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oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:572642020-07-22 INSTRUÇÃO NORMATIVA 24-02/2011 Legislação Presidência (2. Região) 2011-04-08T00:00:00Z Português Normas para o arquivamento e/ou desarquivamento da documentação. ASSUNTO MÓDULO FOLHAS GENERALIDADES 01 01/05 COMPETÊNCIA 02 01/03 PROCEDIMENTOS 03 01/03 DISPOSIÇÕES FINAIS 04 01/01 ANEXO 05 01/04 I - REFERÊNCIA 01 - MEMORANDO nº 01/SECARQ/91, que solicita a normatização dos procedimentos referentes ao arquivamento de documentos. 02 - NBR 9578, da ABNT, de set./86, referente à terminologia aplicada aos arquivos em geral. 03 - Lei nº 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. 04 - Resolução nº 589, de 29/11/2007, do Conselho de Justiça Federal, que estabelece diretrizes para o tratamento de processos e investigações sigilosas ou que tramitem em segredo de justiça, no âmbito da Justiça Federal de 1º e 2º graus. 05 - Resolução nº 23, de 19/09/2008, do Conselho da Justiça Federal, que estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º. e 2º. Graus. II - FINALIDADE 01 - Estabelecer critérios e procedimentos para o Gerenciamento Arquivístico da Documentação produzida e/ou recebida pelo Tribunal Regional Federal da 2ª Região. III - CONCEITOS BÁSICOS 01 - ARQUIVAMENTO - É a operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. 02 - ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos que estejam em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes nos setores. 03 - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - Conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente nas áreas emitentes, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente no Arquivo Geral. 04 - ARQUIVO PERMANENTE - Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados e recolhidos ao Arquivo Geral. 05 - ARRANJO - Processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação dos documentos em fundos. 06 - FUNDO - A principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. 07 - CLASSIFICAÇÃO - É o procedimento que permite agrupar ou separar documentos com características semelhantes. 08 - DOCUMENTO - Informação corporificada em qualquer suporte físico. 09 - DOCUMENTAÇÃO - Considera-se documentação todo e qualquer documento e processo produzido e recebido por este TRF - 2ª Região. 10 - GESTÃO DOCUMENTAL - o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 11 - DESTINAÇÃO - Conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos, destinadas a determinar a sua guarda temporária ou permanente, a sua eliminação ou sua microfilmagem. 12 - INVENTÁRIO SUMÁRIO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo são identificadas e brevemente descritas. 13 - NOTAÇÃO - Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituída de números, letras, ou combinação de números e letras, que permite sua localização. 14 - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO - Instrumento utilizado para a classificação da documentação. 15 - PROVENIÊNCIA - Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. 16 - TABELA DE TEMPORALIDADE - Instrumento de destinação dos documentos que determina os prazos de guarda no arquivo corrente ou sua transferência para os arquivos intermediários, ou, ainda, seu recolhimento aos arquivos permanentes. IV - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 01 - A Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal foi instituída pela Portaria da Presidência nº 390, de 18 de junho de 2002. 02 - A Comissão é composta por representantes do Tribunal e das Seções Judiciárias do Rio de Janeiro e do Espírito Santo responsáveis pelas unidades de Arquivo e servidores das áreas de O&M e de informática. 03 - Também poderão participar da referida Comissão profissionais ligados à área de pesquisa jurídica, historiadores e profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação. V - CLASSIFICAÇÃO E RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS 01 - Deverão ser transferidos para o Arquivo Geral somente documentos previamente analisados e classificados, que se enquadrem nos seguintes casos: a) cujo prazo no arquivo corrente (setor remetente) tiver sido cumprido; b) se houver prazo no arquivo intermediário (Arquivo Geral) e/ou c) a destinação final for guarda permanente. 02 - Só serão recebidos no Arquivo Geral os documentos classificados individualmente (expediente por expediente) segundo o PCTT vigente. 03 - Segundo o art. 12 da Resolução nº 23/2008, os documentos previstos no PCTT para imediata eliminação após o prazo no arquivo corrente devem ser eliminados no próprio setor responsável, sem transferência para o Arquivo Geral e sem publicação de edital de eliminação. 04 - Os originais dos documentos essenciais devem ser recolhidos ao Arquivo Geral, para guarda permanente, imediatamente após a sua produção. Os documentos essenciais eletrônicos, assinados digitalmente, deverão ser encaminhados através Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA). 04.1 - São considerados documentos essenciais: a) Atos Normativos - regras e normas expedidas (ato, regimento, resolução, portaria etc.); b) Atos de Assentamento - registros consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências (ata, termo, etc.); c) Atos de Ajuste - acordos em que o Tribunal é parte (tratado, contrato, convênio etc.). 04.2 - Os documentos de guarda permanente constituem o fundo histórico da Justiça Federal e deverão ser preservados adequadamente. VI - CONVENÇÃO 01 - O "Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos Documentos Administrativos da Justiça Federal" é citado no texto como PCTT. 01 - Compete aos Gabinetes, Secretarias, Subsecretarias do Tribunal Pleno, das Turmas e Sessões: a) aplicar o Plano de Classificação vigente, analisando e classificando os documentos e processos; b) avaliar e selecionar os documentos e processos de seus setores subordinados, conforme a Tabela de Temporalidade vigente; c) transferir os documentos e processos destinados ao Arquivo Geral, através de relação discriminada ou guia de remessa devidamente assinada pelos responsáveis dos setores acima citados; d) autorizar o desarquivamento da documentação arquivada por eles produzida ou recebida. 02 - Compete às áreas remetentes a preparação da documentação a ser arquivada, observando o disposto no módulo 01, título V, e o PCTT em vigor. 03 - Compete ao Arquivo Geral: a) receber a documentação transferida pelas unidades; b) manter os cuidados relativos à preservação documental sob sua custódia; c) verificar a classificação adotada pelos usuários, ratificando-a ou retificando-a, aplicando o PCTT vigente; d) organizar e arquivar os documentos e processos seguindo as normas arquivísticas e aplicando o PCTT vigente; e) orientar os demais setores quanto à classificação documental; f) elaborar os métodos de arquivamento que facilitem a localização de documentos e processos quando solicitados, respeitando o princípio da proveniência; g) proceder à pesquisa no material arquivado, quando solicitada; h) proceder ao devido empréstimo da documentação solicitada; i) assessorar os demais arquivos setoriais deste Tribunal; j) fornecer o material necessário para exposições históricas e comemorativas, bem como zelar pela preservação do mesmo; k) fornecer dados e informações visando à elaboração de relatórios e estatísticas, quando solicitado. 04 - Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental da 2ª Região: a) propor a política de gestão documental do Tribunal e das Seções Judiciárias sob sua jurisdição, por meio da participação em todas as decisões afeta à manutenção do acervo, modernização e automatização dos arquivos setoriais e centrais; b) propor alterações no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade; c) propor o sigilo de documentos destinados aos Arquivos Centrais, seu grau e tempo de duração, bem como cargos/funções ou áreas com permissão de acesso; e) propor o descarte de documentos com base na Tabela de Temporalidade, por iniciativa própria ou por sugestão das unidades administrativas do Tribunal e das Seções Judiciárias; f) acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos contemplados no Termo de Eliminação; g) aprovar Termo de Eliminação; h) indicar representantes do Tribunal e das Seções Judiciárias subordinadas em reuniões, congressos, congressos, grupos de trabalho e outros eventos na área de gestão documental. 05 - Compete ao órgão responsável pelas solenidades oficiais deste E. Tribunal encaminhar ao Arquivo Geral os registros fotográficos (fotos, negativos e contatos) relativos a festividades e exposições realizadas no Tribunal. I - DO ARQUIVAMENTO 01 - Todos os setores deverão, junto com o órgão hierarquicamente superior, suprir, avaliar e selecionar, classificar, previamente, os documentos ou processos a serem encaminhados ao Arquivo Geral, obedecendo às normas desta Instrução Normativa. 02 - O Arquivo Geral só receberá a documentação que estiver rigorosamente em conformidade com o PCTT. 03 - Toda a documentação deverá ser acondicionada em pastas ou outros materiais correlatos menos volumosos, a fim de aproveitar ao máximo o espaço físico. 04 - Caberá aos setores remetentes, após avaliação, seleção e classificação, relacionar a documentação, fazendo constar o remetente, a data abrangida, o código e o assunto segundo PCTT e a discriminação dos documentos encaminhados ao Arquivo Geral, conforme formulário anexo, disponível na intranet (na parte de DOCUMENTOS - Normas para Arquivamento). 05 - Os processos judiciais serão encaminhados por meio de "Guia de Remessa" a ser emitida automaticamente pelo Sistema de Acompanhamento Processual (SIAPRO). 05.1 - Somente deverão ser remetidos ao Arquivo Geral os processos findos, com determinação de arquivamento pela autoridade competente, com "Termo de Remessa ao Arquivo", bem como acompanhados do formulário LISTA DE VERIFICAÇÃO DE PENDÊNCIAS PROCESSUAIS IMPEDITIVAS DA BAIXA DEFINITIVA DE PROCESSOS - ITENS 1, 2 , 4 (alínea "a") e 6. 05.2 - O formulário supracitado deverá ser preenchido e assinado pelo servidor do órgão processante e afixado na contracapa do respectivo processo. 06 - Os processos administrativos serão transferidos para o Arquivo através de guia extraída pelo Sistema de Protocolo Administrativo (PROT) ou pelo Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA), conforme o caso. 07 - O arquivamento de documentos e/ou processos deverá seguir o cronograma aplicado, conforme anexo. 08 - O Arquivo Geral receberá o material, fará a conferência e o arranjo da documentação, procedendo todo o tratamento arquivístico para o arquivamento, como higienização, análise, classificação, indexação, cadastramento no Sistema de Arquivo e a guarda do mesmo. II - DO DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO, JUDICIAL E DOCUMENTOS 01 - O desarquivamento de processo arquivado deverá ser solicitado ao Arquivo Geral, por meio do Sistema ARQ - CONTROLE DE ARQUIVO, na rotina de solicitação "on-line", pelos servidores autorizados a efetuarem a referida operação. 02 - O Arquivo Geral providenciará o desarquivamento físico do processo e, posteriormente, por meio do Sistema supracitado, o encaminhará virtualmente quando o servidor do órgão requisitante vier retirá-lo. 03 - Salvo situações prementes, o horário de atendimento das solicitações de desarquivamento será sempre após as 15h, seguindo as regras abaixo descritas: - Serão atendidas no mesmo dia as que forem feitas até às 15h; - E no dia seguinte as que forem feitas depois das 15h. III - DO DESARQUIVAMENTO E/OU VISTAS DE PROCESSOS JUDICIAIS 01 - Para fins de consulta e análise de processos judiciais, os interessados poderão ter acesso aos mesmos no interior do próprio Arquivo Geral e na presença de um servidor, observando-se, nos casos de segredo de justiça, os critérios estabelecidos pela Resolução nº 589/2007, de 29 de novembro de 2007, do Conselho de Justiça Federal. 02 - Para o desarquivamento de processos judiciais ou reprodução de peças processuais, o advogado deverá peticionar ao Presidente do Órgão Julgador que tenha procedido ao arquivamento dos autos. IV - DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS SIGILOSOS 01 - O tratamento de processos e documentos sigilosos ou que tramitaram em segredo de justiça, no âmbito da Justiça Federal de 1º e 2º Graus, deverá obedecer aos critérios estabelecidos pela Resolução nº 589, de 29 de novembro de 2007, do Conselho de Justiça Federal. 02 - O Arquivo Geral somente receberá os documentos e processos referidos no item anterior que estiverem devidamente classificados e identificados pela autoridade competente. 03 - A vista dos autos nos feitos declarados sigilosos dependerá sempre de autorização expressa da autoridade competente. 01 - Cabe à Secretaria Geral solucionar os casos omissos ou as dúvidas existentes, relativas ao arquivamento ou desarquivamento. 02 - O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade - PCTT mencionados no texto da IN e que deve ser usada como referencial para o arquivamento, está disponível na página da intranet do Tribunal. 03 - Esta Instrução Normativa é uma revisão da IN-24-02 - REV/1, elaborada de acordo com a nova metodologia de emissão de IN, determinada pelo Conselho da Justiça Federal. 04 - Foram processadas as seguintes alterações evolutivas e adaptativas nesta IN: DATA MÓDULOS APROVAÇÃO/ORIGEM VIGÊNCIA 10/2010 Todos Resolução nº 589, de 29/11/2007 do CJF Resolução nº 23, de 19/09/2008 do CJF Rio de Janeiro, 02 de março de 2011. PAULO ESPÍRITO SANTO Presidente DOCUMENTAÇÃO ARQUIVO TRF - 2. REGIÃO ARQUIVAMENTO DESARQUIVAMENTO NORMA http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=57264 |
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