| Resumo: |
PORTARIA Nº TRF2-PTP-2017/00116 de 16 de março de 2017
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 2ª REGIÃO, no exercício de suas atribuições,
CONSIDERANDO a necessidade de atender aos postulados da eficiência e da celeridade no que concerne à tramitação dos processos administrativos nas diversas unidades organizacionais do Tribunal Regional Federal da 2ª Região (TRF2) e o que consta no expediente TRF2-MEM-2017/00692;
CONSIDERANDO a importância da padronização do processo de trabalho relativo à inserção de documentos digitais inseridos em processo administrativo de execução orçamentária e financeira;
CONSIDERANDO as determinações da Resolução nº 201 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que trata da sustentabilidade das ações desenvolvidas no Poder Judiciário; e
CONSIDERANDO que os documentos em meio eletrônico produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 219 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil).
RESOLVE:
Art. 1º. Instituir o processo eletrônico de execução orçamentária e financeira (EOF Digital) no Tribunal Regional Federal da 2ª Região, a partir do dia 03 de abril de 2017, de acordo com as seguintes disposições:
I - Todos os processos de execução orçamentária e financeira serão autuados exclusivamente em formato eletrônico, a partir da data explicitada no caput deste artigo, excetuando-se, até ulterior deliberação, aqueles destinados às contratações relativas a obras e serviços de engenharia, cujo valor esteja acima do estabelecido no art. 23, I, c, da Lei nº 8.666/1993, devendo os procedimentos administrativos objeto da excepcionalidade aludida tramitar de forma híbrida (físico e eletrônico), guardando integral compatibilidade entre as peças físicas e digitais.
II - Todos os documentos físicos que devam instruir um Processo EOF Digital serão digitalizados para geração dos respectivos documentos digitais.
III - Todos os documentos digitais gerados ou recebidos pelas unidades organizacionais, envolvidas no Processo EOF Digital, devem ser criados como novo documento no Sistema SIGA-DOC, optando-se pela classificação capturado, disponível no campo Origem do menu Documentos do aludido sistema.
IV - Deverão constar dos editais de licitação previsão de que os documentos deverão ser apresentados preferencialmente em meio eletrônico.
V - As unidades administrativas deverão recusar processos e expedientes
que estiverem em desacordo com a presente Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente quando:
a) encaminhados em meio físico, quando deveriam ter sido encaminhados em meio exclusivamente eletrônico;
b) encaminhados em meio eletrônico sem os respectivos anexos exigíveis e documentos regularmente digitalizados e certificados digitalmente.
Art. 2º. Os processos de execução orçamentária e financeira autuados em data anterior à estabelecida no art. 1º permanecerão em formato híbrido até o seu arquivamento, sendo que aos mesmos aplicar-se-ão as disposições contidas nesta Portaria, no que couber.
Art. 3º. A Secretaria de Atividades Administrativas - SAT, gestora do processo Gestão de Contratações e Aquisições, assim como a Coordenadoria de Licitação, são responsáveis pelas seguintes atividades:
I - Recebimento de documentos físicos necessários à instrução do Processo EOF Digital.
II - Digitalizar os documentos físicos recebidos.
III - Autenticar o documento digital gerado a partir da digitalização do documento físico.
IV - Inserir o documento digital autenticado no Processo EOF Digital.
V - Enviar, em periodicidade máxima de 30 (trinta) dias, documentos físicos para guarda provisória ou permanente, à Secretaria de Documentação, Informação e Memória (SED).
Art. 4º. A Secretaria de Documentação, Informação e Memória - SED, unidade organizacional que trata da gestão documental e da preservação de documentos no TRF2, é responsável pelas seguintes atividades:
I - Guarda provisória e permanente de documentos físicos que forem digitalizados para instrução do Processo EOF Digital.
II - Operacionalização de rotina de descarte periódico de documentos e processos físicos para maior disponibilidade de espaço requerido para guarda documental, observando as normas pertinentes.
III - Definição do formato de gravação de arquivos de guarda provisória e permanente.
IV - Desenvolver atividades relativas à gestão documental que deem suporte ao Processo EOF Digital.
Art. 5º. A Secretaria de Tecnologia de Informação - STI, unidade organizacional de desenvolvimento de sistemas, criação e manutenção de infraestrutura de TIC, é responsável pelas seguintes atividades:
I - Executar adaptações de rotinas do sistema SIGA-DOC destinadas ao gerenciamento de documentos digitais de guarda provisória e permanente, com base em estudos e propostas da SED.
II - Prover espaço nos servidores de dados para armazenamento de documentos digitais do Processo EOF Digital.
III - Desenvolver atividades relativas à tecnologia de informação que deem suporte ao Processo EOF Digital.
Art. 6º. Os documentos serão recebidos pelo TRF2, preferencialmente em meio eletrônico, devendo atender aos requisitos de autenticidade, integridade e validade jurídica preconizadas pela ICP-Brasil, bem como outros indicados pelo Tribunal.
Art. 7º. Os documentos em papel, recebidos pelo TRF2, devem ser digitalizados e os documentos eletrônicos resultantes desse procedimento, após autenticação e assinatura por meio de certificado digital que garanta a fidedignidade da versão eletrônica, serão considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 8º. No casos de objetos cuja digitalização não seja tecnicamente possível, devem ser convertidos, pela Unidade Requisitante, em arquivo eletrônico por meios alternativos, tais como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, de modo a viabilizar a inserção deles nos autos eletrônicos, cabendo a devolução desses objetos ao respectivo fornecedor, devendo este ser notificado para retirá-los num prazo improrrogável de 90 (noventa) dias corridos, sob pena de desfazimento.
Parágrafo único - Os editais que divulgarem os certames licitatórios a serem realizados no âmbito do Tribunal deverão prever a hipótese aludida no caput deste artigo.
Art. 9º. Na hipótese de o arquivo eletrônico a que se o artigo anterior apresentar formato que inviabilize o exame no âmbito dos autos eletrônicos, o objeto deve ser identificado como documento físico vinculado ao processo.
Art. 10. A vinculação do objeto ao processo, prevista no artigo anterior, darse-á por meio de termo de acautelamento, a ser lavrado pela SAT, que deverá ser inserido no Processo EOF Digital.
Parágrafo único - Se necessário, a SAT poderá requisitar o suporte do gestor do contrato, para descrição, com base em dados técnicos, do teor que deverá ser consignado no termo aludido no caput deste artigo.
Art. 11. Será obrigatória a lavratura de termo circunstanciado destinado à devolução de objeto ao fornecedor ou seu descarte, assim como a sua inserção, em formato eletrônico, nos autos do Processo de EOF correspondente.
Art. 12. O servidor encarregado da inserção no sistema SIGA-DOC do documento digital recebido ou digitalizado, deverá proceder à autenticação por meio de assinatura digital do mesmo, para fins de sua validação.
Art. 13. Os documentos produzidos eletronicamente e inseridos em processos com a devida assinatura eletrônica, por meio de certificado digital, são considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 14. Compete à Secretaria Geral -SG, na condição de coordenadora das ações necessárias para implementação do Processo EOF Digital no TRF2, apoiar continuamente ações de capacitação e suporte à digitalização de documentos físicos e geração de documentos digitais.
Art. 15. A Assessoria de Governança Corporativa, Gestão Estratégica e Monitoramento - AGOM efetuará, com a participação das unidades envolvidas no Processo EOF Digital, o mapeamento, análise e melhoria dos processos de trabalho, em um prazo máximo de 150 dias após sua instituição.
Art. 16. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.
POUL ERIK DYRLUND
Presidente
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