INSTRUÇÃO NORMATIVA 24-023/1993

Padronização de expedientes administrativos.

Autor principal: Presidência (2. Região)
Tipo de documento: Ato normativo
Idioma: Português
Publicado em: Tribunal Regional Federal (2. Região) 1993
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spelling oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:1245312020-07-22 INSTRUÇÃO NORMATIVA 24-023/1993 Presidência (2. Região) Legislação Tribunal Regional Federal (2. Região) 1993-02-26T00:00:00Z Português Padronização de expedientes administrativos. ASSUNTO: PADRONIZAÇÃO DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS EMISSÃO: 25.02.93 VIGÊNCIA: 25.02.93 REFERÊNCIA: PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº 1473/1192 - ADM MANUAL DE NORMATIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS TRF - 2ª REGIÃO. 1 FINALIDADE 1.1 Estabelecer e definir procedimentos para organização e utilização dos expedientes, visando à correta tramitação dos mesmos no âmbito do Tribunal Regional Federal da 2ª Região. 2 CONCEITO DE EXPEDIENTE 2.1 Documento avulso de ordem administrativa em tramitação no Tribunal. São exemplos de expedientes: 2.1.1 Circular: É toda comunicação reproduzida em vias ou cópias de igual teor, através da qual a autoridade se dirige, ao mesmo tempo, a diferentes órgãos ou pessoas do Tribunal. 2.1.1.1 A emissão de circulares é privativa do Presidente, VicePresidente - Corregedor e Diretor da Secretaria Geral do Tribunal. 2.1.1.2 A Circular destina-se a transmitir Instruções de serviço, ordens, avisos, decisões ou esclarecimentos sobre objetivos, políticas, diretrizes, programas de trabalho e normas administrativas e operacionais do Tribunal. 2.1.2 Exposição de Motivos: É o tipo de documento que objetiva apresentar sugestões, fundamentando proposições para criação, implantação, melhoria, inovação e alteração de planos, programas, serviços e normas do Tribunal. 2.1.2.1 A Exposição de Motivos poderá ser de iniciativa de quaisquer dirigentes ou servidores que tenham reais contribuições que visem a melhoria do desempenho dos serviços do Tribunal. 2.1.2.2 A Exposição de Motivos será dirigida ao superior hierárquico imediato e este decidirá sobre a viabilidade da mesma ou encaminhará à autoridade competente para devida apreciação. 2.1.3 Fac-Símile: É um processo de transmissão de correspondência destinado a agilizar a comunicação, através de reprodução fotomecânica de texto manuscrito, datilografado ou impresso, permitindo economia de tempo. 2.1.3.1 A comunicação através de Fac-Símile deverá seguir o disposto na IN -24-018/92, com a utilização do formulário TELEFAX (DIVET 030/92). 2.1.4 Memorando: É o tipo de documento utilizado para formalizar a comunicação interna do Tribunal entre todos os órgãos, os quais podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. 2.1.4.1 O Memorando poderá ser emitido por quaisquer dirigentes do Tribunal, inclusive por Supervisores, quando se tratar de assuntos que não exijam redação prolongada. Não é admissível a utilização de Memorando quando a comunicação for dirigida aos Magistrados. 2.1.4.2 A tramitação do Memorando deverá ser feita pelas vias hierárquicas, porém para agilizar e simplificar os procedimentos burocráticos, a critério do Diretor de Secretaria os Memorandos que versem sobre assuntos de menor relevância poderão tramitar diretamente entre os órgãos interessados. 2.1.5 Memorando- circular: Modalidade de documento semelhante à Circular, destinado a comunicação entre as unidades administrativas de um mesmo órgão. 2.1.5.1 O Memorando-circular poderá ser emitido por quaisquer dirigentes, inclusive supervisores, no âmbito do mesmo órgão. 2.1.5.2 O Memorando Circular destina-se a transmitir simultaneamente, por escrito, instruções de serviço, ordens, avisos, decisões ou esclarecimentos a todos ou a determinados componentes do mesmo órgão. 2.1.6 Ofício: É o tipo de documento utilizado para formalizar a comunicação e correspondência oficial do Tribunal. 2.1.6.1 São competentes para emitir Ofício internamente: a) Presidente; b) Vice -Presidente -Corregedor; c) Juízes do Tribunal; d) Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal. 2.1.6.2 O Ofício para órgãos externos poderá ser emitido por quaisquer dirigentes, observados os limites de sua competência. 2.1.7 Ordem de Serviço: Determinação específica, dirigida aos responsáveis por serviços públicos ou particulares, contendo imposições de caráter administrativo ou especificações técnicas sobre o modo e a forma de sua realização. 2.1.8 Requerimento: É um documento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pública para solicitar o reconhecimento de um direito ou a concessão de algo sob o amparo da lei. 2.1.8.1 O requerimento deve ser dirigido em termos respeitosos e, obrigatoriamente, citar o amparo legal ou regulamentar, ou, ainda, a justificativa para a medida pretendida. 2.1.9 Telex: É o meio de correspondência destinado a agilizar a comunicação, devendo ser utilizado para assuntos urgentes que possam beneficiar os serviços, ou, ainda, quando não seja aconselhável outro meio de comunicação. 2.1.9.1 O Telex será emitido por quaisquer dirigentes do Tribunal, no limite de sua competência. 2.1.9.2 O Telex será emitido através do formulário "TELEX", emitido em duas vias. 2.1.10 Telegrama: É o meio de correspondência destinado a agilizar a comunicação, devendo ser utilizado em assuntos urgentes que possam beneficiar os serviços, ou, ainda, quando não seja aconselhável outro meio de comunicação. 2.1.10.1 O Telegrama poderá ser emitido por quaisquer dirigentes do Tribunal, no limite de sua competência, desde que observada a sua real necessidade. 2.1.10.2 Para emissão do TELEGRAMA deverá ser utilizado o impresso próprio da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos. 3 CONSIDERAÇÕES 3.1 No expediente original só será permitido o despacho inicial no anverso, desde que haja espaço e sem prejuízo do texto. 3.2 Os despachos e/ou informações serão exarados, obrigatoriamente, em folhas anexadas (papel continuação), seguindo a ordem cronológica. 3.3 No início da folha anexada deverá constar a referência ao expediente original, devendo ser utilizado, seqüencialmente, o verso da mesma. 3.4 A primeira folha anexada ao expediente original receberá, obrigatoriamente, o carimbo de numeração, devidamente rubricado, constando o número 2 (dois). 3.4.1 Caso o expediente venha a ser autuado, sofrerá alteração na sua numeração, recebendo a primeira folha o número 2 (dois), respeitando assim a numeração processual. 3.5 O expediente ao atingir a 11íl folha, deverá ter o grampo substituído por bailarina ou similar, sob pena de devolução ao órgão emissor do último parecer e/ou informação. 4 DISPOSIÇÕES FINAIS 4.1 A tramitação dos Expedientes no Tribunal será acompanhada, via terminal, através do Sistema de "Controle dos Expedientes Administrativos". 4.2 As informações sobre o referido Sistema serão divulgadas através de manual, elaborado com este fim específico, a ser distribuído na data de implementação do mesmo. 4.3 Fica abolida a utilização de carimbos de recebimento e remessa nos expedientes, sendo seu controle realizado através de protocolo até a implantação do Sistema supramencionado. 4.4 Os servidores que necessitarem emitir algum dos Expedientes mencionados nesta Instrução Normativa, deverão consultar o "Manual de Normatização de Documentos Administrativos", a fim de obterem maiores informações. PAULO FREITAS BARATA Presidente http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=124531
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