INSTRUÇÃO NORMATIVA 25-012-92/1992

Normas para a solicitação, elaboração e padronização de formulários.

Autor principal: Presidência (2. Região)
Tipo de documento: Ato normativo
Idioma: Português
Publicado em: Tribunal Regional Federal (2. Região) 1992
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recordtype trf2
spelling oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:118532020-07-22 INSTRUÇÃO NORMATIVA 25-012-92/1992 Presidência (2. Região) Legislação Tribunal Regional Federal (2. Região) 1992-05-29T00:00:00Z Português Normas para a solicitação, elaboração e padronização de formulários. INSTRUÇÃO NORMATIVA - IN-25·012/92 REVISÃO/O ASSUNTO: NORMAS PARA A SOLICITAÇÃO, ELABORAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DE FORMULÁRIOS EMISSÃO: 18.05.92 VIGÊNCIA: 18.05.92 REFERÊNCIA: INSTRUÇÃO NORMATIVA (IN-15-02) "NORMAS PARA ELABORAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DE IMPRESSOS E FORMULÁRIOS" DO TRF DA 1ª REGIÃO. ANEXOS: I - MODELO DO FORMULÁRIO "SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO, ALTERAÇÃO E EXTINÇÃO DE FORMULÁRIOS"; II - INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO "SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO, ALTERAÇÃO E EXTINÇÃO DE FORMULÁRIOS"; III - MODELO DO FORMULÁRIO "ESPECIFICAÇÕES PARA REPRODUÇÃO DE FORMULÁRIOS"; IV - INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO "ESPECIFICAÇÕES PARA REPRODUÇÃO DE FORMULÁRIOS"; V - IMPRESSO PARA APRESENTAÇÃO DE ESBOÇO DE FORMULÁRIO; VI - FORMATAÇÃO DE FORMULÁRIOS. 1 FINALIDADE Estabelecer e definir procedimentos para a criação, alteração e extinção de formulários, bem como criar rotinas administrativas referentes ao processo de elaboração de formulários no Tribunal Regional Federal da 2ª Região e Seções Judiciárias vinculadas. 2 CONCEITOS BÁSICOS 2.1 FORMULÁRIO Papel impresso padronizado, que se constitui no veículo de comunicação formal escrita da Organização com características e campos apropriados para preenchimento, destinados a captar, registrar, transmitir, preservar e controlar informações. 2.1.1 Formulário Plano Formulário comum, apresentado em folha avulsa, bloco, jogo ou talão e preenchido à mão ou à máquina de escrever. 2.1.2 Formulário Contínuo Formulário confeccionado em série, em bobina de papel e preenchido por computador. 2.2 FORMAS DE APRESENTAÇÃO DO FORMULÁRIO 2.2.1 Folha Avulsa Formulário de via única, apresentado dessa forma em função da sua utilização. 2.2.2 Bloco Formulário composto de uma ou mais vias, formando conjuntos agrupados, através da colagem da linha de corte na margem superior ou lateral. 2.2.3 Jogo Formulário de duas ou mais vias agrupadas, formando um conjunto isolado. 2.2.4 Talão Formulário de uma ou mais vias, cujas características de utilização determinem que uma de suas partes ou vias seja destacável. 2.3 ELEMENTOS DO FORMULÁRIO 2.3.1 Título É a denominação que identifica e caracteriza um formulário, bem como blocos, quadros, campos e subcampos que os compõem. 2.3.2 Bloco É a denominação dada ao maior conjunto específico e definido de informações contidas no formulário que poderá se desdobrar em quadros, campos e subcampos. 2.3.3 Quadro É a denominação de uma subdivisão do bloco e agrega uma parte da unidade básica de informação. 2.3.4 Campo É a denominação de uma subdivisão do quadro que pode agrupar um ou mais dados. 2.3.5 Subcampo É a denominação do menor campo utilizável do formulário e se caracteriza por conter um único dado. 2.3.6 Margem de Contorno É a linha impressa que contorna as extremidades de um formulário. 2.3.7 Linha de Corte É a linha sobre a qual se aplicam os cortes dos limites externos de um formulário, configurando seu formato. 2.3.8 Gramatura É a espessura do papel, expressa em gramas por metro quadrado. 2.3.9 Peso É a espessura do papel, expressa em quilogramas por resma. 2.3.10 Lombada É o ponto de colagem de um conjunto de formulários, podendo recair na linha de corte superior ou da esquerda. 2.3.11 Modelo É o esboço do formulário, elaborado pelo interessado, objetivando a análise, aprovação, codificação e controle pela área de O&M. 2.3.12 Arte Final É o modelo final da forma e conteúdo do formulário, normografado em papel vegetal ou feito através da utilização de microcomputador. 3 CONVENÇÃO As menções feitas nesta IN à "área de O&M" referir-se-ão à Subsecretaria de O&M (SOEM) e à Divisão de Análise e Desenvolvimento Organizacional (DIVAD). 4 COMPETÊNCIA 4.1 Todos os formulários deverão ser esboçados pela área interessada e encaminhados à área de O&M. 4.2 A área solicitante deverá verificar a existência ou não de outro formulário similar ao solicitado, antes de encaminhar o esboço. 4.3 A área de O&M fará a análise do formulário, considerando todos os aspectos referentes à sua racionalização. 4.4 A área de O&M desenvolverá o desenho definitivo do formulário, tendo como base o esboço aprovado. 4.5 A codificação dos formulários será centralizada na área de O&M, de modo a garantir um controle eficiente e seguro de todos os formulários emitidos ou elaborados. 4.6 A área de O&M fornecerá o original do formulário à área solicitante. 4.7 A área solicitante decidirá sobre a necessidade da reprodução ou não do formulário em gráfica especializada, considerando as características próprias do mesmo. 4.7.1 Caso a área solicitante decida pela reprodução interna do formulário, esta deverá zelar pela qualidade das cópias, evitando a utilização de reproduções ilegíveis e desalinhadas. 4.8 Todos os formulários serão devidamente catalogados pela área de O&M, de forma a permitir a identificação do formulário. 5 PROCEDIMENTOS 5.1 A área solicitante deverá fazer o esboço do formulário observando o disposto no subitem 4.2, encaminhando-o através do formulário "SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO, ALTERAÇÃO E EXTINÇÃO DE FORMULÁRIOS" (anexo I) e do impresso para APRESENTAÇÃO DE ESBOÇO DE FORMULÁRIO (anexo V), à área de O&M. 5.2 Caso ocorra a situação disposta no subitem 4.2, a área solicitante entrará em contato com a área de O&M, visando decidir pelo cancelamento do pedido ou do formulário existente. 5.3 A área de O&M, recebendo o esboço e considerando as respectivas características do formulário, realizará a análise segundo os padrões recomendados pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). 5.4 A área de O&M analisará o formulário verificando a coerência dos dados e informações, a seqüência lógica e a não duplicidade/ ociosidade das informações. 5.5 Após a análise e as devidas anotações, a área de O&M entrará em contato com a área solicitante e as demais áreas envolvidas para apreciação do esboço. 5.6 Aprovado o esboço, a área de O&M desenvolverá o desenho definitivo do formulário, tendo como base a formatação prevista no anexo VI. 5.7 Após a aprovação do formulário a área de O&M fará a codificacão do mesmo, mantendo o original em pasta própria para controle e encaminhando 01 (uma) via à área solicitante. 5.8 A codificação será seqüencial, independente do ano de emissão, impressa no canto inferior esquerdo do formulário, contendo a sigla da área solicitante, o número do formulário seguido de barra e o ano de emissão. Exemplo: PRES-009/92 Ano de emissão Nº de ordem do formulário Sigla da área solicitante 5.9 Se as características do formulário exigirem que a reprodução seja realizada em gráfica, a área solicitante preencherá o formulário "ESPECIFICAÇÕES PARA REPRODUÇÃO DE FORMULÁRIOS" (anexo III), encaminhando-o à Secretaria de Administração, a fim de providenciar a execução do serviço. 5.10 Havendo a possibilidade de reprodução do formulário dentro do Tribunal, a área solicitante providenciará a execução de cópias de acordo com as suas necessidades, observando o disposto no subitem 4.7.1. 6 DISPOSIÇÕES FINAIS 6.1 Os formulários ainda não padronizados serão, gradativamente, enquadrados nas normas estabelecidas na presente Instrução Normativa, salvo aqueles que por suas peculiaridades não se sujeitarem a tal procedimento, cabendo a área de O&M pronunciar-se acerca das exceções. 6.2 O formulário poderá ser emitido em caráter experimental, se houver necessidade de testes em campo, objetivando a melhor adequação do documento aos procedimentos nele inseridos, pelo prazo de 3 (três) meses. 6.3 Os formulários sem utilidade devidamente comprovada serão retirados de circulação pela área de O&M, após entendimentos com a área interessada. 6.4 Nenhum formulário poderá ser objeto de desenho, confecção ou reprodução sem que tenha sido previamente autorizado pela área de O&M. 6.5 Todas as unidades do TRF da 2ª Região deverão encaminhar à área de O&M 01 (uma) via de todos os formulários existentes, providenciando as solicitações necessárias (anexo I) para que os formulários em uso, imprescindíveis às suas atividades e ainda não normatizados, sejam modelados e padronizados, gradativamente. 6.6 Os formulários objetos de substituição ou alteração serão utilizados até o término do estoque existente, salvo manifestação e justificativa plausível da área interessada. PAULO FREITAS BARATA Presidente http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=11853
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