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oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:574102020-07-22 INSTRUÇÃO NORMATIVA 25-01/1996 Legislação Presidência (2. Região) Português Metodologia para emissão de instrução normativa. ASSUNTO MÓDULO FOLHAS GENERALIDADES 01 01/03 PLANO DE NUMERAÇÃO 02 01/03 FORMA DE APRESENTAÇÃO E ARQUIVAMENTO 03 01/02 ELABORAÇÃO 04 01/06 EMISSÃO E DISTRIBUIÇÃO 05 01/02 IMPLANTAÇÃO, MANUTENÇÃO E AVALIAÇÃO 06 01/03 DISPOSIÇÕES FINAIS 07 01/01 ANEXOS 08 01/14 I - REFERÊNCIA 01 - Lei nº. 8.472/92 (arts. 2º e 5º, II) e RI/CJF (arts. 3º e 4º, II). 02 - Resolução nº. 066, de 30 de novembro de 1992, que dispõe sobre os atos administrativos do Conselho da Justiça Federal, e Resolução nº. 082, de 15 de abril de 1993 do Conselho da Justiça Federal, que cria o Sistema de Desenvolvimento Organizacional da Justiça Federal. II - FINALIDADE 01 - Estabelecer critérios a serem observados na elaboração, divulgação e alteração de Instruções Normativas, no âmbito da Justiça Federal, de forma a disciplinar essas atividades. III - CONCEITO BÁSICO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA 01 - Documento de organização e ordenamento administrativo interno, que se constitui no instrumento formal destinado a veicular diretrizes, normatização de métodos e procedimentos, padronização de serviços e materiais, bem como regulamentar matéria específica e orientar os dirigentes e os servidores no desempenho de suas atribuições. IV - OBJETIVOS DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS 01 - Assegurar o eficiente conhecimento das políticas e diretrizes estabelecidas, bem como dos procedimentos necessários para o desempenho das atividades das diversas unidades administrativas. 02 - Assegurar a uniformização de materiais, métodos, procedimentos e terminologia a serem empregados nos serviços em todos os níveis. 03 - Assegurar a compatibilidade dos métodos e procedimentos entre si e desses com as linhas de ação do sistema. 04 - Facilitar o acesso às informações de interesse dos SISTEMAS da Justiça Federal. 05 - Manter um canal eficiente de transferência de conhecimentos no âmbito da Justiça Federal. 06 - Racionalizar a utilização dos recursos necessários à elaboração, divulgação e atualização dos documentos normativos. 07 - Assegurar a uniformidade de apresentação, organização e disposição de conteúdos dos documentos, visando facilitar sua utilização. 08 - Auxiliar na racionalização e na uniformização do desenvolvimento de pessoal dos SISTEMAS. V - CONVENÇÕES 01 - Os Tribunais Regionais Federais são mencionados nesta Instrução Normativa apenas como Tribunal(is). 02 - Os órgãos componentes da estrutura organizacional são referenciados como áreas. 03 - Os titulares dos órgãos são referenciados como dirigentes e os funcionários como servidores. 04 - A(s) Instrução(ões) Normativa(s) é(são) citada(s) como IN(s). 05 - A Secretaria de Desenvolvimento Organizacional e Administrativo do Conselho da Justiça Federal é mencionada como "unidade técnica central de Desenvolvimento Organizacional". 06 - Os órgãos de Desenvolvimento Organizacional dos Tribunais são mencionados como "unidades técnicas setoriais de Desenvolvimento Organizacional". 07 - Os órgãos de Desenvolvimento Organizacional das Seções Judiciárias são mencionados como "unidades técnicas seccionais de Desenvolvimento Organizacional". 08 - A expressão logotipo corresponde: a) no âmbito do Conselho da Justiça Federal, ao Brasão da República acrescido das inscrições PODER JUDICIÁRIO E CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL, abreviado ou por extenso; b) no âmbito dos Tribunais, ao Brasão da República acrescido das inscrições PODER JUDICIÁRIO e da identificação do TRIBUNAL, abreviada ou por extenso; c) nas Seções Judiciárias, ao Brasão da República acrescido das inscrições PODER JUDICIÁRIO E JUSTIÇA FEDERAL DE 1ª INSTÂNCIA. 01 - As Ins são classificadas ordenadamente, utilizando-se codificação lógica e sistemática, de modo a permitir fácil localização e manutenção. 02 - O esquema de numeração caracteriza-se por uma estrutura de 04 (quatro) dígitos numéricos, precedidos da sigla IN, com os seguintes critérios: IN - AB - CC SIGLA DE INSTRUÇÃO NORMATIVA CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO EMISSOR CÓDIGO IDENTIFICADOR DO SISTEMA CÓDIGO IDENTIFICADOR DO SUBSISTEMA 02.1 - CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO EMISSOR - representado pelo primeiro dígito numérico. Refere-se ao código fixo, atribuído pelo Conselho da Justiça Federal, para identificação do órgão emissor, conforme especificado a seguir: ÓRGÃO EMISSOR CÓDIGO DE IDENTIDICAÇÃO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL 0 TRF - 1ª REGIÃO 1 TRF - 2ª REGIÃO 2 TRF - 3ª REGIÃO 3 TRF - 4ª REGIÃO 4 TRF - 5ª REGIÃO 5 02.2 - CÓDIGO IDENTIFICADOR DO SISTEMA - representado pelo segundo dígito numérico. Caracteriza as grandes áreas de atividades desenvolvidas pelo Conselho da Justiça Federal e pelos Tribunais, conforme especificado a seguir: a) SISTEMA 1 - ASSUNTOS JUDICIÁRIOS; b) SISTEMA 2 - PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS; c) SISTEMA 3 - RECURSOS HUMANOS; d) SISTEMA 4 - ADMINISTRAÇÃO; e) SISTEMA 5 - DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL; f) SISTEMA 6 - CONTROLE INTERNO; g) SISTEMA 7 - INFORMÁTICA; h) SISTEMA 8 - BENEFÍCIOS SOCIAIS. 02.3 - CÓDIGO IDENTIFICADOR DO SUBSISTEMA - representado pelo terceiro e quarto dígitos. Caracteriza os grupos de funções afins ou grupo de informações dentro de cada SISTEMA. EXEMPLO PRÁTICO: IN - 05 - 01 ÓRGÃO EMISSOR: CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL SISTEMA 5 (DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL) SUBSISTEMA 01 (METODOLOGIA PARA EMISSÃO DE IN) 02.3.1 - OS SUBSISTEMAS particularizam tipos específicos de informações ou funções dentro de cada SISTEMA e são representados pela própria denominação da IN. 02.3.2 - No módulo 08 - ANEXOS - são apresentados os principais exemplos de SUBSISTEMAS que podem ser normatizados através de Ins. 03 - Os códigos numéricos dos SISTEMAS são estabelecidos com base no agrupamento das diferentes atividades desenvolvidas na Justiça Federal, em função, exclusivamente, de sua natureza e não das unidades administrativas responsáveis pela sua proposição. 04 - Os códigos dos SUBSISTEMAS são estabelecidos pelas unidades técnicas central e setoriais de Desenvolvimento Organizacional, de acordo com os respectivos SISTEMAS e com a ordem seqüencial de Ins emitidas em cada um. 01 - As INs devem ser apresentadas rigorosamente dentro dos padrões preestabelecidos de composição gráfica e impressão, de modo a assegurar uniformidade de apresentação e legibilidade de leitura. 02 - A edição das INs ocorre através do formulário INSTRUÇÃO NORMATIVA, em folhas avulsas, no padrão A-4 (210X297mm) ou através de formulário contínuo microsserrilhado, de 8/11 polegadas, próprio para impressão e reprodução por meio de processamento eletrônico de dados. 03 - Os padrões de margem superior, inferior, direita e esquerda encontram-se especificados no módulo 08 - ANEXOS. 04 - As INs devem ser arquivadas por SISTEMAS, em pastas especiais, distribuídas e controladas pelas unidades técnicas central e setoriais de Desenvolvimento Organizacional. 04.1 - Cada SISTEMA deve ter uma pasta inicial VOLUME I (VOL-I), devendo ser utilizadas tantas pastas (tipo VOL-I, VOL-II, ..., VOL-N) quantas forem necessárias, em razão do quantitativo de SUBSISTEMAS. 04.2 - As INs devem ser arquivadas, na pasta própria, em ordem decrescente de numeração, por SISTEMA. 04.3 - A folha inicial de cada pasta é destinada ao ÍNDICE das INs que ela contém. 05 - As pastas destinadas ao arquivamento das INs possuem as seguintes características: a) confeccionadas em PVC camurça branca e revestimento externo em PVC cristal, nas dimensões de 315mmx230mmx40mm; b) ferragens internas e pinos de encaixe; c) capacidade interna de 30mm; d) dizeres no anverso: - logotipo do Tribunal Regional Federal da 2ª Região; - INSTRUÇÕES NORMATIVAS; e) dizeres na lombada: - logotipo reduzido do Tribunal; - INSTRUÇÕES NORMATIVAS; f) dizeres na etiqueta de identificação (lombada): - código e nome do SISTEMA; - número do volume da pasta (VOL-......). 06 - As INs são separadas, dentro das pastas, por divisores em PVC sarjado, com projeção para identificação. 07 - As pastas contendo as INs pertencem às unidades administrativas a que são destinadas e devem ser colocadas em local acessível a todos os servidores. 01 - As INs devem ser elaboradas da seguinte forma: a) com a participação efetiva da área à qual o assunto (SISTEMA/SUBSISTEMA) esteja afeto; - a área responsável pelo assunto produz a minuta da IN, ouvindo as demais áreas envolvidas em seu âmbito de atuação e a encaminha para a unidade técnica central e setorial de Desenvolvimento Organizacional, conforme o caso; - a unidade técnica central ou setorial de Desenvolvimento Organizacional procede à análise e aos ajustes quanto à padronização; b) pelas unidades técnicas central ou setoriais de Desenvolvimento Organizacional, mediante consulta às diversas áreas do Conselho da Justiça Federal, dos Tribunais ou das Seccionais. 01.1 - As INs analisadas e padronizadas pelas unidades técnicas seccionais de Desenvolvimento Organizacional devem ser submetidas à unidade técnica setorial de Desenvolvimento Organizacional respectiva, que centraliza a padronização final e o controle de emissão, além de providenciar a sua aprovação. 02 - As INs devem ser elaboradas sempre que: a) métodos ou procedimentos já empregados no trabalho corrente não estiverem formalizados em documento escrito; b) novos métodos ou procedimentos tiverem que ser implantados; c) métodos e procedimentos existentes tiverem que ser alterados ou uniformizados; d) materiais e equipamentos tiverem que ser implantados ou padronizados. 03 - Na elaboração das INs devem ser tomados os seguintes cuidados: a) verificar se algum documento sobre o mesmo assunto já existe ou está sendo elaborado no SISTEMA da Justiça Federal; b) prever criteriosamente os benefícios resultantes da aplicação da IN; c) definir precisamente as áreas de aplicação e a natureza da IN; d) assegurar a compatibilidade com outras normas, diretrizes ou com a legislação em vigor; e) assegurar que o conteúdo da IN obedeça à estrutura de classificação estabelecida no Plano de Numeração, de modo que entre o código e o conteúdo haja uma correspondência inequívoca; f) obedecer aos padrões estabelecidos nesta IN. 04 - A fim de permitir a distribuição dos assuntos dentro da IN, é utilizado o campo denominado MÓDULO. 05 - Os MÓDULOS possuem a seguinte composição e esquema de numeração: a) MÓDULO 00 - ÍNDICE; b) MÓDULO 01 - GENERALIDADES; c) MÓDULO 02 A N-1 - ASSUNTOS ESPECÍFICOS; d) MÓDULO FINAL (N) - DISPOSIÇÕES FINAIS; e) MÓDULO N+1 - ANEXOS. 05.1 - No MÓDULO 00 - ÍNDICE - devem constar o título de cada módulo, o número de cada módulo, o número da folha inicial e da folha final de cada módulo, tomando-se como exemplo o índice desta IN. 05.2 - No MÓDULO 01 - GENERALIDADES - devem ser incluídas as referências, os objetivos, os conceitos e outros assuntos que não vierem a integrar os assuntos específicos. 05.3 - Nos MÓDULOS 02 A N-1 - ASSUNTOS ESPECÍFICOS - devem ser incluídos os assuntos pertinentes à finalidade ou aos objetivos da IN emitida. 05.4 - No MÓDULO FINAL (N) - DISPOSIÇÕES FINAIS - devem ser incluídos os assuntos pertinentes, não mencionados nos módulos anteriores, o termo de aprovação da IN e as alterações posteriores à primeira aprovação. 05.5 - No MÓDULO N+1 - ANEXOS - devem ser incluídos os modelos de formulários, impressos e outros documentos, referenciados na IN, acompanhados de suas respectivas especificações e instruções de preenchimento. 06 - O desdobramento em MÓDULOS proporciona: a) flexibilidade na distribuição de assuntos; b) facilidade na substituição de páginas decorrentes de alterações, inclusões ou exclusões; c) economia de serviços e materiais. 07 - Havendo necessidade, o módulo pode ser dividido em títulos, precedidos de numeração em algarismos romanos e sublinhados, proporcionando, assim, a flexibilidade necessária à distribuição dos assuntos dentro de cada módulo. 08 - O assunto exposto em uma IN é desenvolvido em itens numerados, em cada módulo, ou, quando for o caso, em cada título, em algarismos arábicos, a partir de 01. 08.1 - Para pormenorizar o assunto tratado, pode-se, de acordo com a Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT, subdividir os itens em: a) subitens, numerados com algarismos arábicos (01.1), até o máximo de 05 (cinco) algarismos (01.1.2.6.1); b) alíneas ordenadas alfabeticamente (a, b, c,...); c) subalíneas, marcadas com hífen (-). 08.2 - Os itens e subitens são iniciados com letras maíusculas e terminados por ponto final. Sua numeração é separada do texto por hífen. Exemplo: "10.2.1 - As mensagens aqui tratadas...". 08.3 - As alíneas e subalíneas são iniciadas por letras minúsculas, salvo quando regra gramatical ou ortográfica determinar o contrário, e finalizadas por ponto e vírgula, com exceção do último período, que recebe ponto final. 08.3.1 - As alíneas são separadas do texto por parênteses. Exemplo:" a) a área responsável..." 08.4 - A margem esquerda do período deve ter o primeiro caractere sob a primeira letra do texto anterior, segundo sua hierarquia. Exemplo: 01 - TEXTO...................................................item 01.1 - TEXTO..................................subitem 01.1.1 - TEXTO....................subitem a) TEXTO;..................alínea - TEXTO...........subalínea 08.5 - O item ou qualquer período terminado com dois pontos deve prosseguir com a inclusão de alíneas. 09 - Para o desenvolvimento do texto de uma IN, devem ser observadas as seguintes regras: a) a redação deve primar pela objetividade, clareza, concisão e correção; b) evitar o uso de abreviaturas, salvo quando, na primeira referência, for seguida do nome ou título completo discriminado; c) citar as unidades administrativas como "áreas", seguindo-se a atividade das mesmas, pois, ocorrendo mudanças em suas denominações, não é necessário alterar o texto. Exemplo: área de Planejamento, área de Pessoal,...; d) escrever todos os períodos, preferencialmente, na forma afirmativa; e) escrever em caixa mista (maiúsculas e minúsculas) as palavras indicativas de função, unidade ou área, tais como Diretor, área de Recursos Humanos, etc. 10 - A numeração das folhas das INs deve ser iniciada a cada módulo, utilizando-se, para tanto, o campo próprio (lado superior direito) do formulário. 10.1 - A numeração seqüencial seguida da numeração indicativa do total de páginas de cada módulo (ex: 01/03) somente deve ser utilizada no índice, de forma a facilitar as suas substituições e evitar custos desnecessários quando houver revisão. 10.2 - No cabeçalho das folhas das INs, o módulo que contém os anexos deve ter o título "ANEXOS", sem qualquer numeração. 11 - As INs com características de operacionalização mais complexas ensejam a produção de fluxograma para melhor compreensão dos usuários. 12 - As INs devem conter a assinatura do competente emissor, no módulo Disposições Finais, aposta sobre o seu nome completo em letras maiúsculas e a função em caixa mista. As demais folhas, incluindo-se os anexos, devem ser rubricadas junto à margem inferior direita. 13 - A emissão de INs e a designação de números são centralizados nas unidades técnicas central e setoriais de Desenvolvimento Organizacional, de modo a garantir eficiente e seguro controle. 01 - São competentes para assinar INs no âmbito do Tribunal: a) o Presidente do Tribunal - diretrizes e procedimentos normativos; b) o Corregedor do Tribunal - assuntos específicos de sua competência. 02 - Cabe ao Tribunal definir as unidades que devem receber exemplares das INs emitidas. 03 - Às unidades administrativas que receberem as INs cabe a responsabilidade de mantê-las devidamente organizadas e atualizadas. 04 - As INs emitidas devem ser enviadas aos usuários pelas unidades técnicas central ou setoriais de Desenvolvimento Organizacional, conforme o caso, através do formulário GUIA DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO NORMATIVO. 04.1 - A GUIA DE ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTO NORMATIVO esclarece e orienta o órgão recebedor sobre os procedimentos que deve adotar. 04.2 - No caso de substituição, o material substituído deve ser devolvido à unidade técnica de Desenvolvimento Organizacional respectiva para controle de recebimento. 05 - Cópias de todas as INs implantadas no Conselho da Justiça Federal e nos Tribunais devem ser encaminhadas, para conhecimento, às demais unidades técnicas de Desenvolvimento Organizacional. 06 - As solicitações de INs já distribuídas devem ser dirigidas às unidades técnicas central ou setoriais de Desenvolvimento Organizacional, conforme o caso, através de memorando ou telex, devidamente fundamentadas. 06.1 - Cabe à unidade técnica central de Desenvolvimento organizacional manter o cadastro de INs em vigor devidamente atualizado, publicando-o no Boletim Interno para conhecimento das demais áreas. 01 - As INs entram em vigor a partir da data de sua aprovação, salvo se contiverem instrução diversa. 02 - Após distribuídas, as INs passam à responsabilidade dos dirigentes das unidades administrativas, que devem, de imediato, providenciar sua divulgação junto aos seus subordinados. 03 - As INs são implantadas: a) na sede do Tribunal: - pelas áreas coordenadoras dos assuntos (subsistemas), com a participação e o acompanhamento da unidade técnica setorial de Desenvolvimento Organizacional; - pela unidade técnica setorial de Desenvolvimento Organizacional, com a anuência e a participação das áreas coordenadoras dos assuntos; b) nas Seções Judiciárias: - pelas unidades administrativas que irão executá-las, sob a supervisão e a orientação da área coordenadora do assunto na sede do Tribunal, com o acompanhamento da unidade técnica seccional de Desenvolvimento Organizacional, e, quando preciso, da unidade técnica setorial de Desenvolvimento Organizacional. 04 - Sempre que necessário, a implantação deve ser acompanhada de treinamento pela área coordenadora do subsistema. 05 - As unidades técnicas central e setoriais de Desenvolvimento Organizacional devem manter arquivo e controle de todas as INs implantadas, inclusive as revogadas e alteradas. 06 - A reprodução da IN, no todo ou em parte, só pode ser realizada pelas unidades técnicas central e setoriais de Desenvolvimento Organizacional ou com autorização expressa destas. 07 - Após implantadas, as INs devem ser testadas na prática pelas áreas envolvidas, por um período de 06 (seis) meses, após o qual podem ser efetuadas as alterações necessárias. 07.1 - As alterações demandadas por mudanças na legislação, atualização de valores e assemelhados devem ser efetuadas independentemente do período de teste das INs. 08 - Havendo necessidade de alterar qualquer IN em vigor, a área interessada deve dirigir-se às unidades técnicas central ou setoriais de Desenvolvimento Organizacional, conforme o caso, através do formulário SUGESTÃO DE ALTERAÇÃO DE DOCUMENTO NORMATIVO, fundamentando sua solicitação. 08.1 - As alterações podem ser dos seguintes tipos: a) EVOLUTIVAS (de aprimoramento); b) ADAPTATIVAS (por alteração de legislação); e c) CORRETIVAS (para corrigir possíveis falhas). 08.2 - A área coordenadora do assunto (SISTEMA/SUBSISTEMA) deve manter-se permanentemente informada sobre as alterações, sendo de sua responsabilidade manter as INs atualizadas. 08.3 - As alterações devem ser registradas no campo "data de revisão" do formulário INSTRUÇÃO NORMATIVA. 08.3.1 - O módulo alterado deve ter o campo "data da revisão" preenchido com a data da última alteração, no formato mm/aa. Os demais módulos permanecem inalterados. 08.4 - As unidades técnicas central e setoriais de Desenvolvimento Organizacional devem encaminhar anualmente aos usuários uma relação das alterações efetuadas no período. 09 - Anualmente, até 31 de março, as unidades técnicas central e setoriais de Desenvolvimento Organizacional devem emitir relação de INs implantadas, por SISTEMA. 10 - Os dirigentes dos Tribunais, em todos os níveis hierárquicos, devem estabelecer um método permanente de avaliação dos resultados obtidos com a aplicação das INs, objetivando possibilitar o seu aprimoramento, adaptação e, se for o caso, correção. 11 - As unidades técnicas central e setoriais de Desenvolvimento Organizacional, para efeito de avaliação ou aprimoramento, podem proceder a levantamentos, pesquisas e entrevistas no âmbito de sua área de atuação, levantando rotinas e procedimentos, de modo a sugerir, modificações que visem à racionalização e à melhoria de produtividade. 12 - A revogação de uma IN ocorre: a) parcialmente: - quando seu conteúdo é revisado e sofre poucas alterações; ou - quando há emissão de outra IN que altere alguns de seus itens. b) totalmente: - através da emissão de outra IN que verse sobre o mesmo assunto, substituindo-a completamente; ou - através de Portaria do Presidente do Tribunal, simplesmente extinguindo-a. 01 - Compete ao Secretário-Geral do Conselho da Justiça Federal ou Diretor-Geral da Secretaria dos Tribunais, conforme o caso, assessorado pela unidade técnica de Desenvolvimento Organizacional respectiva, dirimir dúvidas e examinar sugestões que visem ao aprimoramento das INs. 02 - Fazem parte integrante desta IN os anexos constantes do módulo 08. 03 - As INs emitidas antes dessas alterações devem ser mantidas, até que se tornem necessárias atualizações em seu conteúdo, quando, então, serão enquadradas nos moldes ora implantados. 04 - Esta IN entra em vigor a partir desta data revogando-se a IN-25-001/91-REV/2 e demais disposições anteriores. Rio de Janeiro, 13 de dezembro de 1996. NEY MAGNO VALADARES Presidente METODOLOGIA ELABORAÇÃO INSTRUÇÃO NORMATIVA ALTERAÇÃO DIVULGAÇÃO NORMA TRF - 2. REGIÃO http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=57410 |
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