| Resumo: |
ORDEM DE SERVIÇO Nº JFRJ-ODS-2018/00018, DE 14 DE DEZEMBRO DE 2018
O EXMO. SR. JUIZ FEDERAL MANOEL ROLIM CAMPBELL PENNA, Coordenador do sistema e-Proc na 2ª Região, nos termos do artigo 1º, inciso I e § 1º, da Resolução nº TRF2-RSP-2018/00018, da Presidência do Tribunal Regional Federal da 2ª Região, e da Portaria nº TRF2-PTC-2018/00442, da Corregedoria-Regional da Justiça Federal da 2ª Região, no uso de suas atribuições de Coordenador do Comitê Gestor do Sistema e-Proc e:
CONSIDERANDO os postulados da eficiência e da transparência que, por força dos artigos 1º e 37 da Constituição Federal, devem nortear as atividades no âmbito da Administração Pública;
CONSIDERANDO a necessidade e a utilidade da regulamentação dos procedimentos para o encaminhamento de questões e para suas deliberações no âmbito do Comitê, com vistas à melhor organização e celeridade no desenvolvimento de suas atribuições;
CONSIDERANDO a imprescindibilidade do registro, em documento próprio no sistema de gestão de documentos administrativos, das discussões e deliberações no âmbito do Comitê, para memória e transparência de suas atividades; e
CONSIDERANDO o deliberado na 4ª Reunião do Comitê Gestor do sistema e-Proc na 2ª. Região, realizada em 07.12.2018;
RESOLVE estabelecer a seguinte Ordem de Serviço das reuniões do Comitê Gestor do Sistema e-Proc:
I - Os trabalhos para e nas reuniões do Comitê Gestor do Sistema e-Proc observarão os seguintes procedimentos:
O Comitê se reunirá ordinariamente na última quinta-feira de cada mês, sem prejuízo de convocação de reuniões extraordinárias, quando necessário.
As reuniões do Comitê serão sempre baseadas em pauta previamente elaborada pelo Coordenador.
As unidades responsáveis pelo suporte do e-Proc nas Seccionais deverão encaminhar à Secretaria de Atividade Judiciária do Tribunal (SAJ/TRF2) as demandas a serem submetidas ao Comitê até o dia 15 de cada mês. As propostas de itens para a pauta ordinária serão submetidas pela SAJ/TRF2 ao Comitê até o dia 20 de cada mês. Questões urgentes surgidas após esse prazo podem ser levadas diretamente à reunião, quando se deliberará sobre sua ordem na pauta.
As questões devem ser apresentadas à deliberação do Comitê de forma propositiva, com as respectivas alternativas de possíveis soluções. Tratando-se de proposta normativa, deve apresentar minuta para a regulamentação.
Os Membros do Comitê poderão indicar seus substitutos e trazer seus auxiliares ou outros participantes que possam contribuir para esclarecer item da pauta da reunião.
O Comitê deverá ser previamente informado da presença de participantes externos.
Aprovada pelo Coordenador, a pauta será distribuída a todos os Membros do Comitê, bem como aos gestores que, embora não integrem formalmente o colegiado, prestam apoio técnico e consultivo.
A divulgação da pauta também dará notícia da presença de participantes externos.
Os trabalhos do Comitê serão sempre abertos pelo Coordenador, ou, na sua ausência, por seu substituto ou autoridade que esteja presente.
Os debates iniciam com uma exposição sucinta, feita pelo Coordenador e/ou Membro do Comitê relacionado à área técnica/administrativa própria, da razão do item constar da pauta, a seguir franqueando-se a palavra aos demais membro do Comitê para, com concisão e objetividade, apresentarem as considerações que tenham a respeito, buscando-se uma linha de consenso à deliberação sobre aquele item, que será reduzida a termo pelo Coordenador, ou participante a quem seja delegada a tarefa, para registro na memória da reunião.
Cabe ao Coordenador do Comitê conduzir os debates na ordem da pauta, intervindo a qualquer momento para preservar o foco na questão.
Apenas excepcionalmente, e mediante justificativa, poderá haver inversão da pauta.
Questão não urgente, que não conste na pauta previamente aprovada, poderá ser proposta e debatida após o esgotamento da lista de assuntos.
II - Em até 24 horas após o término do evento, o representante da AGOM gerará a memória de reunião (MRU), submetendo a minuta por e-mail, utilizando o endereço eletrônico [email protected].
III - Em até 48 horas do recebimento da mensagem eletrônica, todos os participantes da reunião deverão examinar a minuta e sugerir as alterações que eventualmente entendam necessárias. O silêncio do participante neste prazo será compreendido como anuência aos termos da minuta da MRU.
IV - Finalizada no sistema de gestão de documentos, a MRU deverá ser juntada aos autos de procedimento administrativo autuado especificamente para registro das tratativas do Comitê.
CUMPRA-SE.
MANOEL ROLIM CAMPBELL PENNA
Juiz Federal - Coordenador do sistema e-Proc na 2a. Região
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