NORMA INTERNA 6-01/2006
Estabelecer normas gerais sobre Administração de Materiais e Patrimônio para a Seção Judiciário do Espírito Santo.
| Autor principal: | Direção do Foro (Espírito Santo) |
|---|---|
| Tipo de documento: | Ato normativo |
| Idioma: | Português |
| Publicado em: |
Seção Judiciária do Espírito Santo
2006
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oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:898352020-07-22 NORMA INTERNA 6-01/2006 Direção do Foro (Espírito Santo) Legislação Seção Judiciária do Espírito Santo 2006-03-23T00:00:00Z Português Estabelecer normas gerais sobre Administração de Materiais e Patrimônio para a Seção Judiciário do Espírito Santo. JUSTIÇA FEDERAL DE 1º GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PATRIMÔNIO NORMA INTERNA 6-01 ÍNDICE MÓDULO MÓDULO Nº FOLHAS REVISÃO ÍNDICE 00 01/01 23/MAR/06 GENERALIDADES 01 01/02 23/MAR/06 DAS AQUISIÇÕES DE MATERIAL 02 01/02 23/MAR/06 DO RECEBIMENTO PROVISÓRIO E DEFINITIVO DE MATERIAL 03 01/02 23/MAR/06 DA SEGURANÇA PARA ARMAZENAGEM DE MATERIAL NO ALMOXARIFADO 04 01/02 23/MAR/06 DAS REQUISIÇÕES E DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS 05 01/02 23/MAR/06 DOS MATERIAIS DE USO CONTROLADO 06 01/01 23/MAR/06 DA ALIENAÇÃO E CESSÃO DE MATERIAIS 07 01/02 23/MAR/06 DO PATRIMÔNIO 08 01/03 23/MAR/06 DOS INVENTÁRIOS 09 01/02 23/MAR/06 DA RESPONSABILIDADE DE INDENIZAÇÃO 10 01/01 23/MAR/06 DISPOSIÇÕES GERAIS 11 01/01 23/MAR/06 ANEXO A 12 01/01 23/MAR/06 ANEXO B 13 01/01 23/MAR/06 ANEXO C 14 01/01 23/MAR/06 ANEXO D 15 01/01 23/MAR/06 GENERALIDADES I. REFERÊNCIA 01 - Lei nº 8.666/93, de 21.06.93, com as alterações da Lei nº 8.883, de 08.06.94. 02 - Instrução Normativa nº 205, de 08.04.88, da Secretaria da Administração Pública. 03 - Instrução Normativa nº 06-01, de 22.05.95, do Conselho da Justiça Federal. II. FINALIDADE Estabelecer normas gerais sobre Administração de Materiais e Patrimônio para a Seção Judiciário do Espírito Santo. III. CONCEITOS BÁSICOS 01 - Unidade Solicitante é aquela unidade da área administrativa ou da área cartorária da Seção Judiciária que solicita a aquisição do material. 02 - Unidade Especificadora é aquela unidade da área administrativa da Seção Judiciária que especifica, técnica e detalhadamente, o tipo de material a ser adquirido. 03 - Unidade Controladora é aquela unidade da área administrativa que controla a quantidade e a localização dos diversos tipos de materiais pertencentes à Seção Judiciária. 03.1 - Até que ocorra a saída do almoxarifado, a SEMAT será considerada Unidade Controladora de todos os tipos de materiais ali armazenados. 03.2 - Após a saída do almoxarifado, ou nos casos excepcionais em que os materiais não transitarem fisicamente pelo almoxarifado, as Unidades Controladoras serão aquelas unidades organizacionais formalmente incumbidas do controle dos materiais permanentes ou de uso controlado. 04 - Unidade Gestora de Contrato é aquela unidade da área administrativa encarregada da gestão dos contratos firmados entre a Seção Judiciária e empresas ou particulares e responsável pela verificação de sua conformidade ("ATESTO"). III.1. Poderá haver coincidência entre uma ou mais unidades acima definidas. Como esta Norma Interna regulamenta a Administração de Materiais e Patrimônio, sempre haverá coincidência entre a Unidade Especificadora e a Unidade Gestora do Contrato, uma vez que se tratam de contratos de fornecimento de materiais permanentes, de consumo ou de uso controlado. IV. CONVENÇÕES Esta Norma Interna utiliza o termo "material" para se referir, conforme o caso, a material permanente, material de consumo ou material de uso controlado. A Seção de Material será citada como SEMAT. A Seção de Patrimônio será citada como SEPAT. A Seção de Compras será citada como SECOMP. A Seção de Suporte Técnico será citada como SESUT. A Seção de Segurança será citada como SEGUR. A Seção de Controle Interno será citada como SECIN. A Seção de Apoio ao Gabinete da Direção do Foro será citada como SAGAB-DIRFO. DAS AQUISIÇÕES DE MATERIAL 01 - A aquisição de material ocorre em virtude de: a) compra; b) cessão; c) doação; d) permuta, ou e) transferência. 02 - As compras serão realizadas de acordo com a Lei nº 8.666/93 ou a Lei 10.520/02 (Pregão), com suas alterações. 03 - As compras terão por princípio, respeitada a legislação em vigor, a padronização do material em uso, de forma a reduzir o número de itens, visando a simplicidade dos processos de obtenção, controle de estoque e levantamento de inventários. 04 - A aquisição por compra de material deverá ser efetuada pela SECOMP, de forma planejada, com a participação das diversas unidades envolvidas no processo, visando alcançar a economicidade, eficiência e eficácia na gestão de recursos orçamentários, financeiros e materiais. 05 - Os pedidos das Unidades Solicitantes para compra de material não catalogado serão especificados pela Unidade Especificadora, que irá detalhar as características do bem a ser comprado em um Projeto Básico ou Termo de Referência que, posteriormente, deverá ser enviado à SECOMP, acompanhado, se necessário, de modelos, gráficos, amostras ou outros itens úteis à identificação do objeto da aquisição. 06 - A quantidade de material a ser adquirida fica limitada à existência de espaço físico para seu armazenamento em condições ótimas de segurança e conservação. 07 - As compras realizadas fora da programação serão efetuadas somente após a verificação de inexistência de material ou atingido o nível mínimo de estoque no almoxarifado, cuja manifestação deve ser registrada em procedimento administrativo. 08 - Os materiais sujeitos à deterioração ou obsoletismo devem ser adquiridos em quantidades suficientes à plena utilização antes da perda de sua utilidade, adotando-se, para tanto, critérios adequados à sua quantificação. 09 - Recomenda-se não se proceder à aquisição de equipamento e material permanente em quantidade superior à da pronta destinação e utilização por parte das Unidades Solicitantes, exceto aqueles destinados à reserva técnica, para substituição imediata nos casos de manutenção e para acomodação de novos servidores ou implantação de novas unidades, evitando-se, dessa forma, a existência, de "estoque" e, por via de conseqüência, o obsoletismo e a imobilização de recursos orçamentários e financeiros. DO RECEBIMENTO PROVISÓRIO E DEFINITIVO 01 - Qualquer material para ser recebido deverá vir acompanhado de documento hábil para tanto, a saber: a) Nota Fiscal ou Nota Fiscal/Fatura; b) Termo de Cessão/Doação ou Declaração exarada no processo relativo à permuta; c) Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência; d) Outro instrumento, se for o caso. 02 - A entrega do material será realizada no local indicado pela Unidade Especificadora no Projeto Básico ou Termo de Referência. 02.1 - Sempre que possível, o recebimento físico do material será realizado através do almoxarifado da Seção Judiciária. 02.2 - Em casos excepcionais, devidamente justificados via Projeto Básico ou Termo de Referência, a Unidade Especificadora poderá indicar que a entrega de material permanente ou de uso controlado será feita em outro local, sem trânsito físico do mesmo pelo almoxarifado (Exs: Varas do Interior ou quando se tratar de materiais ou equipamentos de grande porte, de difícil locomoção, de montagem técnica a ser realizada pelo fornecedor, etc). 02.2.1 - Nestes casos, a Unidade Especificadora/Gestora ficará obrigada a entregar a Nota Fiscal/Fatura no almoxarifado, imediatamente após o "Atesto", a fim de que sejam realizados os registros competentes. 03 - O recebimento de material em virtude de compra, cessão, doação, permuta ou transferência se divide em: a) Provisório - quando da entrega; b) Definitivo - após a aceitação. 04 - O recebimento provisório dos materiais - procedimento que não constitui aceitação dos mesmos (cfe. alínea "a", inciso II do art. 73 da Lei nº 8.666/93) - será realizado através da assinatura do canhoto de recibo da Nota Fiscal/Fatura, pelos setores abaixo indicados, de acordo com o tipo de material adquirido: a) Materiais permanentes ou de uso controlado que não transitarem fisicamente pelo almoxarifado: diretamente pela Unidade Especificadora/Gestora ou outra unidade organizacional por ela indicada no processo administrativo de compra; b) Demais materiais (permanentes, de consumo ou de uso controlado): exclusivamente pela SEMAT. 04.1 - Na ocorrência de qualquer dúvida quanto à adequação do material entregue, a unidade encarregada do recebimento provisório deverá consultar a Unidade Especificadora antes de liberar o fornecedor. 05 - O recebimento definitivo do material será realizado exclusivamente pela Unidade Especificadora/Gestora, através da aposição e assinatura do carimbo de "ATESTO" na Nota Fiscal/Fatura. 05.1 - A aceitação é condição essencial para o recebimento definitivo do material, que se dá com a verificação da sua qualidade e quantidade, de acordo com as especificações contratadas (alínea "b", inciso II do art. 73 da Lei nº 8.666/93). 06 - Quando para a aceitação definitiva do material for necessário conhecimento técnico em área específica, a administração deverá nomear servidor ou comissão específica composta de pessoas habilitadas para essa tarefa. 07 - O recebimento de material de valor superior ao limite estabelecido no artigo 23, da Lei nº 8.666/93, com suas alterações, para a modalidade de convite, deverá ser confiado a uma comissão de, no mínimo, 03 (três) membros. 08 - Quando o aceite do material não demandar verificação de qualidade, efetuada por servidores ou comissão especializada, a Unidade Especificadora/Gestora, após as devidas conferências, deverá receber definitivamente o material. 09 - A Unidade Especificadora/Gestora, quando não aceito o material entregue, providenciará junto ao fornecedor a sua regularização, sem prejuízo da comunicação formal ao dirigente da unidade administrativa hierarquicamente superior e demais unidades envolvidas. 10 - O recebimento e aceitação dos materiais deverão ser processados nos documentos próprios, juntados aos respectivos processos administrativos, sendo gerados os registros devidos, de controles administrativos e contábeis, nos respectivos sistemas. 10.1 - Os sistemas de controle de materiais deverão, sempre que possível, ser informatizados, ocorrendo, de imediato, a contabilização da entrada de material no SIAFI, quando do recebimento definitivo. 10.2 - Nenhum material será liberado para as Unidades Solicitantes sem o recebimento definitivo das Unidades Especificadoras/Gestoras e os devidos registros nos sistemas competentes. DA SEGURANÇA PARA ARMAZENAGEM DE MATERIAL NO ALMOXARIFADO 01 - Os princípios básicos para a organização do almoxarifado são os seguintes: a) um lugar para cada material e cada material em seu lugar; b) maximização da utilização do espaço; e c) garantia do maior nível de segurança. 02 - O almoxarifado deve observar as seguintes normas: a) quanto à localização: - condições necessárias à perfeita conservação do material estocado; - facilidade de entrada e saída de material; - o recebimento de material não atrapalhe o atendimento de requisições; - não sendo possível sua localização na própria sede do órgão, que seja o mais próximo possível; - que permita o fácil acesso a veículos de qualquer porte; - se possível, no andar térreo. b) quanto ao armazenamento: - os materiais devem ficar agrupados por classe, de forma a viabilizar sua rápida conferência, adotando-se um sistema de endereçamento físico, possibilitando sua rápida localização; - os materiais não devem ser armazenados em contato direto com o piso; - as etiquetas na face da embalagem devem ficar voltadas para o lado de acesso; - os materiais de menor peso nas prateleiras de cima, os de maior nas prateleiras de baixo; - os materiais mais solicitados à frente, os menos atrás; - os materiais devem ser empilhados, se necessário, observando-se a segurança e as recomendações dos fabricantes, bem como garantido o arejamento (70 cm, no mínimo, do teto e 50 cm, no mínimo, da parede); - os materiais devem ser estocados em suas embalagens originais; - os materiais mais solicitados próximos à área de expedição; e - a reposição do estoque deve ser feita atrás do material já existente. c) quanto à segurança: - existência de extintores de incêndio, mangueiras, etc., nos tipos e quantidades necessários, com fácil acesso e manutenção periódica; - portas e janelas com instalações de segurança necessárias (grades, alarmes, trincos, cadeados, fechaduras, etc.); - proibição de entrada de pessoas estranhas ao local de guarda de materiais, a não ser em objeto de serviço; - portas permanentemente trancadas e atendimento realizado através de balcão; - existência de armários trancados para a guarda de materiais de pequeno volume e grande valor; - instalações elétricas em perfeito estado de funcionamento; - proibição de estoque de explosivos e inflamáveis (álcool, gasolina, gás, etc.) no almoxarifado, junto a outros materiais, devendo ser observadas as normas de segurança expedidas pelos órgãos técnicos e pela SEGUR; - a arrumação do almoxarifado deve permitir a fácil circulação dentro de sua área, bem como acesso aos extintores e mangueiras de incêndio, por parte do pessoal especializado no combate a incêndios; - colocação de placas indicativas de proibição de fumar no almoxarifado; e - proteção contra insetos e roedores. d) quanto a movimentação: - existência de meios de locomoção seguros para os materiais. DAS REQUISIÇÕES E DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS 01 - O critério de suprimento de material por parte das unidades será definido no âmbito de cada órgão, podendo se dar os seguintes processos de fornecimento: a) por pressão; e b) por requisição. 02 - O fornecimento por pressão é o processo pelo qual se entrega o material ao usuário mediante tabelas de provisão previamente estabelecidas pelo setor competente, e nas épocas fixadas, independentemente de qualquer solicitação do usuário. Essas tabelas são preparadas normalmente, para: a) material de limpeza e conservação; b) material de expediente de uso rotineiro; e c) gêneros alimentícios. 03 - A requisição de material deverá ser feita através do sistema GEMAT, observando-se os códigos e períodos adotados nesta Seção Judiciária. 04 - Toda requisição ou distribuição de material será registrada no sistema administrativo e contábil, concomitantemente à sua ocorrência, respeitado o princípio da competência. 05 - O responsável por cada unidade organizacional definirá os servidores aptos a requisitar material, os quais serão cadastrados pela SEMAT. 06 - A SEMAT tem competência, observados os critérios definidos de atendimento às requisições, para reduzir ou não atender à requisição, no todo ou em parte. 07 - A SEMAT deve distribuir às unidades solicitantes os materiais estocados a mais tempo, ou, se for o caso, cujo prazo de validade esteja mais próximo de expirar (PEPS - primeiro que entra, primeiro que sai). 08 - O atendimento à requisição fica condicionado às seguintes condições: a) quantidade existente; b) consumo da unidade em um período pré-determinado: - quando a quantidade solicitada de determinado material for maior do que a média de consumo anterior, deve a Unidade Solicitante justificar o motivo; - a requisição do material por parte das unidades deve ser feita em quantidades compatíveis com o consumo estimado até a data da próxima requisição; c) prioridade a determinadas áreas definidas pela administração. 09 - As unidades que demandam materiais em grande quantidade, ou cujo consumo, dependendo das atividades programadas, sofrem grande variação, deverão apresentar a sua previsão, com código e quantidade de material, ao longo do exercício, para fins de programação das unidades envolvidas. 10 - Poderá a administração definir critérios para a entrega de novos materiais, tais como devolução de cartuchos usados de fitas para máquinas e impressoras, devolução de material avariado, além de outros, visando o maior controle sobre a utilização de materiais. DOS MATERIAIS DE USO CONTROLADO 01 - A SEMAT, ao atender uma solicitação de fornecimento de material de uso controlado, deverá preencher o formulário "TERMO DE RESPONSABILIDADE POR MATERIAL DE USO CONTROLADO" (ANEXO B) e encaminhá-lo à Unidade Solicitante, juntamente com a Requisição de Material, para assinatura do campo 5 - "Declaração". 01.1 - A SEMAT deverá consultar o Setor de Contabilidade da SECIN quando, ao atender uma solicitação de material, tiver alguma dúvida quanto à classificação deste como sendo de consumo, permanente ou de uso controlado. 02 - A Unidade Solicitante, ao receber o material de uso controlado, deverá assinar o campo 5 do formulário acima mencionado, bem como a sua correspondente Requisição de Material, devolvendo-os, em seguida, à SEMAT. 03 - A SEMAT ficará encarregada de encaminhar periodicamente os Termos de Responsabilidade (ANEXO B) às Unidades Controladoras, indicadas no campo 3 do mesmo formulário. 04 - A Unidade Controladora deverá manter arquivo atualizado com todos os Termos de Responsabilidade referentes aos materiais sob seu controle, de modo a comprovar sua existência e facilitar sua localização física. 05 - A transferência da posse de material de uso controlado para outra unidade organizacional deverá ser realizada pela própria Unidade Solicitante/Usuária do mesmo, mediante emissão de novo "TERMO DE RESPONSABILIDADE POR MATERIAL DE USO CONTROLADO" (ANEXO B) em nome da unidade recebedora, coleta da assinatura da mesma no campo apropriado e posterior entrega do formulário, devidamente preenchido, à Unidade Controladora. 05.1 - A Unidade Controladora, após receber o novo Termo de Responsabilidade, deverá proceder à baixa no termo anterior. 06 - A Unidade Solicitante/Usuária do material de uso controlado deverá devolver o referido material à Unidade Controladora, nas hipóteses em que: a) Não desejar mais permanecer com a posse do mesmo; b) O material apresentar defeito irrecuperável ou de reparo antieconômico, após avaliação técnica ou tentativa de conserto do mesmo. 07 - Para a devolução dos materiais de uso controlado à Unidade Controladora, deverá ser utilizado o formulário "TERMO DE DEVOLUÇÃO DE MATERIAL DE USO CONTROLADO" (ANEXO C). DA ALIENAÇÃO E CESSÃO DE MATERIAL 01 - A alienação de material, subordinada à existência de interesse público devidamente justificado, compreende a transferência de propriedade do material mediante: a) venda; b) permuta; c) doação. 02 - A alienação de material, bens móveis, fica condicionada à avaliação prévia, realizada por comissão composta de pessoas habilitadas, e licitação, dispensada esta nos seguintes casos: a) permuta, permitida exclusivamente entre órgãos ou entidades da administração pública; b) doação, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência sócio-econômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação; c) venda, para outros órgãos ou entidades da administração pública, sem utilização previsível por quem deles dispõe. 03 - A licitação poderá ser substituída pelo leilão no caso de venda de bens móveis avaliados, isolada ou globalmente, em quantidade não superior ao limite previsto no artigo 23, inciso II, alínea "b", da Lei nº 8.666/93, com suas alterações. 04 - A cessão de material compreende a transferência de posse do material, com troca de responsabilidade, em caráter gratuito, de uma para outra entidade da Administração Pública Federal Direta, prioritariamente entre órgãos da Justiça Federal. 05 - Transferência é a movimentação de material dentro do órgão ou entidade, sem transferência de propriedade. 06 - O material inservível classifica-se em: a) ocioso: não está sendo aproveitado, embora em perfeitas condições de uso; b) recuperável: quando a sua recuperação é possível a um custo não superior a 50% de seu valor de mercado; c) antieconômico: quando é de manutenção onerosa, devido ao uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; d) irrecuperável: não permite a recuperação por problemas técnicos ou o custo ser superior a 50% de seu valor de mercado. 07 - O material ocioso ou recuperável deverá ser cedido, preferencialmente, aos órgãos do Conselho e da Justiça Federal de 1º e 2º Graus. 08 - O material antieconômico ou irrecuperável poderá ser cedido a outros órgãos da Administração Pública, se houver interesse do órgão cessionário, ou, obrigatoriamente, alienado, no menor prazo possível. 09 - A administração poderá desfazer-se de material irrecuperável, ainda, através de abandono ou inutilização, desde que seja constatada a impossibilidade ou inconveniência da alienação, devendo ficar registrado através de termo de abandono ou inutilização, observadas as normas legais e técnicas para o abandono. 10 - Antes do abandono ou inutilização devem ser aproveitadas as peças componentes passíveis de utilização, cessão ou alienação. 11 - Por ocasião da realização do inventário, deverão ser relacionados os materiais a serem alienados ou cedidos, de forma a evitar o desperdício de recursos públicos, bem como o custo decorrente do armazenamento de material inservível. 12 - Os recursos provenientes da venda de material deverão ser recolhidos ao Tesouro Nacional, na forma da legislação em vigor. 13 - A cessão de material deve ser efetivada mediante termo de cessão, onde conste a transferência de material e o custo de aquisição ou produção. 14 - A alienação e cessão de material permanente e equipamentos gerará os necessários registros nos sistemas de patrimônio e contabilidade. 15 - Os símbolos nacionais, armas, munições, materiais pirotécnicos e outros que possam ocasionar perigo ou transtorno serão inutilizados de acordo com a legislação e normas específicas. DO PATRIMÔNIO 01 - O sistema de patrimônio dos órgãos da Justiça Federal visa o controle e gestão dos equipamentos e materiais permanentes de forma a: a) registrar as incorporações e baixas; b) registrar a localização; c) registrar os agentes responsáveis; d) controlar a movimentação de material; e e) verificar a existência dos materiais. 02 - Todo material permanente a ser incorporado ao patrimônio do órgão deve ser objeto de tombamento. 03 - Tombamento consiste no arrolamento do bem, numerando-o em forma seqüencial, com a finalidade de identificá-lo e colocá-lo sob a guarda e proteção dos agentes responsáveis. 04 - Para fins de tombamento será realizado o registro patrimonial de todos os materiais permanentes, o qual deverá conter: a) número de tombamento; b) descrição do material; c) modelo; d) número de série de fabricação, se for o caso; e) valor de aquisição ou custo de produção unitário; f) fornecedor; g) documento fiscal; h) empenho; i) estado de conservação do material; j) outras informações julgadas necessárias. 05 - O número de tombamento dos bens será afixado, através de plaqueta ou outro meio apropriado, se possível através de código de barras, contendo a sigla do órgão, em lugar visível. 06 - No caso das obras bibliográficas o número será afixado através de carimbo ou outro meio apropriado. 07 - Todos os bens serão tombados após o seu recebimento definitivo, sendo vedada a sua saída do almoxarifado sem o devido tombamento. 08 - No caso dos bens permanentes não transitarem fisicamente pelo almoxarifado, o tombamento será providenciado pela SEPAT, no menor prazo possível, não podendo ultrapassar o prazo de 30 dias, contados do recebimento definitivo. 09 - Termo de Responsabilidade é o instrumento administrativo de atribuição de responsabilidade pela guarda e uso de material permanente. 10 - A movimentação de bens permanentes dentro do órgão fica condicionada à utilização do formulário "TERMO DE TRANSFERËNCIA DE MATERIAL PERMANENTE" (ANEXO D), com a conseqüente comunicação formal à SEPAT. 11 - A saída de material permanente ou de uso controlado do órgão, para manutenção ou por qualquer outro motivo, fica condicionada à comunicação formal à Unidade Controladora do mesmo e à autorização do Diretor/Supervisor da área, em formulário próprio. 12 - Toda a movimentação de entrada ou saída de material nos edifícios da Seção Judiciária deverá ser registrada, pela SEGUR, no "Sistema de Controle de Entrada e Saída de Materiais". 13 - A SEPAT emitirá novos termos de responsabilidade ou de passagem de carga quando ocorrer a mudança do agente responsável pelos bens. 12.1 - Caberá à SAGAB-DIRFO informar à SEPAT sobre as mudanças dos agentes responsáveis pelas diversas unidades organizacionais da Seção Judiciária, a cada portaria expedida por aquela seção. 14 - O sistema de controle e gestão do patrimônio deverá, preferencialmente, ser executado através de processamento eletrônico de dados, que permita: a) registrar os bens existentes; b) informar a sua localização; c) identificar os agentes responsáveis; d) emitir/atualizar os termos de responsabilidade; e) registrar a saída de bens do órgão para manutenção ou outro motivo; f) verificar os bens extraviados e/ou danificados com baixa e o número do processo administrativo; g) verificar outras informações gerenciais. 15 - A SEPAT deverá solicitar à Direção do Foro, formalmente, em processo administrativo, autorização para a baixa de bens do patrimônio, no caso de: a) furto; b) extravio; c) dano irrecuperável, que impossibilite a alienação; d) cessão; e e) alienação. 16 - Nos casos listados no item anterior, a Administração adotará as ações necessárias para a apuração de responsabilidades, visando indenizar o erário e aplicar penalidades administrativas, observadas a legislação em vigor. 17 - Toda incorporação ou baixa no patrimônio será objeto de registro nos sistemas administrativos e contábil, concomitante à sua ocorrência. DOS INVENTÁRIOS 01 - Inventário é o arrolamento dos bens e materiais de consumo existentes em estoque, que tem por finalidade: a) verificar a existência física dos bens e materiais; b) informar o estado de conservação dos bens e materiais; c) confirmar os agentes responsáveis pelos bens; d) manter atualizados e conciliados os registros do sistema de material e os contábeis constantes do SIAFI; e) subsidiar as tomadas de contas, indicando os saldos existentes em 31 de dezembro de cada ano. 02 - Inventário físico é a verificação dos saldos físicos existentes, sendo divididos nos seguintes tipos: a) anual: destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais e materiais em estoque, do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício; b) inicial: realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade; c) de extinção ou transformação: realizado quando da extinção ou transformação de uma unidade gestora; d) eventual: realizado em qualquer época, por iniciativa da administração, ou quando ocorrer algum fato relevante, em especial: - mudança do órgão; - incêndio, inundação ou outro tipo de calamidade; - furto de bens e materiais; e) rotativo: com vista a manter efetivo controle dos estoques, recomenda-se a conferência diária dos itens estocados em percentual correspondente que, no período de um mês, todo o estoque tenha sido conferido. 03 - Inventário analítico é a verificação dos saldos, estado de conservação, localização e dos agentes responsáveis pelos bens e materiais existentes no órgão, devendo constar os dados do registro patrimonial dos bens. 04 - Pré-inventário é a verificação dos saldos físicos existentes, do estado de conservação, efetuados pelos dirigentes das unidades, cujos bens estão sob sua responsabilidade, com a finalidade de subsidiar a realização dos inventários, de forma a agilizar o processo. 05 - Poderão ser adotados outros tipos de inventário, sem prejuízo dos definidos nesta Norma Interna. 06 - É obrigatória a realização do inventário físico anual e no caso do eventual, quando ocorrer algum dos fatos descritos na letra "d" do subitem 02 deste módulo, e seu encaminhamento à SECIN. 07 - Os inventários serão realizados por comissão, com no mínimo três membros, nomeada pela administração, podendo contar com quaisquer servidores do órgão, com exceção de servidor da unidade de controle interno. 08 - A comissão de inventário, de posse do ato de designação, comunicará, formalmente, às unidades a serem inventariadas, com antecedência mínima de quarenta e oito horas, da data e hora de início de seus trabalhos em cada unidade. 09 - Na comissão de inventário anual do almoxarifado é vedada a participação de mais de um servidor da SEMAT, não podendo este ocupar a Presidência da mesma. 10 - Na comissão de inventário anual do patrimônio é vedada a participação de mais de um servidor da SEPAT. 11 - Na realização dos inventários analíticos a comissão deverá direcionar os seus trabalhos à verificação do estado de conservação dos bens e materiais, de forma a avaliar a gestão dos bens pelos agentes responsáveis, assim como evitar a permanência de material inservível ou ocioso no órgão. 12 - As unidades da Seção Judiciária do Espírito Santo deverão implementar mecanismos no sentido de adotar a sistemática de realização de pré-inventários. DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAÇÃO 01 - Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento de bem ou material que lhe for confiado, para guarda e uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer bem ou material, esteja ou não sob sua guarda. 02 - Qualquer irregularidade ocorrida com o bem ou material sob sua responsabilidade, será objeto de comunicação formal, imediatamente, de maneira circunstanciada, por parte do servidor ou dirigente à Administração. 03 - A indenização por parte do agente responsável deverá ser efetuada: a) arcando com as despesas de recuperação; b) substituindo o bem ou material por outro de mesmas características, acompanhado dos documentos fiscais; e c) em dinheiro ou desconto em folha, a preço de mercado do bem, ou atualizado, considerando a depreciação e uso. 04 - Não será objeto de apuração o dano ou desaparecimento de bem ou material cujo valor de mercado, individualmente ou em lote, seja considerado ínfimo em face do custo decorrente das medidas administrativas necessárias, sem prejuízo do registro dos fatos no processo de tomada de contas anual. 05 - As firmas prestadoras de serviços à esta Seção Judiciária serão responsáveis pela indenização, na forma prevista no subitem 03 deste módulo, em virtude de dano, furto ou extravio causados, direta ou indiretamente, com culpa ou dolo, por seus empregados. 06 - A apuração das responsabilidades previstas nesta Norma Interna deve observar a legislação em vigor, em especial a Lei nº 8.112/90. DISPOSIÇÕES FINAIS 01 - A administração desta Seção Judiciária promoverá estudos visando identificar a viabilidade da contratação de seguros contra a ocorrência de perdas, de forma a resguardar os bens e valores da União. Vitória, 23 de março de 2006. ENARA DE OLIVEIRA OLÍMPIO DE RAMOS PINTO Juíza Federal Diretora do Foro OBSERVAÇÃO: Os Anexos integrantes desta Norma Interna estão disponíveis para visualização na área T (SEDOD). ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL MATERIAL PERMANENTE CONSUMO RELAÇÃO DE CONSUMO http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=89835 |
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