INSTRUÇÃO NORMATIVA 25-011/1992

Normas para a realização de reuniões internas.

Autor principal: Presidência (2. Região)
Tipo de documento: Ato normativo
Idioma: Português
Publicado em: Tribunal Regional Federal (2. Região) 1992
Assuntos:
NORMA
REUNIÃO
TRF - 2. REGIÃO
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spelling oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:574092020-07-22 INSTRUÇÃO NORMATIVA 25-011/1992 Presidência (2. Região) Legislação Tribunal Regional Federal (2. Região) 1992-04-30T00:00:00Z Português Normas para a realização de reuniões internas. INSTRUÇÃO NORMATIVA - IN-25-011/92 REVISÃO /0 ASSUNTO: NORMAS PARA A REALIZAÇÃO DE REUNIÕES INTERNAS EMISSÃO: 08.04.92 VIGÊNCIA: 08.04.92 REFERÊNCIA: ANEXOS: I - ETAPAS DAS REUNIÕES; II - MODELO . DO FORMULÁRIO "MEMÓRIA DE REUNIÃO"; III - INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO "MEMÓRIA DE 1 FINALIDADE 1.1 Estabelecer critérios e procedimentos para a realização de reuniões formais que tenham por objetivo solucionar problemas específicos de determinada área ou proporcionar a necessária interação entre as diversas áreas de atuação no âmbito do Tribunal Regional Federal da 2ª Região. 2 COMPETÊNCIA 2.1 Compete ao órgão que detectar a necessidade de reunião, submeter a seu superior hierárquico sugestão neste sentido. 2.2 No caso de reuniões que envolvam unidades de Secretarias diversas, compete ao superior hierárquico de nível mais alto da unidade proponente submeter à apreciação das demais áreas envolvidas. 2.2.1 Compete, neste caso, ao superior hierárquico de nível mais alto da unidade proponente comunicar a realização da reunião à Secretaria Geral. 2.3 Aprovada a realização da reunião, compete ao integrante de maior grau hierárquico da unidade proponente, no caso de sua participação, ou ao integrante que provocou a realização da reunião, o papel de coordenador da mesma, devendo solicitar o devido comparecimento às áreas envolvidas. 2.4 Compete ao coordenador da reunião a elaboração de sua pauta, incluindo temas a serem discutidos por solicitação dos demais participantes. 2.5 Compete a um dos participantes, designado na reunião pelo coordenador, o papel de registrador dos temas debatidos. 2.6 Compete ao coordenador da reunião distribuir aos participantes, as cópias do formulário "Memória de Reunião", devidamente preenchidas. 2.7 Compete às áreas interessadas na efetivação das providências a serem tomadas e registradas no formulário "Memória de Reunião", a verificação dos prazos assinalados para a adoção das mesmas. 3 PROCEDIMENTOS 3.1 A unidade ao detectar a necessidade de reunião encaminha, por ofício, a sugestão a seu superior hierárquico, propondo dia, local e horário, bem como a indicação dos assuntos a serem tratados e os participantes. 3.2 Constatada a necessidade da reunião, o superior hierárquico mais elevado da unidade encaminha a proposta às áreas envolvidas, a fim de planejar a realização da mesma, conforme o anexo I. 3.3 Aprovada a proposta, a unidade proponente elabora o planejamento da reunião, estabelecendo a pauta de acordo com as sugestões apresentadas pelas demais áreas envolvidas, até um dia antes da realização da mesma. 3.4 O planejamento é encaminhado, através de ofício, à Secretaria Geral, nos termos do item 2.2.1., no caso de reuniões que envolvam unidades de Secretarias diversas. 3.5 O coordenador da reunião, com base no planejamento, providencia a adequação do local e o material didático necessário à sua realização. 3.6 Durante a reunião o registrador providencia as devidas anotações no formulário "Memória de Reunião" (anexo 11). 3.7 O registrador, ao término da reunião, submete o formulário "Memória de Reunião" à aprovação dos demais integrantes, para posterior assinatura. 3.8 O coordenador da reunião distribui aos participantes, no prazo de 48 horas após a realização da mesma, as cópias do formulário "Memória de Reunião", devidamente preenchidas, aprovadas e assinadas. PAULO FREITAS BARATA Presidente Tribunal Regional Federal da 2ª Região ANEXO I ETAPAS DAS REUNIÕES 1. PREPARAÇÃO DA REUNIÃO 1.1 - Elaborar a lista dos participantes. 1.2 - Estabelecer e comunicar aos participantes dia, horário e local da reunião. 1.3 - Identificar temas gerais objetivando a motivação de debates. 1.4 - Preparar local e material didático necessário. 2. DESENVOLVIMENTO DA REUNIÃO 2.1 - Abertura da reunião com exposição dos objetivos a serem alcançados. 2.2 - Apresentação dos participantes para integração do grupo, quando necessário. 2.3 - Levantamento dos temas a serem debatidos e priorização dos mesmos. 2.4 - Registro dos problemas apresentados e das soluções propostas. 2.5 - Encerramento da reunião. 3. CONCLUSÃO DA REUNIÃO 3.1 - Leitura do formulário "Memória de Reunião" e adequação final do texto. 3.2 - Aprovação do teor contido no formulário "Memória de Reunião" através da assinatura dos participantes. 3.3 - Distribuição do relatório final em 48 (quarenta e oito) horas, impreterivelmente. ANEXO II MODELO DE FORMULÁRIO "MEMÓRIA DE REUNIÃO" (FRENTE) (*) Leia no CONTEÚDO DIGITAL o texto completo, incluindo o(s) anexo(s). ANEXO II MODELO DE FORMULÁRIO "MEMÓRIA DE REUNIÀO" (VERSO) (*) Leia no CONTEÚDO DIGITAL o texto completo, incluindo o(s) anexo(s). ANEXO III NOME DO FORMULÁRIO: MEMÓRIA DE REUNIÃO FINALIDADE: Registrar os assuntos discutidos em reuniões e as providências decorrentes. Nº DE VIAS: 1 (uma) DESTINAÇÃO: Original para arquivo do coordenador da reunião e cópias para os arquivos dos demais participantes. CAMPO INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO 01 Preencher, colocando o local da reunião, a data, o horário do início e do término, os nomes do solicitante, coordenador e registrador, bem como, o objetivo da reunião. 02 Utilizar numeração seqüencial dos itens, à medida em que os mesmos forem sendo debatidos. 03 Descrever o assunto tratado de forma sintética, porém com clareza e objetividade. 04 Descrever sinteticamente a providência a ser tomada. 05 Designar o responsável pela adoção da providência. 06 Preencher com a data fixada como limite para adoção da providência descrita. 07 Assinalar o número de dias úteis existentes entre a data da realização da reunião e a data limite, possibilitando melhor visualização do prazo concedido ao responsável designado para a adoção da providência. 08 Acrescentar esclarecimentos necessários pertinentes à realização da reunião, tais como: ausências, saídas antes do término, assuntos retirados de pauta, comunicações, etc. 09 Relacionar nominalmente os participantes da reunião. 10 Reservado para conter a assinatura dos participantes após a leitura e aceitação dos termos registrados. 11 Caso haja necessidade de outra reunião, colocar a data da sua realização. 12 No caso de preenchimento do campo 11, sintetizar o principal tema em pauta na próxima reunião. NORMA REUNIÃO TRF - 2. REGIÃO http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=57409
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