NORMA INTERNA 4-04/2011

Estabelecer critérios e procedimentos para o serviço de recebimento, conferência, registro, distribuição e expedição dos documentos que tramitam na Seção Judiciária do Espírito Santo (SJES).

Autor principal: Direção do Foro (Espírito Santo)
Tipo de documento: Ato normativo
Idioma: Português
Publicado em: Seção Judiciária do Espírito Santo 2011
Assuntos:
REGULAMENTAÇÃO
SERVIÇOS
RECEBIMENTO
EXPEDIÇÃO
DOCUMENTO
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
DOCUMENTO ORIGINAL
DOCUMENTO PARTICULAR
Obter o texto integral:
id oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:89760
recordtype trf2
spelling oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:897602020-07-22 NORMA INTERNA 4-04/2011 Direção do Foro (Espírito Santo) Legislação Seção Judiciária do Espírito Santo 2011-04-29T00:00:00Z Português Estabelecer critérios e procedimentos para o serviço de recebimento, conferência, registro, distribuição e expedição dos documentos que tramitam na Seção Judiciária do Espírito Santo (SJES). JUSTIÇA FEDERAL DE 1º GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO NORMA INTERNA 4-04 REGULAMENTAÇÃO DOS SERVIÇOS DE RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS ÍNDICE MÓDULO MÓDULO Nº FOLHAS REVISÃO ÍNDICE 01 01/01 29/04/2011 GENERALIDADES 01 02/02 29/04/2011 COMPETÊNCIA 02 01/02 29/04/2011 PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS PARA EXPEDIÇÃO 03 01/06 29/04/2011 PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS PARA RECEBIMENTO 03 07/07 29/04/2011 DISPOSIÇÕES FINAIS 04 01/01 29/04/2011 ANEXO 05 01/01 29/04/2011 GENERALIDADES I - REFERÊNCIA 01 - Instrução Normativa (IN-24-04), do TRF da 2ª Região, que versa sobre a Regulamentação dos Serviços de Recebimento e Expedição de Documentos. II - FINALIDADE 01 - Estabelecer critérios e procedimentos para o serviço de recebimento, conferência, registro, distribuição e expedição dos documentos que tramitam na Seção Judiciária do Espírito Santo (SJES). III - CONVENÇÕES 01 - O Núcleo de Serviços é referenciado nesta Normativa Interna (NI) pela sigla NSE. 02 - A Seção de Protocolo e Expedição é referenciada nesta NI pela sigla SEPEX. 03 - O Sistema Informatizado de Protocolo e Expedição é referenciado nesta NI pela sigla "SISPER". COMPETÊNCIA I - DO RECEBIMENTO 01 - Compete à SEPEX, conferir e registrar no SISPER os documentos recebidos nesta SJES, para posterior distribuição interna e externa: 02 - Compete à SEPEX a devolução das correspondências ao remetente, quando for detectado que as mesmas foram enviadas por equívoco à SJES. 03 - Compete à SEPEX a abertura e o encaminhamento das correspondências não confidenciais endereçadas genericamente à Seção Judiciária e/ou sem identificação completa do destinatário. Caso não seja possível a identificação, caberá à SEPEX a devolução da correspondência ao remetente. 04 - Compete à SAGAB-DIRFO a abertura e o encaminhamento das correspondências identificadas externamente como confidenciais, endereçadas genericamente à Seção Judiciária e/ou sem identificação completa do destinatário. Caso não seja possível a identificação, caberá à SAGAB-DIRFO a devolução da correspondência ao remetente. II - DA EXPEDIÇÃO 01 - Compete à SEPEX expedir, após conferência e registro, os documentos remetidos pelos diversos órgãos internos da SJES. 02 - Compete à SEPEX controlar a forma de envio de documentos de modo a possibilitar a redução dos custos envolvidos nessa atividade. 03 - Compete à SEPEX distribuir os documentos aos diversos destinatários internos da SJES (Varas e Seções Administrativas), acondicionados em malotes e acompanhados da Guia de Remessa de Correspondência, observado o disposto no Módulo 03, item 05. 04 - Compete às Varas e Seções Administrativas expedir os documentos para a SEPEX acondicionados em malotes e acompanhados de guia de remessa ou listagem dos documentos, observado o disposto no Módulo 03, item 05. 05 - São competentes para autorizar a expedição de documentos, em caráter de urgência: a) os Magistrados; b) os Diretores de Secretaria, incluindo a Secretaria Geral; c) os Diretores de Núcleo; d) os Supervisores de Seção. PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS PELOS SETORES DA SJES I - PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS PARA EXPEDIÇÃO 01 Todos os documentos/correspondências destinados à expedição deverão conter: a. REMETENTE b. DESTINATÁRIO; c. REFERÊNCIA DO DOCUMENTO 02 Os órgãos da SJES deverão encaminhar à SEPEX os documentos que necessitarem de expedição acondicionados em malotes. 03 Ao expedir malote interno o remetente deverá: a) Elaborar listagem numerada, na qual serão arrolados, seqüencialmente, todos os itens contidos no malote (Ex. item 01 - OFÍCIO Nº ES-OFI-2011/00001, item 02 - Carta de Intimação nº XX); b) Atribuir o número de cada item listado ao seu respectivo objeto; 04 Na guia/listagem deverão estar discriminados: 4.1 Todos os itens contidos no malote, numerados sequencialmente; 4.2 Nº da guia ou listagem de remessa; 4.3 Nº do malote; 4.4 Data; 05 Os malotes internos serão recolhidos e distribuídos pela SEPEX aos diversos setores da SJES em dois horários: o primeiro entre 13h e 14h e o segundo entre 16h e 17h. 06 Os malotes deverão estar fechados e prontos para o recolhimento.. É vedado ao mensageiro colocar ou retirar qualquer documento do malote antes de sua chegada à SEPEX. 07 Para encaminhamento de documentos fora do malote, quando destinados à distribuição interna, ou seja, às Varas e Seções, os órgãos da SJES poderão arrolar os itens em livro de protocolo que será encaminhado aos seus destinatários e por eles recibados. Nesse caso, tais documentos não serão lançados no SISPER e, em consequência, não poderão ser localizados no sistema em consultas posteriores. 08 Ao expedir correspondência pelo livro de protocolo os setores deverão especificar no campo "destinatário" do protocolo o nome do órgão/seção ao qual se destina. 09 Ao expedir correspondências para encaminhamento por motoboy, além dos procedimentos do item 01, anexar à parte externa do envelope uma cópia do expediente para ser recibada pelo destinatário. 10 Ao expedir volumes de documentos que excedam a capacidade do baú da motocicleta para locais externos à sede, o remetente deverá solicitar veículo ao Núcleo de Segurança e Transporte. Caberá à SEPEX designar mensageiro para acompanhar o transporte e proceder à entrega dos documentos. 11 As correspondências que seguirão pelos Correios deverão ser encaminhadas à SEPEX acondicionadas em envelopes lacrados ou empacotados, contendo: 11.1. Dados completos do remetente (com identificação da vara ou seção) e do destinatário, quais sejam, nome/órgão, endereço, cidade, estado e CEP. 11.2. Referência do objeto com indicação do tipo e número do documento expedido, Exemplo:OFÍCIOOFI-ES-2011/00001. 11.3. Em caso de urgência, quando a correspondência necessitar de envio via SEDEX, o remetente deverá discriminar no canto superior direito do envelope, em letra de forma, essa forma de expedição, além de afixar etiqueta de "URGENTE". 12 A correta identificação da correspondência, a ser realizada pelo órgão emitente, através do tipo de documento que contém e do seu respectivo número, será essencial para a sua localização e rastreamento posteriores, tanto pela SEPEX como pelo próprio órgão emissor (Ex.:"OFÍCIO OFI-ES-2011/00001"). 13 O registro das informações no SISPER, pela SEPEX, será feito com base nas informações constantes dos envelopes. 14. As correspondências encaminhadas à ECT, através de carta registrada ou sedex, serão acompanhadas de etiqueta com o número do objeto (nº do registro), a serem fixadas pela SEPEX. 15. As correspondências encaminhadas à ECT, através de carta registrada ou sedex, poderão estar acompanhadas do Aviso de Recebimento (AR) que deverá ser preenchido conforme item 11 e fixado pelo remetente. 15.1. O AR deverá ser colado no verso do envelope (ou seja, na face destinada ao remetente do documento), com o lado que possui o emblema dos Correios voltado para cima, com a devida identificação do remetente. 15.2. O campo "Declaração de Conteúdo" do AR poderá ser preenchido com a identificação da correspondência. 16. As correspondências expedidas através de SEDEX deverão respeitar o limite mínimo de 500 gramas, salvo os casos de urgência que, com peso menor, deverão estar caracterizados com a sigla SEDEX na frente do envelope e etiquetas de URGENTE. 17. Os documentos remetidos à SEPEX para envio no mesmo dia deverão respeitar o horário estabelecido pela ECT, conforme contrato vigente. 18. Os envelopes para expedição pelos Correios deverão ser lacrados com cola ou etiquetas autocolantes (pequenos volumes) e/ou fitas adesivas (médios e grandes volumes), nunca com grampos. Os documentos que não estiverem de acordo com o disposto neste item serão devolvidos pela SEPEX ao órgão emitente. 19. As correspondências cujos volumes não couberem nos envelopes padronizados da SJES, deverão ser expedidas em embrulhos adequados e bem lacrados, devidamente identificados, conforme consta no item 11 acima. 20. O documento que necessitar de expedição imediata deverá ser encaminhado com etiqueta de aviso "URGENTE". 21. As correspondências que como destino o Superior Tribunal de Justiça, Conselho da Justiça Federal, Tribunais Regionais Federais, Seções Judiciárias e Varas Federais do Interior, deverão ser encaminhadas via Malote da ECT e serão cadastradas pela SEPEX no Sistema "SISPER". 21.1. As correspondências destinadas à expedição por Malote da ECT deverão chegar à SEPEX até 15:00 horas. 21.2. Por determinação contratual a ECT não se responsabiliza pela inclusão, no malote, de valor, objeto frágil ou de natureza diversa à de correspondência/documentos. 21.3. A previsão de chegada das correspondências expedidas via Malote da ECT aos órgãos de destino é de, aproximadamente: a) Um dia útil: Para o Tribunal Regional Federal da 2ª Região; Para a Seção Judiciária do Rio de Janeiro; Para as Varas Federais do Interior do Espírito Santo. b) Dois ou três dias úteis: Para as Varas Federais do Interior do Rio de Janeiro; Para outros Tribunais Regionais Federais. c) Três ou mais dias: Para as Seções Judiciárias de outras regiões. d) Quatro ou mais dias: Para as Varas Federais do Interior dos demais estados da federação. 22. As correspondências expedidas através do contrato de Malotes da ECT, para as Varas do Interior da SJES, SJRJ e TRFS deverão conter identificação específica dos setores aos quais são destinadas. (Ex.: "1ª VF/Cachoeiro", "2ª VF/Cachoeiro", "Seção Judiciária do RJ/Venezuela"; "Seção Judiciária do RJ/Rio Branco", "Seção de Contadoria /VF de São Mateus", etc). 22.1. As correspondências expedidas para os TRFs das regiões 1, 3, 4 e 5, via malote do TRF2, deverão conter, além do disposto no item anterior, a identificação da região à qual se destinam (Ex. Seção Judiciária de MG/ TRF 1; Seção Jud. do Paraná/TRF 4) 23. Os volumes de um mesmo processo devem estar embalados ou amarrados e acompanhados de guia de remessa. 23.1. Quando apenas uma guia de remessa encaminhar vários volumes de um mesmo processo empacotados separadamente, todos os pacotes deverão conter, além da identificação da guia, os números do volume e da quantidade remetida. (Ex. Guia 001/2011 - Vol. 01/03, Guia 001/2011 - vol. 02/03, Guia 001/2011 - vol. 03/03). 24. As correspondências recebidas ou expedidas pela SEPEX (exceto folders promocionais, convites, correspondências particulares, materiais de divulgação comercial ou institucional, e afins) deverão ser cadastradas no Sistema "SISPER". 24.1. Caso o cadastramento devido esteja indisponível momentaneamente, e havendo extrema urgência, as correspondências poderão, excepcionalmente, deixar de ser lançadas no sistema. Nessa situação o remetente estará ciente de que essas correspondências não poderão ser localizadas no sistema em consultas posteriores. II - PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS PARA RECEBIMENTO 1. Ao receber uma correspondência o servidor deverá assinar e apor carimbo identificador do recebedor na guia de remessa de documentos ou assinar e anotar o nome legível. 2. Ao fazer a entrega de malotes às Varas e Seções, o mensageiro apresentará o Recibo de Entrega de Malotes que deverá ser assinado pelo recebedor.) 3. Após a conferência dos documentos as Varas e Seções Administrativas deverão devolver à SEPEX, no mesmo malote recebido, a listagem/guia de remessa de documentos com aposição de carimbo e assinatura do recebedor. O mesmo procedimento será realizado pela SEPEX, relativamente à devolução da listagem/guia de remessa às Varas e Seções Administrativas. 4. Caso a guia não seja devolvida no mesmo malote, considerar-se-ão recebidos e aceitos todos os documentos nela relacionados; 5. Se houver divergência entre o conteúdo do malote e os itens relacionados na guia, o recebedor deverá registrar na própria guia, a informação que se fizer necessária. III - DISPOSIÇÕES FINAIS: 01. Os serviços de recebimento e expedição dos documentos destinam-se exclusivamente às atividades-fim (área judicial) e às atividades-meio (área administrativa) da SJES, sendo proibida a sua utilização para fins pessoais. 02. A correspondência cuja entrega não tenha sido possível por parte da ECT, deverá ser devolvida ao remetente, por intermédio da SEPEX, com a indicação da causa determinante da impossibilidade. 03. A SEPEX poderá rejeitar correspondências oriundas dos diversos setores da SJES que estiverem em desacordo com esta norma interna. Vitória, 05 de maio de 2011. FERNANDO CESAR BAPTISTA DE MATTOS Juiz Federal Diretor do Foro OBSERVAÇÃO: Os Anexos integrantes desta Norma Interna estão disponíveis para visualização na área T (SEDOD). REGULAMENTAÇÃO SERVIÇOS RECEBIMENTO EXPEDIÇÃO DOCUMENTO DOCUMENTO ADMINISTRATIVO DOCUMENTO ORIGINAL DOCUMENTO PARTICULAR http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=89760
institution TRF 2ª Região
collection TRF 2ª Região
language Português
topic REGULAMENTAÇÃO
SERVIÇOS
RECEBIMENTO
EXPEDIÇÃO
DOCUMENTO
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
DOCUMENTO ORIGINAL
DOCUMENTO PARTICULAR
spellingShingle REGULAMENTAÇÃO
SERVIÇOS
RECEBIMENTO
EXPEDIÇÃO
DOCUMENTO
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
DOCUMENTO ORIGINAL
DOCUMENTO PARTICULAR
Direção do Foro (Espírito Santo)
NORMA INTERNA 4-04/2011
description Estabelecer critérios e procedimentos para o serviço de recebimento, conferência, registro, distribuição e expedição dos documentos que tramitam na Seção Judiciária do Espírito Santo (SJES).
format Ato normativo
author Direção do Foro (Espírito Santo)
title NORMA INTERNA 4-04/2011
title_short NORMA INTERNA 4-04/2011
title_full NORMA INTERNA 4-04/2011
title_fullStr NORMA INTERNA 4-04/2011
title_full_unstemmed NORMA INTERNA 4-04/2011
title_sort norma interna 4-04/2011
publisher Seção Judiciária do Espírito Santo
publishDate 2011
url http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=89760
_version_ 1848343821928103936
score 12,572395

Documentos relacionados