métodos do Tribunal, diligenciará medidas com vistas à proposição de normas de procedimentos, complementares a esta, disciplinadoras da realização dos serviços de microfilmagem.
7.3.1. As propostas para a normalização de rotinas e procedimentos operacionais aludidas no item anterior deverão ser encaminhadas à consideração da Secretaria-Geral, no prazo de 60 (sessenta) dias, contados da data de publicação desta Instrução.
7.4. A Secretaria de Acórdãos, Documentação e Divulgação fica autorizada a desenvolver estudos e gestões com órgãos e entidades da administração Pública federal, com vistas à celebração de convênios de assistência e colaboração, objetivando o aprimoramento dos serviços, o treinamento de funcionários e a redução de custos da microfilmagem, mormente no que se refere ao processamento (revelação) dos microfilmes.
7.4.1. Dentro de 60 (sessenta) dias, a mencionada Secretaria encaminhará à Secretaria-Geral relatório sobre essas gestões.
7.5. Esta Instrução Normativa entra era vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
PAULO FREITAS BARATA
Presidente
Obs.: Leia no CONTEÚDO DIGITAL o texto completo, incluindo o(s) anexo(s).
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