| Resumo: |
INSTRUÇÃO NORMATIVA · IN-25-010/92 REVISÃO/0
ASSUNTO: NORMAS PARA A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA INFORMATIZADO DE CONTROLE DO PROTOCOLO ADMINISTRATIVO
EMISSÃO: 31.03.92
VIGÊNCIA: 31.03.92
REFERÊNCIA:
ANEXOS:
I - FLUXOGRAMADO CADASTRAMENTO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS;
II - FLUXOGRAMA DE MOVIMENTAÇÃO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS NO SISTEMA;
III - ROTEIRO COM AS PRINCIPAIS ROTINAS DO SISTEMA DE PROTOCOLO ADMINISTRATIVO;
IV - MODELO DA GUIA DE REMESSA (GR/PROT).
1 FINALIDADE
1.1 Regulamentar a implantação e o funcionamento do Sistema de Controle do Protocolo Administrativo, bem como estabelecer critérios e procedimentos a serem adotados pelas unidades administrativas do TRF da 2ª Região, no sentido de manter uma base de dados de todos os processos, controlar a movimentação dos mesmos pelos órgãos internos do TRF e disciplinar o encaminhamento aos órgãos externos, quando for o caso.
2. CONCEITO DE SISTEMA DE CONTROLE DO PROTOCOLO ADMINISTRATIVO
2.1 É o sistema informatizado que possibilita o acompanhamento e o controle do Fluxo dos Processos Administrativos, através de terminais instalados nos Gabinetes e nas unidades administrativas, fornecendo a localização exata dos processos, a qualquer momento.
3 COMPETÊNCIA
3.1 Compete à Secretaria Geral (SG), à Secretaria de Recursos Humanos (SRH) e à Secretaria de Administração (SAD) realizarem a abertura de Processos Administrativos, considerando a sua área de atuação.
3.2 Compete, também, à SG, à SRH e à SAD iniciar o tratamento Eletrônico de Dados, ou seja, fazer o cadastramento inicial mediante o registro dos dados básicos (número, assunto, nome do requerente, etc.) e demais tarefas pertinentes ao serviço.
3.3 Compete, ainda, à SG, à SRH e à SAD informarem, mediante despacho, as alterações que se fizerem necessárias no decorrer do processo.
3.4 Compete à Secretaria de O&M e Informática (SOl) colocar à disposição dos órgãos usuários o Sistema de Protocolo Administrativo, diariamente, das 09:00 às 19:00h.
3.5 Compete, da mesma forma, à SOl realizar as rotinas de Backup de segurança, bem como fornecer suporte técnico e operacional do sistema aos usuários.
3.6 Compete à Divisão de Protocolo, Expedição e Reprografia (DIPER) encaminhar os processos a órgãos destinatários externos, listando, somente neste caso, 2 (duas) vias da Guia de Remessa (GR/PROT).
4 PROCEDIMENTOS
4.1 Fica estabelec:do o horário das 11:00 às 18:00h para o recebimento dos expedientes a serem incluídos e autuados pelos órgãos competentes, mencionados anteriormente. Os pedidos recebidos após este horário, serão incluídos no primeiro dia útil seguinte.
4.2 O cadastramento será identificado por etiqueta própria, colada na capa, onde constará o número do feito, o tipo de processo, os nomes dos requerentes, a data do cadastro e o assunto.
4.3 A tipificação dos processos será feita em observância às normas em vigor, acrescentando-se ao número do processo a terminação EOF, para os casos de processos de aquisição de material, serviços ou obras, originados na Secretaria de Administração, PES para os processos referentes a vantagens e benefícios funcionais, originados na Secretaria de Recursos Humanos e ADM nos demais casos, cujo cadastramento inicial será feito na Secretaria - Geral.
4.4 Os Processos anteriores à implantação do Sistema de Protocolo Administrativo serão incluídos gradativamente no Sistema por ocasião de sua tramitação nos órgãos mencionados no subitem anterior.
4.5 Os processos considerados, supervenientemente, de competência do Pleno Administrati vo e do Conselho de Administração deverão ser encaminhados, mediante despacho da autoridade, à Secretaria de Atividades Judiciárias para cadastramento e distribuição ao relator no Sistema de Controle Processual.
4.6 Os processos administrativos cadastrados no Sistema de Processos Judiciais, sob o grupo 523, item XIV, Processo Administrativo (Presidência), com exceção dos redistribuídos a outros órgãos julgadores, deverão ser remanejados ao SISTEMA DE PROTOCOLO ADMINISTRATIVO, via programação de computador, conservando-se a numeração anterior como base de referência.
4.7 A movimentação dos processos pelos Órgãos far-se-á primeiramente com o registro do setor destinatário, seguindo-se a emissão da GR/PROT emitida automaticamente pelo sistema, procedimentos que têm como objetivo garantir a fidelidade dos dados registrados através da computação eletrônica.
4.8 Na movimentação dos processos, entre os serviços de um mesmo órgão, devem ser aplicadas também as normas definidas no subitem anterior.
4.9 A GR/PROT será listada pela impressora do sistema em uma única via, que acompanhará os processos a serem encaminhados de imediato aos setores destinatários, a fim de que não haja divergência entre a localização efetiva e a informação obtida no terminal.
4.10 O setor destinatário, após a devida conferência, passará recibo na própria guia, desde que completa e sem rasuras, devolvendo-a ao setor expedidor para arquivamento em pasta própria, com vistas à comprovação física da remessa, uma vez que a localização do processo é verificada a qualquer momento via terminal.
5 DISPOSIÇÕES FINAIS
5.1 Com a implantação do Sistema de Controle de Protocolo Administrativo, deixam de ser utilizadas as guias de remessas antigas (Livro de Entrega) e as fichas de controle interno do andamento dos feitos administrativos.
5.2 Os terminais poderão ser harmonicamente pelas Unidades observando-se os critérios da serviço.
PAULO FREITAS BARATA
Presidente
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