| Resumo: |
INSTRUÇÃO NORMATIVA - IN-28-020/92
REVISÃO / 0
ASSUNTO: NORMAS PARA O ARQUIVAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO
EMISSÃO: 22.09.92
VIGÊNCIA: 22.09.92
REFER.: MEMO Nº 01/SECARQ/91, que solicita a normatização dos procedimentos referentes ao arquivamento de documentos. NBR 9578, da ABNT, de set./86, referente à terminologia aplicada aos arquivos em geral.
ANEXOS:
I - MODELO DE FORMULARIO "RELAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVADOS";
II - INSTRUÇOES DE PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO "RELAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVADOS'"
III MODELO DE' FORMULÁRIO "SOLICITAÇÃO DE PROCESSO E/OU DOCUMENTO ARQUIVADO"; _
IV INSTRUÇOES DE PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO "SOLICITAÇÃO DE PROCESSO E/OU DOCUMENTO ARQUIVADO".
1 FINALlDADE
1.1 Estabelecer critérios e procedimentos para o Arquivamento da Documentação produzida no Tribunal Regional Federal da 2ª Região.
2 CONCEITOS BÁSICOS
2.1 DOCUMENTAÇÃO
Considera-se documentação todo e qualquer documento e processo produzido e recebido por este TRF-2ª Região.
2.2 ARQUIVAMENTO
É a operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.
2.3 ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos em curso ou de uso freqüente.
2.4 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes e que aguardam sua destinação final.
2.5 ARQUIVO PERMANENTE
Conjunto de documentos que são preservados, respeitada a destinação estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo.
2.6 ARRANJO
Processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação dos documentos em fundos.
2.7 FUNDO
A principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
2.8 DESTINAÇÃO
Conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos, destinadas a determinar a sua guarda temporária ou permanente, a sua eliminação ou a sua microfilmagem.
2.9 INVENTÁRIO SUMÁRIO
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo são identificadas e brevemente descritas.
2.10 NOTAÇÃO
Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituída de números, letras, ou combinação de números e letras, que permite sua localização.
2.11 PROVENIÊNCIA
Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo.
2.12 TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.
3 SELEÇÃO DOCUMENTAL
3.1 Deverão ser transferidos para a Seção de Arquivo (SECARQ), somente documentos e processos produzidos e recebidos pelo TRF-2ª Região, no exercício de suas atividades, que constituam elementos de prova ou de informação histórica.
3.1.1 Dentre estes documentos, cabe a enumeração de alguns deles:
a) documentos que não tenham freqüência de consulta e que tenham seus objetivos atingidos;
b) cópias de documentos, cujos originais não se encontram no Tribunal;
c) documentos de estatísticas anuais;
d) documentos relativos à origem, aos direitos e objetivos do órgão;
e) documentos sobre organização e desenvolvimento do órgão;
f) documentos visuais ou sonoros referentes a fatos e à vida do órgão;
g) documentos técnicos e científicos relacionados a atividades específicas (projetos/plantas relativas a obras);
h) documentos de divulgação ou promoção do órgão (somente 01 (um) exemplar);
i) documentos relativos à Administração de Pessoal;
j) processos administrativos;
1) processos judiciais originários deste TRF-2ª Região;
m) cópias de despachos e decisões proferidas por este Tribunal, em processos oriundos da Justiça Federal de 1ª Instância e das Comarcas do Interior da Justiça Estadual, que retornam à sua origem.
3.1.2 Exemplos de documentos que não necessitam ser encaminhados à SECARQ:
a) memorandos de encaminhamentos;
b) cópia de requisição de material permanente e de consumo;
c) guia de requisições de c6pias reprográficas, após transferência de seus dados para a estatística mensal;
d) cópias de guia de remessa de processos remetidos;
e) documentos de caráter particular.
3.2 Os processos somente serão arquivados, após despacho com esta finalidade, sem documentos afixados na contracapa, com a devida numeração das folhas.
4 COMPETÊNCIA
4.1 Compete aos Gabinetes, Secretarias, Subsecretarias do Tribunal Pleno, do Conselho de Administração e das Turmas, avaliar, selecionar e remeter os documentos e processos de seus setores subordinados, destinados à SECARQ, através do formulário ou guia devidamente assinados pelos responsáveis dos setores acima citados.
4.2 Compete às áreas remetentes a preparação da documentação a ser arquivada, observando o disposto no item 3.
4.3 Compete à SECARQ:
4.3.1 Manter os cuidados relativos à preservação documental sob sua custódia.
4.3.2 Classificar, organizar e arquivar os documentos e processos seguindo as normas técnicas da arquivística, aplicando as Tabelas de Classificação e de Temporalidade adotadas.
4.3.3 Elaborar os métodos de arquivamento que facilitem a localização de documentos e processos quando solicitada, respeitando o princípio da proveniência.
4.3.4 Proceder ao devido empréstimo da documentação solicitada.
4.3.5 Encaminhar um relatório mensal da movimentação de atendimento à Divisão de Biblioteca até o 5º dia útil de cada mês.
4.3.6 Assessorar os demais arquivos setoriais deste Tribunal.
5 PROCEDIMENTOS
5.1 DO ARQUIVAMENTO
5.1.1 Todos os setores deverão, junto com seu Diretor superior, avaliar e selecionar, previamente, os documentos ou processos a serem encaminhados à SECARQ, obedecendo as normas desta Instrução Normativas.
5.1.2 Toda a documentação deverá ser acondicionada em pastas ou outros materiais correlatos menos volumosos, a fim de aproveitar ao máximo o espaço físico.
5.1.3 Às áreas responsáveis, ap6s avaliação e seleção, caberá o preenchimento do formulário de "Relação de Documentos Administrativos Arquivados" (anexo I), fazendo constar a data abrangida, numeração e discriminação dos documentos arquivados.
5.1.4 Os processos judiciais deverão ser encaminhados à SECARQ, através de emlssao da Guia de Encaminhamento ao Arquivo, do sistema SIAPRO, Módulo RE, Rotina Gb, opção 13, acrescentando a quantidade total de folhas de cada processo.
5.1.5 Os processos administrativos serão transferidos para a SECARQ, através de Guia extraída pelo sistema PROT, Módulo RE, Rotina GR.
5.1.6 A SECARQ receberá o material, fará a conferência e o arranjo da documentação.
5.1.7 Após a execução das tarefas do subitem anterior a SECARQ fornecerá ao remetente a notação e símbolos destinados a localização dos itens remetidos.
5.1.8 Anualmente a SECARQ elaborará o Inventário Sumário de cada área remetente, a fim de dar ciência de seu acervo total.
5.2 DO DESARQUIVAMENTO
5.2.1 O desarquivamento de processo ou documentos deverá ser solicitado à SECARQ, através de formulário "SOLICITAÇÃO DE PROCESSO E/OU DOCUMENTO ARQUIVADO", modelo do anexo III.
5.2.2 O formulário mencionado somente poderá ser assinado por ocupante de cargo de hierarquia igualou superior ao de Supervisor, não podendo, em nenhuma hipótese, ser requerido o desarquivamento pelo próprio interessado.
6 DISPOSIÇÕES FINAIS
6.1 Caberá à Secretaria Geral solucionar os casos omissos ou as dúvidas existentes, relativas ao arquivamento ou desarquivamento.
6.2 A Divisão de Biblioteca (DIBLI), através da SECARQ, providenciará o levantamento da documentação produzida neste TRF-2ª Região.
6.3 A tabela de Temporalidade definirá os prazos e destinação da documentação a ser conservada neste Tribunal, estipulando, portanto, os documentos e processos a serem microfilmados, preservados permanentemente ou eliminados.
6.4 A SECARQ deverá possuir em seu arquivo de trabalho, instrumentos de pesquisas, com objetivo de orientar sua rotina interna.
PAULO FREITAS BARATA
Presidente
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