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oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:573292020-07-22 INSTRUÇÃO NORMATIVA 24-14/2008 Legislação Presidência (2. Região) 2008-10-10T00:00:00Z Português Normas para a administração de material e patrimônio. ASSUNTO MÓDULO FOLHAS GENERALIDADES 01 01/04 DAS INSTRUÇÕES PARA SOLICITAÇÃO E RECEBIMENTO DE MATERIAL 02 01/03 DO ALMOXARIFADO 03 01/04 DO PATRIMÔNIO 04 01/07 DO LEVANTAMENTO FÍSICO E INVENTÁRIO 05 01/05 DA CESSÃO, TRANSFERÊNCIA E ALIENAÇÃO DE MATERIAL 06 01/09 DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAÇÃO 07 01/03 DISPOSIÇÕES FINAIS 08 01/01 I - REFERÊNCIA 01 - Lei nº 8.666, de 21/06/1993, e suas alterações. 02 - Decreto nº 99.658, de 30/10/1990, e suas alterações, que regulamenta, no âmbito da Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material. 03 - Instrução Normativa n° 06-01, de 22/05/1995, do Conselho da Justiça Federal (CJF), que estabelece normas gerais sobre Administração de Materiais e Patrimônio para o CJF e Justiça Federal de 1º e 2º Graus. 04 - Processos Administrativos deste Tribunal, nºs 298/03/2004-ADM e 1235/10/2006-ADM. II - FINALIDADE 01 - Estabelecer normas gerais sobre Administração de Material e Patrimônio, no âmbito do Tribunal Regional Federal da 2ª Região. III - CONCEITOS 01 - Material, para fins desta norma, é designação genérica de máquinas, equipamentos, veículos em geral, artigos de escritório e outros itens utilizados ou passíveis de utilização nas atividades deste Tribunal. 02 - Material de consumo é aquele que, em razão de seu uso corrente, perde sua identidade física em dois anos e/ou tem sua utilização limitada a esse período. 03 - Material permanente é aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem durabilidade e utilização superior a dois anos, e deve ser objeto de controle individualizado. 04 - Material permanente e bem serão citados neste normativo como sinônimos. 05 - Materiais que apresentem baixo valor monetário, pouco risco de perda e/ou alto custo de controle patrimonial relativamente ao seu valor, devem preferencialmente ser considerados como materiais de consumo. 06 - Os materiais bibliográficos, exceto periódicos, deverão ser classificados como material permanente, conforme disposto na Resolução nº 384, de 05/07/2004, alterada pela Resolução nº 420, de 08/03/2005, do Conselho da Justiça Federal. 07 - A DIMAT, sempre que considerar necessário, deverá propor a revisão da classificação dos materiais, devidamente justificado. 08 - A DIMAT é a unidade administrativa do Tribunal encarregada da catalogação, registro, previsão e controle de material e da reposição de estoques. 09 - O catálogo de material é a coleção de nomenclaturas, definições e codificações de materiais no Tribunal. 10 - O catálogo de material terá como gestor único o titular da DIMAT ou servidor por ele indicado. 11 - O gestor do catálogo de material é responsável pela inclusão ou alteração de quaisquer de seus dados, devidamente justificado. 12 - Os materiais que deixarem de ser utilizados deverão ser colocados na condição de desativados, mantendo-se os dados e documentos correspondentes pelo tempo determinado em lei ou norma aplicável. 13 - O catálogo deverá ser disponibilizado para os usuários por meio do sistema informatizado de controle de material. IV - CONVENÇÃO 01 - A expressão "Instrução Normativa" é citada apenas pela sigla IN. 02 - A expressão "processo administrativo de execução orçamentária e financeira" é citada como processo de EOF. 03 - O Sistema Integrado de Administração Financeira é referenciado como SIAFI. 04 - O Conselho da Justiça Federal é mencionado como CJF. 05 - A Justiça Federal de 1º. e 2º. Graus é citada como Justiça Federal. 06 - O Tribunal Regional Federal da 2ª Região é mencionado apenas como Tribunal. 07 - A Secretaria Geral é mencionada como SG. 08 - O Núcleo de Contadoria é mencionado como NUCON. 09 - A Secretaria de Atividades Administrativas é referenciada como SAT. 10 - A Divisão de Patrimônio e Almoxarifado é citada como DIMAT. 11 - A Divisão de Contratos é mencionada como DCONT. 12 - A Secretaria de Controle Interno é mencionada pela sigla SCI. 13 - A Secretaria de Informática é referenciada como SEI. 14 - A Secretaria de Serviços Gerais é referida como SEG. 15 - A Divisão de Segurança e Transporte é citada como DISEG. 01 - Os materiais sujeitos à deterioração ou obsoletismo deverão ser adquiridos em quantidades suficientes à plena utilização antes da perda de sua utilidade, adotando-se, para tanto, critérios adequados a sua quantificação. 02 - As requisições de compra de material somente deverão ser emitidas após consulta ao setor de almoxarifado ou de patrimônio, conforme seja o caso, para certificar-se da real necessidade da aquisição. 03 - Sempre que detectar requisição de compra de material em quantidade acima da sua capacidade de armazenamento em condições de segurança e conservação, a DIMAT deverá informar o requisitante e cientificar a SAT. 04 - Os setores que demandam materiais em grande quantidade e/ou que sofram grande variação de consumo dependendo das atividades programadas, deverão apresentar à DIMAT a previsão do consumo excepcional, descrição e quantidade de material, ao longo do exercício. 05 - Eventual redução ou suspensão da utilização de material, inclusive suprimento para equipamento a ser substituído, deverá ser informada à DIMAT, de forma que possam ser reprogramadas ou suspensas as compras futuras. 06 - O acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de quando e quanto comprar poderão ocorrer em função dos fatores, fórmulas e orientações constantes do módulo 11 da IN-06-01 do CJF. 07 - A produção interna de materiais deverá ser registrada no sistema de almoxarifado ou patrimônio e no sistema contábil, observando-se o seguinte procedimento: a) a guia de produção ou ordem de serviço deve possuir os elementos necessários ao levantamento do custo de produção, a ser contabilizado, considerando os insumos utilizados, o custo da mão-de-obra e outros custos diretos e indiretos; b) o registro será realizado com base na guia de produção ou ordem de serviço, através dos eventos contábeis apropriados, conforme orientação da SCI. 08 - Qualquer material para ser recebido deverá vir acompanhado de documento hábil para tanto, a saber: a) documento fiscal na aquisição do material; b) termo de cessão, transferência ou doação; c) guia de produção; ou d) outro documento, se for o caso. 09 - O recebimento provisório de material não constitui aceitação do mesmo. 10 - A aceitação é condição essencial para o recebimento definitivo do material, que se dá com a verificação da quantidade, qualidade e valor, de acordo com o contrato. 11 - O recebimento de material de consumo deverá ser realizado, sempre que possível, por intermédio da DIMAT. 12 - O recebimento de material permanente deverá ser realizado pela DIMAT, e, ainda, quando for o caso, com os setores técnicos e comissões especialmente nomeadas. 13 - Nas situações previstas na legislação, e sempre que julgar necessário, a SG poderá providenciar a nomeação de comissão composta de pessoas habilitadas para realizar o recebimento do material, sem prejuízo do acompanhamento e das medidas de competência da DIMAT. 14 - Quando a aceitação do material não demandar verificação de características técnicas específicas a ser efetuada por servidores ou comissão especializada, o responsável pelo almoxarifado, após as conferências de praxe, poderá receber definitivamente o material. 15 - Quando se tratar de material de consumo imediato, que não transite fisicamente pelo almoxarifado, o recebimento do material deverá ser imediatamente comunicado àquele setor para que possam ser efetuados os registros necessários no sistema administrativo, de forma a compatibilizá-lo com o SIAFI. 16 - O gestor do contrato, quando não aceito o material entregue, deverá providenciar junto ao fornecedor a sua regularização, cientificando formalmente à DCONT para fins de acompanhamento e adoção das medidas que se fizerem necessárias. I - ARMAZENAGEM DE MATERIAL NO ALMOXARIFADO 01 - Os princípios básicos para a organização do almoxarifado são os seguintes: a) um lugar para cada material e cada material em seu lugar; b) maximização da utilização do espaço; c) garantia do maior nível de segurança. 02 - O almoxarifado deverá, sempre que possível, atender às seguintes condições: 02.1 - Quanto à localização: a) condições necessárias à perfeita conservação do material estocado; b) facilidade de entrada e saída de material; c) o recebimento de material deve ocorrer em área própria e não deve atrapalhar o atendimento de requisições; d) não sendo possível sua localização na própria sede do Tribunal, que seja o mais próximo possível; e) que permita o fácil acesso a veículos de qualquer porte; f) em andar baixo, se possível, no andar térreo. 02.2 - Quanto ao armazenamento: a) os materiais deverão ser identificados com etiqueta contendo, no mínimo, o código e a descrição resumida do produto; b) as etiquetas na face da embalagem devem ficar voltadas para o lado de acesso; c) os materiais devem ficar agrupados por classe, de forma a viabilizar sua rápida conferência; d) a localização dos materiais deve estar registrada em sistema de endereçamento físico, de forma que possam ser rapidamente localizados; e) os materiais não devem ser armazenados em contato direto com o piso; f) os materiais de menor peso nas prateleiras de cima, os de maior nas prateleiras de baixo; g) os materiais mais solicitados à frente, próximos à área de expedição e os menos solicitados atrás; h) os materiais devem ser empilhados, se necessário, observando-se a segurança e as recomendações dos fabricantes, bem como garantido o arejamento (70 cm do teto e 50 cm da parede, no mínimo); i) os materiais devem ser estocados em suas embalagens originais; j) a reposição do estoque nas prateleiras, paletes ou equivalente deve ser feita atrás do material já existente. 02.3 - Quanto à segurança: a) existência de extintores de incêndio e mangueiras, etc.. nos tipos e quantidades necessários, com fácil acesso e manutenção periódica; b) portas e janelas com instalações de segurança necessárias (grades, fechaduras, trincos, cadeados, alarmes, câmeras do circuito fechado de TV, etc.); c) proibição de entrada de pessoas estranhas ao local de guarda de materiais, exceto por motivo de serviço, devidamente acompanhado; d) portas permanentemente trancadas e atendimento realizado através de balcão; e) existência de armários trancados para a guarda de materiais de pequeno volume e grande valor; f) instalações elétricas em perfeito estado de funcionamento; g) proibição de estoque de explosivos e inflamáveis (álcool, gasolina, gás, etc.) no almoxarifado, junto a outros materiais, devendo ser observadas as normas de segurança expedidas pelos órgãos técnicos; h) proibição de utilização de aparelhos no almoxarifado tais como: cafeteiras elétricas, fornos, aquecedores de alimentos de qualquer tipo ou porte, ou outro de qualquer área que ofereça risco à segurança das pessoas e do material; i) a arrumação do almoxarifado deve permitir a fácil circulação dentro de sua área, bem como fácil acesso aos extintores e mangueiras de incêndio, por parte do pessoal do setor e do pessoal especializado no combate a incêndios; j) proibição de fumar no almoxarifado, devendo ser colocadas placas indicativas dessa medida em locais de fácil visualização; k) proteção contra insetos e roedores. 02.4 - Quanto à movimentação: a) existência de meios de locomoção seguros e adequados para os materiais. 03 - O descumprimento de qualquer norma de segurança no almoxarifado deverá ser imediatamente relatado à SAT pelo titular da unidade, quando no exercício de suas atividades diárias, ou pela comissão, quando observada durante a realização do inventário, para que sejam adotadas as providências cabíveis. II - DISTRIBUIÇÃO DE MATERlAL PELO ALMOXARIFADO 01 - A distribuição de material às unidades do Tribunal deverá ser realizada pela DIMAT mediante requisição emitida pelo setor usuário, através do sistema informatizado de controle de material. 02 - A requisição do material pelas unidades deve ser feita em quantidades compatíveis com o consumo estimado até a data de atendimento da próxima requisição. 03 - O titular de cada unidade do Tribunal definirá os servidores aptos a requisitar material à DIMAT, os quais serão cadastrados mediante solicitação no sistema informatizado próprio. 04 - O atendimento à requisição estará condicionado aos seguintes fatores: a) quantidade existente em estoque; b) consumo da unidade em um período pré-determinado. 05 - As guias de fornecimento de material serão emitidas pela DIMAT, que poderá reduzir ou não atender à requisição, no todo ou em parte, observados os critérios definidos de atendimento às requisições. 06 - O material será separado e entregue pela DIMAT. 07 - A DIMAT deverá distribuir às unidades requisitantes os materiais estocados há mais tempo ou, se for o caso, cujo prazo de validade esteja mais próximo de expirar, adotando, desta forma, o sistema denominado PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai). 08 - Toda distribuição de material deverá ser registrada nos sistemas administrativo e contábil, concomitantemente a sua ocorrência. 09 - Os setores usuários deverão utilizar primeiro o material fornecido há mais tempo ou que esteja com prazo de validade próximo de expirar, de forma a assegurar a qualidade do produto. 10 - Os setores usuários deverão devolver à DIMAT, relacionados em documento numerado impresso ou eletrônico, todos os materiais de consumo que não estejam sendo utilizados no setor, devendo ser adotada imediatamente esta providência nos casos em que o material apresente falha ou defeito e quando eventualmente tenha sido requisitado por equívoco. I - REGISTRO PATRIMONIAL E TOMBAMENTO 01 - O sistema informatizado de patrimônio deverá dispor de recursos que possibilitem o controle e gestão dos materiais permanentes de forma a: a) registrar os bens existentes; b) registrar as baixas, com o número do processo administrativo; c) registrar a localização; d) registrar os agentes responsáveis; e) controlar a movimentação dos bens; f) emitir e atualizar os termos de responsabilidade; g) permitir a realização de levantamento por meio de leitura ótica de código de barras identificador dos bens, e emitir relatórios quanto à verificação realizada; h) permitir a verificação de outras informações gerenciais. 02 - Todo material permanente a ser incorporado ao patrimônio do Tribunal deve ser objeto de tombamento. 03 - Tombamento consiste no arrolamento do bem, numerando-o em forma seqüencial, com a finalidade de identificá-lo e colocá-lo sob a guarda e proteção dos agentes responsáveis. 04 - No registro patrimonial de todos os materiais permanentes deverão conter: a) número de tombamento; b) descrição do material; c) marca e modelo; d) número de série de fabricação, se for o caso; e) valor de aquisição ou custo de produção unitário; f) fornecedor; g) número da nota de empenho, nota de lançamento ou equivalente; h) número do documento fiscal; i) estado de conservação do material; j) outras informações julgadas necessárias. 05 - O número de tombamento dos bens será afixado em lugar visível, através de etiqueta contendo também o código de barras e os dizeres "TRF 2ª REGIÃO - PATRIMÔNIO". 06 - Na impossibilidade de identificação na forma estabelecida no item anterior, devido às características físicas do bem, a DIMAT, em conjunto com o setor técnico ou usuário correspondente, deverá definir o meio mais apropriado para a identificação. 07 - Todos os bens deverão ser tombados após o seu recebimento definitivo, sendo vedada a sua saída do almoxarifado sem o devido tombamento, ressalvado o disposto no item seguinte. 08 - No caso dos bens não transitarem no almoxarifado, o tombamento deverá ser providenciado pela DIMAT, no menor prazo possível, não podendo ultrapassar o prazo de 30 dias, contados do recebimento definitivo. 09 - O número de patrimônio de um bem baixado, nas hipóteses e condições previstas nesta IN, não deverá ser aproveitado para nenhum outro bem. II - DISTRIBUIÇÃO E CARGA PATRIMONIAL 01 - Compete à DIMAT a primeira distribuição de material permanente, de acordo com a destinação prevista no processo administrativo de aquisição. 02 - Nenhum material permanente poderá ser distribuído a qualquer servidor sem a respectiva carga patrimonial, que se efetivará com o aceite em sistema informatizado de controle patrimonial ou assinatura em termo de responsabilidade. 03 - Carga patrimonial é o rol de bens patrimoniados confiados pelo Tribunal a um servidor, denominado detentor de carga, para a execução das atividades da sua unidade. 04 - O prazo para o aceite em sistema informatizado ou assinatura e devolução do termo de responsabilidade é de cinco dias úteis, após a distribuição ou transferência do bem. 05 - Em caso de não-atendimento ao disposto no item anterior, o titular da unidade correspondente deverá apresentar justificativa, imediatamente depois de vencido o prazo estabelecido. III - RESPONSABILIDADE POR USO, GUARDA E CONSERVAÇÃO 01 - Caberá ao detentor de carga patrimonial do bem a responsabilidade por seu uso, guarda e conservação, respondendo perante o Tribunal por seu valor e por irregularidades ocorridas, conforme o caso e a apuração realizada. 02 - Compete ao servidor, na qualidade de detentor de carga patrimonial: a) ao assumir um cargo em comissão ou função comissionada, solicitar à DIMAT que lhe transfira a carga patrimonial dos bens do setor, devendo providenciar também, se necessário, a realização de levantamento físico; b) ao ser dispensado do cargo ou função comissionada, solicitar à DIMAT que realize a transferência de sua carga patrimonial para outro detentor; c) adotar todas as medidas e procedimentos complementares ao constante desta IN, visando garantir o efetivo controle do material permanente existente em sua unidade; d) conferir a relação de bens da sua unidade e efetuar o aceite em sistema informatizado ou a assinatura do termo de responsabilidade correspondente. e) realizar conferência periódica, sempre que julgar conveniente e oportuno, independentemente dos inventários previstos nesta IN; f) controlar a movimentação interna e externa dos bens sob sua responsabilidade; g) exigir comprovante de retirada de bem que esteja sob sua guarda, para fins de conserto ou qualquer outro motivo previsto nesta IN, e solicitar a regularização do termo de responsabilidade, quando for o caso; h) supervisionar e orientar os usuários dos bens da sua unidade, quanto à conservação e guarda dos mesmos; i) por ocasião de reformas no setor, e se necessário, adotar as providências para recolhimento dos bens móveis ao depósito do patrimônio ou outro local seguro indicado pela administração, para guarda temporária; j) comunicar às unidades de patrimônio e de segurança qualquer avaria ou desaparecimento de bens, imediatamente após o seu conhecimento, providenciando, em seguida, a comunicação escrita de forma circunstanciada. 03 - Compete a todos os servidores do Tribunal: a) zelar pelos bens patrimoniais do Tribunal; b) ligar, operar e desligar aparelhos e equipamentos conforme as recomendações e especificações de seu fabricante; c) manter os bens de pequeno porte em local seguro; d) adotar e propor à chefia imediata providências para a segurança e a conservação dos bens existentes em sua unidade; e) comunicar, o mais breve possível, por intermédio da chefia imediata ou pessoalmente na ausência desta, às unidades de patrimônio e segurança, a ocorrência de qualquer irregularidade envolvendo o patrimônio do Tribunal, providenciando, em seguida, a comunicação escrita de forma circunstanciada; f) auxiliar os detentores de carga, as comissões e a DIMAT na realização de levantamentos e inventários ou na prestação de qualquer informação sobre bem em uso no seu setor de trabalho; 04 - No caso de ocorrência de irregularidade envolvendo sinistro ou uso de violência (roubo e arrombamento) e/ou que venha a colocar em risco a guarda e segurança dos bens móveis, a chefia do setor deverá comunicar imediatamente à DISEG, a qual manterá o local sob guarda até a chegada da autoridade policial competente, preservando o local para análise pericial, se necessário. 05 - Compete ao gestor do contrato manter controle sobre os bens que não integram o patrimônio do Tribunal, mas cujo uso esteja vinculado a contrato de arrendamento, locação ou outra modalidade similar. IV - MOVIMENTAÇÃO DE BENS 01 - A movimentação de bens do acervo patrimonial do Tribunal somente poderá ser realizada mediante comunicação prévia à DIMAT, que fará o devido acompanhamento e registro. 02 - São tipos de movimentação de bens o recolhimento, a redistribuição, o remanejamento, a cessão, a transferência, a alienação e a renúncia ao direito de propriedade através de abandono ou inutilização. 03 - Recolhimento é a movimentação de bens de uma unidade do Tribunal para o depósito do patrimônio. 04 - O detentor de carga deve solicitar à DIMAT o recolhimento do bem considerado inservível para a unidade, observando o disposto no módulo 06 desta IN. 05 - Redistribuição é a movimentação de bens armazenados no depósito do patrimônio para uma unidade do Tribunal. 06 - Remanejamento é a movimentação de bens entre detentores de carga patrimonial. 07 - O remanejamento de bens deve ser solicitado à DIMAT através de formulário específico, com todas as informações necessárias, para fins de acompanhamento e registro. 08 - A DIMAT deverá emitir o documento correspondente, a ser assinado pelos detentores de carga envolvidos no remanejamento. 09 - O detentor de carga de destino deverá conferir os bens e assinar o respectivo documento, aceitando a transferência da carga patrimonial. 10 - A concretização da transferência de carga patrimonial deverá ser registrada pela DIMAT. 11 - A DIMAT deverá emitir novos termos de responsabilidade sempre que ocorrer a mudança do agente responsável pelos bens, qualquer que seja o motivo. 12 - A cessão, a transferência, a alienação e a renúncia ao direito de propriedade por meio de abandono ou inutilização deverão ser realizadas observando-se as condições estabelecidas no módulo 06 desta IN. V - RETIRADA PARA CONSERTO OU MANUTENÇÃO 01 - Nenhum bem poderá ser reparado ou revisado sem consulta prévia ao setor técnico correspondente ou, na inexistência deste, à DIMAT, quanto à vigência da garantia do fabricante e/ou fornecedor, ou à existência de contrato de manutenção. 02 - Qualquer retirada de bem para conserto ou manutenção somente poderá ser realizada mediante controle através do formulário próprio, devendo ser remetida cópia desse formulário preenchido e assinado à DIMAT. 03 - O formulário previsto no item anterior deverá ser providenciado pela unidade responsável pela solicitação do serviço, constando: a) o número de patrimônio e de série, se este existir, e a descrição dos bens a serem consertados; b) a identificação do prestador do serviço, com endereço e telefone(s); c) o número do processo e do contrato correspondentes; d) a identificação e assinatura do servidor que autorizou a saída do(s) bem(ns); e) a identificação e assinatura do portador; f) a identificação e assinatura do servidor que realizou a conferência e acompanhamento na portaria do prédio. 04 - A realização de serviço por terceiro não autorizado em bem que esteja no período de garantia é irregularidade passível de apuração de responsabilidade. I - LEVANTAMENTO FÍSICO 01 - Levantamento físico é a conferência que deverá ser realizada periodicamente pela DIMAT, para certificar-se da existência e do estado de conservação dos materiais. 02 - O levantamento físico com o objetivo de subsidiar e agilizar a realização dos inventários será denominado pré-inventário. 03 - No levantamento, deverá ser verificada a coincidência do número de patrimônio e da descrição do bem com os registros de controle patrimonial. 04 - No levantamento deverá ser verificado, também, se o bem está ocioso ou se é por outro motivo inservível na unidade, e, se for o caso, providenciar o recolhimento ao depósito do patrimônio para redistribuição ou outra destinação, observado o disposto nesta IN. 05 - A ausência ou duplicidade de etiquetas de controle patrimonial com código de barras em um bem, ou qualquer irregularidade dessa natureza, deverá ser imediatamente comunicada à DIMAT, para que seja identificada e sanada a pendência ou falha. 06 - A não-localização de um bem registrado deve ser imediatamente comunicada à DIMAT, que deverá adotar as providências necessárias, e, caso não o localize, proporá medidas saneadoras à SAT e à SG. 07 - A DIMAT deverá realizar levantamentos físicos rotativos, de forma que, em período predeterminado, todo o estoque tenha sido contado e verificado, mantendo efetivo controle dos estoques quanto às quantidades e ao estado do material. II - INVENTÁRIO 01 - Inventário, para os fins desta IN, é o levantamento e arrolamento físico-financeiro dos bens existentes em todas as unidades do Tribunal e dos materiais de consumo existentes em estoque no almoxarifado, realizado por comissão especialmente nomeada, e que tem por finalidade: a) verificar a existência física dos bens e materiais de consumo; b) informar o estado de conservação dos bens e materiais de consumo; c) confirmar os agentes responsáveis pelos bens; d) verificar a adequação entre os registros dos sistemas administrativo e contábil; e) subsidiar as tomadas de contas, indicando os saldos existentes em 31 de dezembro de cada ano. 02 - É obrigatória a realização de inventário físico anual, destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais em todas as unidades do Tribunal e dos materiais de consumo em estoque no almoxarifado existentes em 31 de dezembro de cada exercício. 03 - Poderá ser realizado inventário eventual em qualquer época, por iniciativa da Administração, ou quando ocorrer algum fato relevante, em especial: a) mudança da sede ou de unidades do Tribunal para outro endereço; b) incêndio, inundação ou outro tipo de calamidade; c) furto de bens e materiais de consumo. 04 - A Administração do Tribunal poderá estabelecer que os inventários sejam também analíticos, quando devem ser verificados os quantitativos e os dados do registro, o estado de conservação, a localização e a confirmação dos detentores de carga patrimonial, de forma a avaliar a gestão dos bens pelos agentes responsáveis e evitar a permanência de material inservível no Órgão. 05 - Poderão ser adotados outros tipos de inventário, sem prejuízo dos definidos nesta IN. 06 - Os inventários devem ser obrigatoriamente encaminhados à SCI do Tribunal. 07 - Os inventários serão realizados por comissão, com no mínimo três membros, nomeada pela Administração, podendo integrá-la quaisquer servidores do Tribunal, com exceção de servidor lotado na SCI. 08 - É permitida a participação de somente um servidor do setor de almoxarifado e um do setor de patrimônio nas comissões de inventário e vedado aos servidores lotados na DIMAT o exercício da presidência dos trabalhos. 09 - Compete à SG expedir portaria de designação da comissões de inventário. 10 - A portaria de constituição das comissões de inventário, além de designar os servidores componentes, com a indicação do seu presidente, deverá fixar o objetivo e o prazo para conclusão dos trabalhos. 11 - A comunicação do início dos trabalhos de inventário às demais unidades deverá ser realizada pela SG. 12 - A SG, mediante solicitação da unidade de almoxarifado deverá informar a todas as unidades o período em que ficará suspensa a distribuição de material e orientar sobre a emissão de requisições prévias relativas a esse período. 13 - Durante a realização de qualquer tipo de inventário, é vedada a movimentação física de material localizado nos depósitos do almoxarifado e do patrimônio e nos demais setores no caso do inventário de patrimônio, exceto em situações de extrema necessidade ou urgência, que devem ser prévia ou imediatamente comunicadas à comissão e à SAT. 14 - A DIMAT deverá fornecer às comissões todas as informações necessárias ao início dos inventários, no prazo de até cinco dias úteis do recebimento do pedido, e, imediatamente, qualquer informação complementar que se fizer necessária. 15 - Os dirigentes das unidades a serem inventariadas deverão: a) possibilitar o livre acesso dos membros da comissão a suas instalações para realização do levantamento e verificação dos bens; b) prestar qualquer informação sobre bem em uso no local de trabalho; c) prestar as informações necessárias, quando eventualmente o bem não estiver no setor ou não for localizado. 16 - Na realização do inventário, e no que couber conforme seja de patrimônio ou de almoxarifado, físico ou analítico, a comissão deverá: a) solicitar os documentos e informações necessárias aos levantamentos; b) verificar e informar a existência física, o estado de conservação dos bens ou materiais de consumo e o seu valor de registro; c) confirmar os agentes responsáveis pelos bens; d) relacionar e identificar com etiqueta removível e numeração própria da comissão os bens que se encontrem sem a etiqueta de controle patrimonial com o código de barras, para que a DIMAT identifique a situação e adote as providências cabíveis; e) verificar e informar quanto às condições de armazenagem e à organização dos estoques ou da reserva técnica nos depósitos do almoxarifado e do patrimônio; f) verificar e informar quanto às condições de segurança dos depósitos do almoxarifado e do patrimônio; g) apresentar relatório ao titular da SG, de forma circunstanciada, descrevendo todas as irregularidades e demais aspectos observados nos trabalhos, além da relação de bens por unidade e detentor de carga; h) elaborar e encaminhar relatório dos materiais em estoque no almoxarifado e, no que se refere às diferenças verificadas, elaborar listagens conclusivas das diferenças para mais (sobras) e para menos (faltas), valor unitário e total do item e valor global das listagens; i) propor à SG as medidas saneadoras que considerar pertinentes. 17 - O relatório de inventário deverá refletir a situação do almoxarifado e do patrimônio tomando por base os registros existentes e o levantamento realizado. 18 - O relatório de inventário deverá ser apresentado no prazo estabelecido na portaria de constituição da comissão. 19 - As questões e pendências apontadas no relatório de inventário anual deverão, sempre que possível, ser examinadas e equacionadas antes do início do inventário anual seguinte, e, em se tratando de inventário eventual, o prazo deverá ser estabelecido pela Administração observando o motivo, as condições de realização e as normas aplicáveis. I - DESFAZIMENTO DE MATERIAL 01 - Desfazimento de material, para os fins desta IN, é o conjunto de medidas através das quais o Tribunal se desfaz de material inservível. 02 - O desfazimento de material deverá ocorrer através de cessão, transferência ou alienação. 03 - Cessão é a movimentação de material por tempo determinado, com troca de responsabilidade, em caráter gratuito, e que poderá ocorrer entre este Tribunal e os outros órgãos ou entidades da Administração Pública Federal Direta, prioritariamente os demais órgãos da Justiça Federal. 04 - Transferência é a movimentação de material, em caráter definitivo e gratuito, entre este Tribunal e os demais órgãos da Justiça Federal, preferencialmente as Seções Judiciárias da 2ª Região. 05 - Alienação de material, bens móveis, subordinada à existência de interesse público devidamente justificado, é a transferência do direito de propriedade do material mediante venda, permuta ou doação, condicionada à avaliação prévia por pessoas habilitadas, e licitação, dispensada esta nos seguintes casos: a) permuta entre órgãos ou entidades da Administração Pública; b) doação exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação; c) venda para outros órgãos ou entidades da Administração Pública. 06 - O material considerado genericamente inservível para o Tribunal deverá ser classificado da seguinte forma: a) ocioso - quando não estiver sendo aproveitado, embora em perfeitas condições de uso; b) recuperável - quando a sua recuperação for possível a um custo não superior a 50% do seu valor de mercado; c) antieconômico - quando sua manutenção for onerosa ou seu rendimento precário, devido ao uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; d) irrecuperável - quando não for possível a recuperação por problemas técnicos ou o custo for superior a 50% do seu valor de mercado. 07 - Compete à comissão de alienação avaliar e preparar os lotes de materiais e realizar os demais procedimentos de alienação através de licitação, conforme a legislação vigente e normas aplicáveis, quando determinado pela autoridade competente do Tribunal. 08 - A avaliação do material deverá ser feita previamente, considerando-se o preço de mercado ou, na impossibilidade de obtê-lo, pelo valor histórico corrigido ou valor atribuído por avaliador competente. 09 - Compete à DIMAT, nos procedimentos indicados neste módulo: a) apoiar a comissão de alienação de material, quando for o caso e no que lhe for pertinente; b) executar as medidas nas modalidades de desfazimento por cessão, transferência e alienação com dispensa de licitação; c) relacionar, classificar e agrupar os materiais inservíveis para fins de desfazimento; d) instruir o processo administrativo com o documento necessário para desfazimento e movimentação de material; e) executar as demais medidas que lhe são pertinentes, conforme definido nesta IN. 10 - Compete aos setores técnicos ou, na ausência destes, aos setores usuários: a) apresentar os pareceres ou informações quanto às condições do material considerado inservível; b) solicitar a exclusão contratual do material nos processos de EOF que tratem da manutenção e/ou seguro, tão logo seja classificado como inservível; c) adotar as demais medidas que lhe são pertinentes, conforme definido nesta IN. 11 - O material ocioso ou recuperável no Tribunal deverá ser transferido para os demais órgãos da Justiça Federal, preferencialmente para as Seções Judiciárias da 2ª Região. 12 - O material antieconômico ou irrecuperável poderá ser transferido, se houver interesse de órgãos da Justiça Federal. 13 - A doação, se atendidas as condições estabelecidas no item 05, alínea "b", deste título, e se devidamente justificada, poderá ser efetuada em favor dos órgãos e entidades a seguir indicados, quando se tratar de material: a) ocioso e recuperável, para órgãos ou entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica ou fundacional, integrantes de qualquer Poder; b) antieconômico e irrecuperável, para Estados e Municípios, Distrito Federal, empresas públicas, sociedade de economia mista, instituições filantrópicas reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público. 14 - Os microcomputadores de mesa, monitores de vídeo, impressoras e demais equipamentos de informática, respectivo mobiliário, peças-parte ou componentes, classificados como ociosos ou recuperáveis, poderão ser doados a instituições filantrópicas reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público que participem de projeto integrante do Programa de Inclusão Digital do Governo Federal, devidamente comprovado. 15 - Os documentos para fins de habilitação ao recebimento de material deverão ser entregues em cópias autenticadas em cartório ou administrativamente, dispensada a autenticação quando se tratar de documento publicado na imprensa oficial e informados os dados da publicação, ou quando tiver sido emitido por órgão público e disponibilizado na Internet para conferência. 16 - Dos órgãos da Justiça Federal, deverá ser solicitado somente expediente assinado pela autoridade competente, informando o material pretendido, o quantitativo, o motivo, ou, conforme o caso, a finalidade. 17 - Dos demais órgãos e entidades da Administração Pública, além do documento previsto no item anterior, deverá ser exigido documento comprovando a habilitação do representante legal. 18 - Das instituições declaradas de utilidade pública pelo Governo Federal e das Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público, exigir-se-ão os documentos previstos nos itens anteriores e a certidão ou certificado de obtenção ou manutenção do título ou qualificação, emitida(o) por órgão do Ministério da Justiça, observando-se a necessidade de comprovação específica para a situação prevista no item 14 deste módulo. 19 - Compete à DIMAT promover a divulgação da disponibilidade do material para cessão, transferência ou doação, que deverá ocorrer, sempre que possível, através de mensagem no SIAFI, da qual deverão constar, no mínimo: a) numeração dos itens, descrição, quantidade e o estado ou classificação do material ou a forma como o interessado poderá tomar conhecimento desses dados; b) informação quanto à prioridade de atendimento aos órgãos da Justiça Federal; c) a forma e o prazo para que os possíveis interessados se manifestem; d) a documentação necessária para fins de habilitação, conforme estabelecido neste módulo de IN; e) informação sobre a responsabilidade exclusiva do destinatário quanto a todas as providências e encargos relativos à retirada e ao transporte do material que venha a lhe ser destinado, em decorrência das operações previstas neste módulo de IN. 20 - Para fins de doação, a divulgação à entidade que não integre a Administração Pública somente poderá ocorrer após o setor responsável pela medida se certificar da habilitação da instituição e do seu representante legal, nos termos da legislação vigente, desta IN e demais normas aplicáveis. 21 - Em decorrência de sugestão de comissão de inventário, de setor técnico, de usuário ou por iniciativa própria quando considerar necessário e conveniente, a DIMAT deverá agrupar e relacionar os materiais considerados inservíveis, para fins de alienação ou outra modalidade de desfazimento prevista nesta IN. 22 - O setor técnico, ao propor desfazimento de material inservível ou disponibilizá-lo para essa finalidade, além de apresentar parecer sobre o estado do material, solicitará à DCONT a exclusão do bem do respectivo contrato de manutenção e/ou seguro. 23 - A permanência indevida de equipamento ou outro material em contrato de manutenção e/ou seguro constitui irregularidade passível de apuração de responsabilidade. 24 - Quando ocorrer a transferência de propriedade de automóvel, a SEG, imediatamente após a assinatura do Termo respectivo e da entrega do bem, deverá providenciar a formalização da operação por meio de documento oficial (Certificado de Registro de Veículo-CRV), a comunicação da mudança de responsabilidade ao Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro (DETRAN-RJ) e demais providências que sejam necessárias. 25 - Nas operações em que ocorra a transferência da posse ou propriedade de computadores, a SEI, com as devidas cautelas, deverá remover dos equipamentos, previamente, todos os arquivos de dados e programas de uso do Tribunal. 26 - Nas movimentações provisórias de computadores para as Seções Judiciárias da 2ª Região, através de cessão, a SEI deverá remover os arquivos de dados e avaliar a possibilidade e conveniência da permanência dos programas de uso deste Tribunal, observando a legislação e as normas específicas. 27 - Os termos de cessão, transferência ou doação deverão ser emitidos pela DIMAT em 03 (três) vias, contendo os seguintes dados e condições, além de outros dispositivos que venham a ser considerados necessários pela Administração : a) o título e o número do documento; b) número do processo administrativo que trate da matéria; c) identificação das partes e de seus representantes legais; d) numeração seqüencial dos itens, quando for o caso; e) número de patrimônio (material permanente) ou código de identificação no estoque (material de consumo); f) unidade de fornecimento, quando for material de consumo; g) quantidade e descrição do material; h) estado e/ou classificação do material; i) documento de aquisição ou incorporação, quando se tratar de material permanente (nota de empenho, nota de lançamento ou equivalente); j) valor de aquisição ou produção do material, por item; k) valor global do termo; l) prazo de vigência, quando se tratar de cessão; m) campos para o local, data e assinatura. 28 - A autorização de desfazimento do material deverá ocorrer por meio de despacho da autoridade competente, em processo administrativo, e implicará autorização dos registros administrativos e contábeis correspondentes a serem realizados pela DIMAT, no momento e na forma previstos nesta IN. 29 - Somente a autoridade competente do Tribunal poderá autorizar a movimentação de material para outros órgãos ou entidades, inclusive nas operações provisórias. 30 - Os registros nos sistemas administrativo e contábil deverão ser efetuados concomitantemente à realização da entrega do material. 31 - No lançamento contábil deverão constar: a) a natureza da operação; b) a descrição resumida do material cedido, transferido ou doado; c) o valor; d) o nome do órgão ou entidade recebedora; e) o número do Termo; f) o número do processo correspondente. 32 - Caso tenha sido anotada pendência relativa a contrato de manutenção e/ou seguro, a DIMAT deverá encaminhar o processo ao setor técnico ou usuário para informar a devida regularização. 33 - Tratando-se de transferência de propriedade de automóvel, a DIMAT deverá enviar o processo à SEG, para que as medidas previstas no item 24 deste módulo sejam informadas e comprovadas no processo. 34 - Caso tenha sido constatada e justificada a impossibilidade ou inconveniência da alienação de material irrecuperável, a DIMAT (ou a comissão de alienação, se for o caso), deverá propor, justificadamente, o abandono ou a inutilização, encaminhando o processo à Secretaria Geral, para fins de apreciação e deliberação. 35 - O abandono ou inutilização de material irrecuperável, quando justificado(a) e autorizado(a), deverá ser executado(a) pela DIMAT, observando-se a legislação ambiental e demais dispositivos legais e técnicos vigentes e aplicáveis. 36 - Os símbolos nacionais, armas, munições, materiais pirotécnicos e outros que possam ocasionar perigo ou transtorno deverão ser inutilizados de acordo com a legislação e normas específicas. 37 - Por ocasião da realização do abandono ou inutilização de material, o setor técnico deverá providenciar a retirada das peças e componentes passíveis de utilização. 38 - A DIMAT deverá emitir o termo de abandono ou inutilização com todos os dados necessários à identificação do material, a indicação da forma, do local e da data em que foi realizado(a), o nome, a matrícula e a assinatura dos servidores responsáveis pela execução e/ou acompanhamento da operação. 39 - O abandono e a inutilização deverão ser registrados pela DIMAT nos sistemas administrativo e contábil, concomitantemente à execução dos trabalhos. II - RECEBIMENTO DE MATERIAL POR CESSÃO, TRANSFERÊNCIA OU DOAÇÃO 01 - Para que seja recebido por cessão, transferência ou doação no Tribunal, o material deverá vir acompanhado dos seguintes documentos ou equivalentes: a) termo de cessão, transferência ou doação, quando a outra parte for órgão ou entidade da Administração Pública; b) termo de doação ou equivalente, preferencialmente acompanhado do original ou cópia da nota fiscal, quando se tratar de doação feita por ente privado. 02 - Os documentos citados no item anterior deverão conter, no mínimo, os dados relativos à identificação das partes e de seus representantes legais, a descrição dos bens e quantidades, os respectivos valores, a data e as assinaturas. 03 - Nas operações de recebimento tratadas neste módulo, o setor técnico ou futuro usuário deverá: a) avaliar previamente a necessidade e a conveniência da operação, inclusive quanto ao estado de conservação do material e eventuais custos de seguro e manutenção futura; b) propor à SG o recebimento do material, informando a sua destinação e/ou aplicação; c) certificar-se do recebimento do material e informar se este está em conformidade com o documento correspondente, previsto no item 01 deste título; d) informar a existência de garantia do material, quando for o caso; e) solicitar a manutenção para o material ou sua inclusão em contrato já existente, quando necessária, após o seu recebimento definitivo e registro, conforme a rotina própria. 04 - O exame e a competente autorização para o recebimento de material previsto neste módulo de IN deverão ocorrer em processo administrativo. 05 - A DIMAT fará o acompanhamento e efetuará os registros do material recebido, nos sistemas de controle administrativo e contábil, no momento adequado. 06 - Imediatamente após os registros de incorporação e tombamento do material (se permanente), a DIMAT deverá providenciar a sua distribuição à unidade destinatária. 07 - Concluídas as rotinas tratadas neste módulo, a DIMAT deverá elaborar relatório, evidenciando a adoção das medidas e a juntada da documentação. 01 - Para os fins desta IN, considera-se irregularidade toda ocorrência que resulte em prejuízo ao Tribunal, relativamente aos bens de sua propriedade, que seja constatada por qualquer servidor no desempenho do trabalho ou resultante de levantamentos em inventários. 02 - Todo servidor do Tribunal poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento ou dano causado aos bens que lhe forem confiados para guarda e uso, e pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer bem que esteja ou não sob sua guarda. 03 - As firmas prestadoras de serviços deverão indenizar o Tribunal, na forma prevista nesta IN, por quaisquer prejuízos que venham a ser causados, direta ou indiretamente, com culpa ou dolo, pelos seus empregados. 04 - A apuração de responsabilidade por irregularidade no trato dos bens do Tribunal ocorrerá em processo administrativo e deverá observar a legislação em vigor, em especial a Lei nº 8.112/1990 e suas alterações. 05 - As irregularidades podem ocorrer por: a) extravio: desaparecimento de bem ou de seus componentes; b) avaria: danificação parcial ou total de bem ou de seus componentes; c) inobservância de prazos de garantia; d) permanência indevida de bens em contrato de manutenção e/ou seguro. 06 - A DIMAT deverá realizar levantamento de verificação de irregularidade, imediatamente após o recebimento do comunicado, e informar por escrito à SAT as providências adotadas, sugerindo as demais medidas que se fizerem necessárias. 07 - Constatada irregularidade, a SG poderá adotar as medidas necessárias à instauração de sindicância, se couber. 08 - Quando se tratar de material que componha jogo ou coleção, as peças ou partes danificadas deverão ser recuperadas ou substituídas por outras com as mesmas características, de forma a preservar a funcionalidade do conjunto, e, quando for o caso, a indenização deverá compensar não só o valor das peças avariadas ou extraviadas, mas, também, o dano causado a todo o conjunto. 09 - O bem entregue a título de reposição e indenização deverá estar acompanhado do documento fiscal correspondente. 10 - Não deve ser objeto de apuração o dano ou desaparecimento de bem cujo valor de mercado, individualmente ou em lote, seja considerado ínfimo em face do custo decorrente das medidas administrativas necessárias. 11 - O valor de avaliação para fins de eventual indenização deverá ser calculado pelo NUCON e conferido pela SCI, considerando os seguintes aspectos básicos: a) adota-se o valor de mercado do bem novo, com base na média de três propostas ou anúncios de fornecedores do ramo ou o valor atualizado de sua aquisição pelo IPCA - Índice de Preços ao Consumidor Amplo (IBGE) ou outro índice que venha a substituí-lo, na impossibilidade de se obter o valor de mercado; b) na hipótese de não se encontrar no mercado bem novo igual àquele avariado ou extraviado, poderá ser pesquisado o valor de mercado de bem similar que cumpra as mesmas finalidades, devendo ser considerados as características do bem avariado ou extraviado, a marca, o modelo e o ano de fabricação; c) para mobiliários e equipamentos em geral, inclusive de informática, deverá ser calculada uma depreciação de 5% a.a. (cinco por cento ao ano) do valor de mercado do bem novo ou de sua atualização, limitada a 50% (cinqüenta por cento) deste; d) livros, obras de arte, antigüidades e bens de valor histórico não deverão ser depreciados em sua avaliação; e) quando necessário, a DIMAT deverá solicitar avaliação por profissional especialista ou servidor do Tribunal de área especializada, segundo as peculiaridades do bem como aspectos artísticos, históricos, tecnológicos; f) quando se tratar de material de procedência estrangeira, a indenização será feita com base no valor de avaliação convertido pelo câmbio vigente na data da indenização; g) a indenização de bens de produção interna deve ser efetuada pelo valor correspondente aos custos de produção de outro bem com as mesmas características. 12 - O valor da indenização, conforme escolha do servidor, poderá ser recolhido através de documento próprio e código a ser fornecido pela SPO ou através de desconto em folha de pagamento, observando-se o disposto sobre reposições e indenizações ao erário na Lei nº 8.112/1990 e suas alterações. 13 - Todo material permanente que tenha sido extraviado deverá ser registrado em conta específica em que permanecerá durante as tentativas de localização, e, caso seja necessária a baixa patrimonial, deverá haver prévia autorização da autoridade competente, em processo administrativo. 14 - No caso de dano irrecuperável decorrente de desgaste normal ou de outros fatores que independem da ação do usuário, a DIMAT deverá propor à Secretaria Geral as medidas de desfazimento e a baixa patrimonial em processo administrativo, observando-se o estabelecido no módulo 06 desta IN. 01 - A cessão de material será admitida entre este Tribunal e as Seções Jurisdicionadas, desde que justificada a impossibilidade e/ou inconveniência da transferência, e registrada em processo administrativo, do qual deverá fazer parte o Termo de Cessão correspondente. 02 - Todos os procedimentos de desfazimento de material deverão obedecer às normas legais pertinentes e as estabelecidas nesta IN. 03 - As situações não previstas nesta IN deverão ser submetidas ao exame e deliberação por parte da autoridade competente deste Tribunal. Rio de Janeiro, 30 de setembro de 2008. JOAQUIM ANTÔNIO CASTRO AGUIAR Presidente MATERIAL ADMINISTRAÇÃO PATRIMÔNIO NORMA http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=57329 |
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