| Resumo: |
REGULAMENTO Nº JFRJ-RTO-2020/00003, DE 26 DE MAIO DE 2020
O Diretor da Subsecretaria de Gestão Estratégica (SGE), nos termos da competência delegada pelo art. 5º, VI, da Consolidação de Normas da Diretoria do Foro e considerando a necessidade de normatizar os procedimentos referentes à Gestão de Projetos no âmbito da Seção Judiciária do Rio de Janeiro e
CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 148, de 26 de maio de 2011, do Conselho da Justiça Federal, que dispõe sobre a implantação e operação dos escritórios de projetos estratégicos e da gestão de projetos, programas e portfólio no âmbito do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus;
CONSIDERANDO a necessidade de melhorar a eficiência do planejamento, da execução e do controle dos projetos e programas estratégicos;
CONSIDERANDO a necessidade de integrar a gestão de projetos e programas à gestão estratégica da Justiça Federal, de estabelecer uma linguagem comum e única, de padronizar processos de trabalho, ferramentas e práticas, de internalizar a cultura de medição e alcance de resultados efetivos, de compartilhar informações, de melhorar a comunicação, e de dar visibilidade aos resultados e transparência à gestão;
CONSIDERANDO que a gestão de projetos, programas e ações voltadas ao alcance dos objetivos estratégicos é fundamental para o pleno atendimento da missão institucional: "Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal";
RESOLVE:
Art. 1º Este regulamento destina-se a consolidar as principais diretrizes institucionais relativas à Gestão de Projetos no âmbito da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, definindo a classificação de cada iniciativa, o procedimento mínimo indicado para sua execução, a responsabilidade pelo suporte, os principais artefatos a serem utilizados e as unidades diretamente envolvidas no gerenciamento, respeitando as orientações do Conselho da Justiça Federal sobre o tema e as boas práticas disseminadas pelo Project Management Institute, entidade internacional fomentadora da gestão de projetos em todo o mundo.
Art. 2º Para fins deste regulamento, considera-se:
I - projeto: esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo;
II - projeto estratégico: projeto institucional definido pela Alta Administração como prioritário;
III - projeto institucional: projeto que envolve diversas áreas de negócio em seu planejamento;
IV - projeto interno: projeto desenvolvido por uma única área de negócio, ainda que possua diversos destinatários;
V - escopo do produto ou serviço: características que o produto ou serviço entregue pelo projeto deve conter, tais como especificações, abrangência e local de atendimento;
VI - escopo do projeto: etapas necessárias ao projeto, que definem os principais elementos a serem observados e compõem as efetivas entregas;
VII - premissa: fator associado ao escopo do projeto que, para fins de planejamento, é assumido como verdadeiro, real ou certo, sem a necessidade de prova ou demonstração;
VIII - restrição: fator interno ou externo associado ao escopo do projeto que limita as opções de seu gerenciamento;
IX- patrocinador do projeto: autoridade idealizadora do projeto, que irá garantir os recursos organizacionais para que seja executado, com disponibilidade, poder e influência suficiente para advogar em favor dos propósitos do projeto;
X - gerente do projeto: responsável por todas as rotinas de um projeto, executando o planejamento de cada etapa e definindo as metas e os objetivos a serem alcançados; atuando decisivamente no engajamento de todas as áreas de negócio, no gerenciamento das atividades de todas as equipes envolvidas, na verificação dos resultados de cada etapa e na execução de mudanças quanto aos erros encontrados;
XI - equipe do projeto: indivíduos que trabalham ativamente em uma ou mais fases do projeto, independente da área de negócio; e
XII - artefato: documento produzido no curso no processo que registre alguma de suas etapas ou ferramenta da gestão do projeto.
Art. 3º Cabe à Subsecretaria de Gestão Estratégica a gestão de todos os projetos considerados estratégicos ou institucionais, devendo manter nos portais de intranet e internet informações atualizadas sobre o andamento de cada projeto, sendo imprescindível que conste registro acerca do escopo, entregas e artefatos produzidos.
Art. 4º O Escritório de Projetos da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, vinculado à Coordenadoria de Projetos Institucionais, será responsável pelo suporte técnico aos gerentes de projetos internos, envolvendo a adoção de estruturas ou metodologias de gerenciamento de projetos e o uso adequado de ferramentas, devendo ainda fornecer orientações relativas à condução das iniciativas, desde que acionada pela respectiva área de negócio, a qual poderá adotar os artefatos de projetos que considerar relevantes.
§1º Os artefatos utilizados na gestão de todos os projetos serão padronizados e fornecidos pelo Escritório de Projetos da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, devendo seus modelos permanecerem disponíveis no portal da intranet.
§2º Caberá ao gerente de projeto designado ou ao titular da unidade responsável manter registro mínimo das informações do projeto no portal de intranet, segundo formato a ser indicado pelo Escritório de Projetos.
Art. 5º Todos os projetos estratégicos e institucionais devem ser formalizados e conterão minimamente os seguintes artefatos:
I - ficha inicial do projeto (FIP), a ser elaborada preferencialmente com o patrocinador do projeto;
II - portaria de designação específica, a ser expedida pelo Diretor da Secretaria Geral ou Diretor de Subsecretaria com delegação de competência;
III - estrutura analítica do projeto (EAP), a ser elaborada imediatamente após a aprovação da FIP;
IV - plano do projeto, contendo ao menos cronograma, matriz de responsabilidades e matriz de riscos;
V - termo de encerramento, que deve ser ratificado pelo patrocinador do projeto.
§1º Todos os artefatos devem constar de processo de acompanhamento de projeto no Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA-DOC), a ser autuado pelo gerente do projeto e atualizado por sua equipe.
§2º Caso seja verificado que um projeto interno tenha assumido o status de projeto institucional ou estratégico, a área de negócio deverá elaborar a Ficha Inicial de Projeto e encaminhá-la à Coordenadoria de Projetos Institucionais, para avaliação.
§3º Para cumprimento do disposto no parágrafo anterior, é possível utilização do suporte previsto no art. 4º.
Art. 6º Fica estabelecido que, nas hipóteses de projetos estratégicos ou institucionais, a partir da designação formal, cada área de negócio envolvida deverá zelar pelo sucesso da ação, centralizando no gerente todas as informações pertinentes ao projeto e dando-lhe ciência acerca de qualquer anormalidade percebida ou necessidade de mudança verificada.
Parágrafo único - Caberá ao gerente de projeto reunir as solicitações de mudança e consultar o patrocinador do projeto, comunicando as partes interessadas sobre eventual alteração autorizada.
Art. 7º Este regulamento passa a vigorar na data de sua publicação, inclusive em relação a todos os projetos em andamento.
- assinado eletronicamente -
ANDRÉ KEMPER BAPTISTA, PMP
Diretor da Subsecretaria de Gestão Estratégica
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