INSTRUÇÃO NORMATIVA 25-010/1992

Normas para a implantação do sistema informatizado de controle do protocolo administrativo.

Autor principal: Presidência (2. Região)
Tipo de documento: Ato normativo
Idioma: Português
Publicado em: Tribunal Regional Federal (2. Região) 1992
Assuntos:
NORMA
INSTALAÇÃO
SISTEMA
INFORMATIZAÇÃO
CONTROLE
PROTOCOLO
PROCESSO ADMINISTRATIVO
TRF - 2. REGIÃO
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spelling oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:574112020-07-22 INSTRUÇÃO NORMATIVA 25-010/1992 Presidência (2. Região) Legislação Tribunal Regional Federal (2. Região) 1992-09-30T00:00:00Z Português Normas para a implantação do sistema informatizado de controle do protocolo administrativo. INSTRUÇÃO NORMATIVA - IN-25-010/92 REVISÃO / 1 ASSUNTO: NORMAS PARA A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA INFORMATIZADO DE CONTROLE DO PROTOCOLO ADMINISTRATIVO EMISSÃO: 24.09.92 VIGÊNCIA: 24.09.92 REFERÊNCIA: ANEXOS: I - FLUXOGRAMA DO CADASTRAMENTO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS; II - FLUXOGRAMA DE MOVIMENTAÇÃO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS NO SISTEMA; III - ROTEIRO COM AS PRINCIPAIS ROTINAS DO SISTEMA DE PROTOCOLO ADMINISTRATIVO; IV - MODELO DA GUIA DE REMESSA (GR/PROT); V - MODELO DO FORMULÁRIO "APOIO AO PROTOCOLO ADMINISTRATIVO"; VI - INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO "APOIO AO PROTOCOLO ADMINISTRATIVO". 1 FINALIDADE 1.1 Regulamentar a implantação e o funcionamento do Sistema de Controle do Protocolo Administrativo, bem como estabelecer critérios e procedimentos a serem adotados pelas unidades administrativas do Tribunal Regional Federal da 2ª Região, no sentido de manter uma base de dados de todos os processos, controlar a movimentação dos mesmos pelos órgãos internos e disciplinar o encaminhamento aos órgãos externos, quando for o caso. 2 CONCEITO DE SISTEMA DE CONTROLE DO PROTOCOLO ADMINISTRATIVO 2.1 É o sistema informatizado que possibilita o acompanhamento e o controle do Fluxo dos Processos Administrativos, através de terminais instalados nos Gabinetes e nas unidades administrativas, fornecendo a localização exata dos processos, a qualquer momento. 3 COMPETÊNCIA 3.1 Compete à Secretaria Geral (SG), à Secretaria de Recursos Humanos (SRH) e à Secretaria de Administração (SAD) realizarem a abertura de Processos Administrativos, considerando a sua área de atuação. 3.2 Compete, também, à SG, à SRH e à SAD iniciar o tratamento Eletrônico de Dados, ou seja, fazer o cadastramento inicial mediante o registro dos dados básicos (número, assunto, nome do requerente, etc.) e demais tarefas pertinentes ao serviço. 3.3 Compete, ainda, à SG, à SRH e à SAD informarem, mediante despacho, as alterações que se fizerem necessárias no decorrer do processo. 3.4 Compete à Secretaria de O&M e Informática (SOI) colocar à disposição dos órgãos usuários o Sistema de Protocolo Administrativo, diariamente, das 9 às 19 horas. 3.5 Compete, também, à SOI realizar as rotinas de backup de segurança, bem como fornecer suporte técnico e operacional do sistema aos usuários. 3.6 Compete à Divisão de Protocolo, Expedição e Reprografia (DIPER) encaminhar os processos a órgãos destinatários externos, listando, somente neste caso, 2 (duas) vias da Guia de Remessa (GR/PROT). 4 PROCEDIMENTOS 4.1 Fica estabelecido o horário das 11 às 19 horas para o recebimento dos expedientes a serem incluídos e autuados pelos órgãos competentes, mencionados anteriormente. Os pedidos recebidos após este horário serão incluídos no primeiro dia útil seguinte. 4.2 O cadastramento será identificado por etiqueta própria, colada na capa, onde constará o número do feito, o tipo de processo, os nomes dos requerentes, a data do cadastro e o assunto. 4.3 A tipificação dos processos será feita em observância às normas em vigor, acrescentando-se ao número do processo a terminação EOF, para os casos de processos de aquisição de material, serviços ou obras, originados na Secretaria de Administração, PES para os processos referentes a vantagens e benefícios funcionais, originados na Secretaria de Recursos Humanos e ADM nos demais casos, cujo cadastramento inicial será feito na Secretaria Geral. 4.4 Os processos anteriores à implantação do Sistema de Controle do Protocolo Administrativo serão incluídos gradativamente no sistema por ocasião de sua tramitação nos órgãos mencionados no subitem anterior. 4.5 Os processos administrativos, cuja matéria seja de competência do Pleno Administrativo ou do Conselho de Administração, serão encaminhados, mediante despacho do Exmo. Sr. Presidente, à Divisão de Distribuição Registro e Autuação (DIDRA), para que a mesma realize o cadastramento, registro e distribuição ao relator no Sistema de Controle Processual (SIAPRO). Este procedimento tem por objetivo a liberação de tais processos, no referido sistema, para a emissão de Termo, Pauta, Ata, Estatística, dentre outros relatórios não disponíveis no Sistema de Controle do Protocolo Administrativo. 4.6 Todo processo administrativo reautuado pela DIDRA, mediante despacho da autoridade competente, deverá conter a respectiva etiqueta de identificação aposta na contracapa e na primeira folha subseqüente às já existentes. 4.7 Os processos administrativos cadastrados no Sistema de Processos Judiciais, sob o grupo 523, referentes ao item XIV, do Regimento Interno (Processo Administrativo - PA), com exceção dos redistribuídos a outros órgãos julgadores, deverão ser remanejados ao Sistema de Controle do Protocolo Administrativo, via programação de computador, conservando-se a numeração anterior como base de referência. 4.8 Os processos administrativos em tramitação no Pleno e no Conselho de Administração, classificados como Grupo "523 - Processo administrativo (PA)" no Sistema de Controle Processual (SIAPRO), devem ser enviados à DIDRA para serem alterados para a classe 524 ou 525, respectivamente, Processo Administrativo e Processo Administrativo (CA), ficando liberados para movimentação de fases processuais, uma vez que o Grupo 523 não poderá mais ser movimentado neste sistema. 4.9 Os processos oriundos das Seções Judiciárias vinculadas ao Tribunal Regional Federal da 2ª Região e destinados à Secretaria Especial de Controle Interno (SCI) para a devida auditoria serão cadastrados apenas no microcomputador instalado na referida Secretaria. 4.10 A movimentação dos processos pelos órgãos far-se-á primeiramente com o registro do setor destinatário, seguindo-se a emissão da GR/PROT emitida automaticamente pelo sistema, procedimentos estes que têm como objetivo garantir a fidelidade dos dados registrados através da computação eletrônica. 4.11 A remessa do processo ao destinatário realizar-se-á no mesmo dia em que a movimentação for atualizada no sistema, sendo terminantemente proibida a inclusão de datas anteriores ao registro. Para tanto, o setor destinatário deverá anotar a hora de chegada do processo na própria GR/PROT. 4.12 Na movimentação dos processos, entre os serviços de um mesmo órgão, devem ser aplicadas também as normas definidas no subitem anterior. 4.13 A GR/PROT será listada pela impressora do sistema em uma única via, que acompanhará os processos a serem encaminhados de imediato aos setores destinatários, a fim de que não haja divergência entre a localização efetiva e a informação obtida no terminal. 4.14 O setor destinatário, após a devida conferência, passará recibo na própria guia, desde que completa e sem rasuras, devolvendo-a ao setor expedidor para arquivamento em pasta própria, com vistas à comprovação física da remessa, uma vez que a localização do processo é verificada a qualquer momento via terminal. 5 DISPOSIÇÕES FINAIS 5.1 Com a implantação do Sistema de Controle do Protocolo Administrativo, deixam de ser utilizadas as guias de remessas antigas (Livro de Entrega), as fichas de controle interno do andamento dos feitos administrativos e os carimbos de remessa e recebimento. 5.2 Os despachos efetuados no processo administrativo e no sistema serão exarados de forma a permitir sua correta remessa ao destinatário, agilizando assim, a tramitação dos processos entre as áreas componentes do Tribunal Regional Federal da 2ª Região. 5.3 Nos casos de parada do equipamento e, conseqüentemente, do Sistema Informatizado de Controle do Protocolo Administrativo será utilizado o formulário "APOIO AO PROTOCOLO ADMINISTRATIVO" (anexo V) para o encaminhamento dos processos entre as áreas componentes do Tribunal Regional Federal da 2ª Região, evitando que a movimentação processual fique prejudicada. 5.3.1 Após o retorno do sistema à normalidade, a movimentação dos processos realizada através do preenchimento do referido formulário será incluída imediatamente no sistema, obedecendo-se a rigorosa seqüência cronológica do trâmite processual. 5.3.1.1 Em tais casos, o usuário deverá atualizar a movimentação, registrando-se a data e hora em que esta efetivamente ocorreu, utilizando para tanto as informações constantes do formulário, e emitindo, a seguir, a guia de remessa, a fim de que a próxima movimentação seja liberada. 5.4 A consulta no Sistema de Controle do Protocolo Administrativo será autorizada gradativamente a todos os servidores. 5.5 Os terminais poderão ser compartilhados harmonicamente pelas unidades administrativas, observando-se os critérios da necessidade do serviço. PAULO FREITAS BARATA Presidente NORMA INSTALAÇÃO SISTEMA INFORMATIZAÇÃO CONTROLE PROTOCOLO PROCESSO ADMINISTRATIVO TRF - 2. REGIÃO http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=57411
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