PORTARIA DIRFO 2015/00054/2015

Estabelece nova rotina de procedimentos a serem desempenhados pela Unidade de Controle Interno da Seção Judiciária do Espírito Santo.

Main Author: Direção do Foro (Espírito Santo)
Format: Ato normativo
Language: Português
Published: Seção Judiciária do Espírito Santo 2015
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spelling oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:996702020-07-22 PORTARIA DIRFO 2015/00054/2015 Direção do Foro (Espírito Santo) Legislação Seção Judiciária do Espírito Santo 2015-10-14T00:00:00Z Português Estabelece nova rotina de procedimentos a serem desempenhados pela Unidade de Controle Interno da Seção Judiciária do Espírito Santo. Portaria nº JFES-POR-2015/00054, de 31 de agosto de 2015, da Direção do Foro da SJES. Editado pela Seção de Documentação e Divulgação – SEDOD BI Nº 327/2015 BOLETIM INTERNO EDIÇÃO EXTRAORDINÁRIA I Data da publicação: 14 de outubro de 2015 PORTARIA Nº JFES-POR-2015/00054 de 31 de agosto de 2015 O DOUTOR JOSÉ EDUARDO DO NASCIMENTO, JUIZ FEDERAL DIRETOR DO FORO E CORREGEDOR PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE 1º GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais e CONSIDERANDO o disposto no Processo Administrativo Nº. JFES-ADM-2014/00050; CONSIDERANDO o Parecer nº. 2/2013-SCI/Presi/CNJ; CONSIDERANDO o Relatório de Auditoria nº. 4/2013, elaborado pelo Tribunal de Contas da União; CONSIDERANDO a necessidade de adequação das atividades da Unidade de Controle Interno (UCI) aos ditames constitucionais e legais; CONSIDERANDO a necessidade de se segregar as atividades da Unidade de Controle Interno das atividades de gestão e cogestão; CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº. 86, de 08 de setembro de 2009 e na Resolução nº. 171, de 1º de março de 2013, ambas do Conselho Nacional de Justiça; RESOLVE: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º. Estabelecer nova rotina de procedimentos a serem desempenhados pela Unidade de Controle Interno da Seção Judiciária do Espírito Santo, segundo as seguintes diretrizes: I - Independência e Imparcialidade da Unidade de Controle Interno; II - Não realização de atos de gestão e cogestão, como pressuposto à Imparcialidade e Independência da Unidade de Controle Interno; III - Alteração do fluxo de trabalho, excluindo-se a Unidade de Controle Interno da análise rotineira dos atos e processos administrativos (exceto aqueles obrigados normativamente); IV - Atuação de acordo com as técnicas de auditoria, atualmente descritas na Resolução nº. 171, de 1º de março de 2013 - Conselho Nacional de Justiça, e outras que vierem a modificar, sucedê-la ou complementá-la; V - Estabelecimento de Plano Anual de Auditoria - PAA; VI - Estabelecimento de Plano de Auditoria de Longo Prazo - PALP; VII - Avaliação dos resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial; VIII - Avaliação do cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União; IX - Definição de fluxo de trabalho de auditoria, fiscalização, acompanhamento e outros procedimentos de controle; X - Identificação e atendimento das necessidades de Tecnologida da Informação demandadas pela Unidade de Controle Interno, suficientes para o desenvolvimento dos trabalhos; XI - Acompanhamento concomitante do fluxo de trabalho por meio da técnica da amostragem, baseada nos critérios de materialidade, criticidade, relevância e risco; XII - Avaliação dos controles administrativos exercidos no âmbito dos setores responsáveis. CAPÍTULO II DOS PROCEDIMENTOS TÍTULO I Dos Procedimentos de Licitação Art. 2º. O exame da regularidade dos atos licitatórios pela Unidade de Controle Interno se dará por meio de auditorias, de acordo com a previsão existente no Plano Anual de Auditoria ou no Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP) ou, quando em sua avaliação, a Unidade de Controle Interno, baseada em critérios de risco, materialidade, criticidade e relevância, constatar a necessidade de análises pontuais. § 1º. Permanece a obrigatoriedade do exame da regularidade dos atos licitatórios pela Unidade de Controle Interno, previamente à homologação, em relação aos processos/procedimentos cujos valores (por exercício) dos bens ou serviços sejam iguais ou superiores a R$ 650.000,00 (Seiscentos e Cinquenta Mil Reais). § 2º. Sem embargo do disposto no art. 19 desta Portaria, os processos/procedimentos cujos valores (por exercício) dos bens ou serviços sejam inferiores a R$ 650.000,00 (Seiscentos e Cinquenta Mil Reais) poderão ser analisados pela Unidade de Controle Interno de acordo com o Plano Anual de Auditoria ou quando, em sua avaliação, a Unidade entender cabível, com base nos critérios de materialidade, criticidade, relevância e risco. TÍTULO II Dos Procedimentos Contábeis Art. 3º. O exame da regularidade contábil dos procedimentos/processos administrativos se dará por meio de auditorias, de acordo com a previsão existente no Plano Anual de Auditoria ou no Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP) ou, quando em sua avaliação, a UCI, baseada em critérios de risco, materialidade, criticidade e relevância, constatar a necessidade de análises pontuais. TÍTULO III Dos Procedimentos de Gestão de Pessoas Art. 4º. O exame da regularidade dos processos que tratam do assunto de pessoal, inclusive referentes a pagamento de diárias, serão auditados de acordo com a previsão existente no Plano Anual de Auditoria ou no Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP) ou, quando em sua avaliação, a Unidade de Controle Interno, baseada nos critérios de risco, materialidade, criticidade e relevância, constatar a necessidade de análises pontuais. TÍTULO IV Dos Procedimentos de Contratações Art. 5º. O exame da regularidade dos processos de contratações/aquisições serão auditados de acordo com a previsão existente no Plano Anual de Auditoria ou no Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP) ou, quando em sua avaliação, a Unidade de Controle Interno, baseada em critérios de risco, materialidade, criticidade e relevância, constatar a necessidade de análises pontuais. TÍTULO V Dos Planos de Auditoria Art. 6º. A Unidade de Controle Interno deverá estabelecer planos anuais de auditoria - PAA e planos de auditoria de longo prazo - PALP, sendo estes quadrienais. § 1º. Os Planos de Auditoria devem dimensionar a realização dos trabalhos de modo a priorizar a atuação preventiva e atender aos padrões e diretrizes indicados pelo Conselho Nacional de Justiça. § 2º. Na elaboração dos Planos devem ser consideradas as seguintes variáveis: I - materialidade - representatividade dos valores orçamentários ou recursos financeiros/materiais alocados e/ou do volume de bens e valores efetivamente geridos; II - relevância - importância do planejamento em relação às ações a serem desenvolvidas; III - criticidade - representatividade do quadro de situações críticas efetivas ou potenciais a ser controlado; e IV - risco - possibilidade de algo acontecer e ter impacto nos objetivos, sendo medido em termos de consequências e probabilidades. Art. 7º. O Plano Anual de Auditoria - PAA deverá ser estabelecido até 30 de novembro de cada ano, e divulgado até o 10º (décimo) dia útil de dezembro, após aprovado pela autoridade competente, na Intranet da Seção Judiciária do Espírito Santo. § 1º. Os Planos Anuais de Auditoria - PAA referentes aos exercícios de 2016 a 2019 deverão abranger a realização de auditoria em pelo menos duas das seguintes áreas: contabilidade, tecnologia da informação, licitações, terceirização de atividades, obras e construção, sistema de registro de preços, passivos, pessoal e sistemas de controles internos. § 2º. O Plano Anual de Auditoria - PAA referente ao exercício de 2016 deverá incluir a avaliação e diagnóstico de pelo menos uma área vinculada ao sistema de controles internos administrativos. Art. 8º. O Plano de Auditoria de Longo Prazo - PALP, relativo ao respectivo quadriênio, deverá ser submetido à apreciação da Direção do Foro até 30 de novembro de cada quadriênio, e divulgado na Intranet da Seção Judiciária do Espírito Santo até o 10º (décimo) dia útil de dezembro, após aprovado pela autoridade competente. Art. 9º. A Unidade de Controle Interno deverá elaborar, anualmente, plano de capacitação, até o dia 30 de outubro, para a totalidade dos servidores da Unidade de Controles Internos. Parágrafo único. As ações de capacitação deverão ser executadas no exercício imediatamente posterior ao respectivo plano previsto no caput. TÍTULO VI Dos Procedimentos Diversos Seção I Do Fluxo de Processos Administrativos Art. 10. Não tramitarão pela Unidade de Controle Interno, ficando excluídos de sua competência a análise prévia/concomitante dos procedimentos/processos que se caracterizem como típicos atos de gestão ou cogestão, como inventário físico de almoxarifado; concessão de suprimento de fundos; reajustes; repactuações; acréscimos e supressões; alienações; contratações de bens e serviços; análise de minutas contratuais e termos de referência; procedimentos de pessoal, folha de pagamentos; dentre outros de mesma natureza. § 1º. Tramitarão pela Unidade de Controle Interno, em análise prévia, exclusivamente as matérias obrigadas por força normativa, como os processos que dispõem sobre o reconhecimento, atualização e pagamento de passivos, aquisição de veículos, monitoramente de obras, dentre outros previstos nos respectivos regulamentos. § 2º. A Unidade de Controle Interno se utilizará das Solicitações Eletrônicas de Contratação - SEC's (observada sua obrigatoriedade quando da abertura de processos de aquisição de bens ou serviços), para a seleção de processos eletrônicos para auditoria/análise. § 3º. Além do Sistema Integrado de Gestão Administrativa - SIGA, a Unidade de Controle Interno se utilizará do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI e Sistema de Gestão de Contratos, ou outros que eventualmente os sucederem, para a seleção de processos para auditoria/análise. § 4º. As unidades requisitadas deverão encaminhar os autos prontamente, salvo por motivo devidamente justificado que o impeça de fazê-lo. Seção II Das Consultas Internas Art. 11. Não compete à Unidade de Controle Interno atuar como órgão de consulta das áreas técnicas que compõem a Administração. Art. 12. A Unidade de controle Interno poderá atuar como órgão de consulta exclusivamente da Direção do Foro, em matéria que trate eminentemente de auditoria ou controle. Seção III Do Resultado de Auditoria Art. 13. As conclusões advindas com a aplicação dos testes nas amostras poderão ser estendidas a todos os processos/procedimentos autuados em situação semelhante, de modo que a recomendação da Unidade de Controle Interno sobre a amostra selecionada represente a opinião sobre o universo de processos/procedimentos análogos. Art. 14. A identificação, pela Unidade de Controle Interno, de procedimentos passíveis de melhoria, deverá ser comunicada à Administração, apontando-se o índice de erros eventualmente encontrados, as respectivas causas, os efeitos, assim como os benefícios esperados com o atendimento das recomendações propostas. Seção IV Do arquivamento Art. 15. Os processos do tipo "Execução Orçamentária e Financeira - EOF", físicos ou eletrônicos, serão encaminhados diretamente à Unidade de Controle Interno, para arquivamento, após a análise procedimental e de legalidade pela área de suporte aos gestores de contratos, e após a concordância do respectivo diretor de núcleo. Parágrafo único. Os processos do tipo "Execução Orçamentária e Financeira - EOF", físicos ou eletrônicos, que tratem de "Suprimento de Fundos", somente serão encaminhados à Unidade de Controle interno, para arquivamento, após a análise procedimental e de legalidade pelo supeior hierárquico do suprido, e após a concordância do respectivo diretor de núcleo. Art. 16. Os processos do tipo "Administrativo - ADM", físicos ou eletrônicos, que versem sobre contratações, somente serão encaminhados à Secretaria Geral, para arquivamento, após análise procedimental e de legalidade pela área de suporte aos gestores de contratatos , e após a concordância do respectivo diretor de núcleo. Art. 17. Os processos do tipo "Administrativo - ADM", físicos ou eletrônicos, que versem sobre outros assuntos (ex. multas e acidentes de trânsito) somente serão encaminhados à Secretaria Geral, para arquivamento, após análise procedimental e de legalidade pela área técnica responsável pela gestão dos autos (ex. área de transportes), e após a concordância do respectivo diretor de núcleo. Art. 18. A critério da Unidade de Controle Interno, os processos encaminhados para arquivamento poderão ser objeto de análise, a posteriori, considerando-se os critérios de materialidade, criticidade, relevância e risco. CAPÍTULO III DAS NORMAS DE TRANSIÇÃO Art. 19. A partir da assinatura desta Portaria, os procedimentos licitatórios relativos a contratações de bens ou serviços cujos valores (por exercício) sejam inferiores a R$ 650.000,00 (Seiscentos e Cinquenta Mil Reais) serão analisados pela Unidade de Controle Interno imediatamente após a homologação. § 1º. Caberá à Unidade de Controle Interno treinar e orientar servidor para, oportunamente, assumir a incumbência de análise das licitações previamente à homologação. § 2º. Decorridos 12 (doze) meses do início do treinamento mencionado no parágrafo anterior, e constatada pela Unidade de Controle Interno a aptidão do servidor, esse será desvinculado da Unidade de Controle Interno, passando a ser responsável pela análise prévia. § 3º. No prazo de 12 (doze) meses após assumir a responsabilidade pela análise prévia, sentindo necessidade o servidor consultará diretamente a Unidade de Controle Interno para obter orientação ou esclarecimento de dúvidas. Art. 20. A partir da assinatura desta Portaria, os cálculos de repactuação executados pela área de contratações serão, previamente à homologação, conferidos por servidor lotado no Núcleo de Administração e Finanças - NAF, com a orientação da Supervisão da Seção de Análise Contábil. Parágrafo único. Decorridos 12 (doze) meses do início da prática estabelecida no caput deste artigo, a análise da regularidade dos cálculos de repactuação será realizada unicamente pelo servidor do Núcleo de Administração e Finanças - NAF. CAPÍTULO IV DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 21. Sempre que entender cabível, a Direção do Foro determinará a análise de processos/procedimentos administrativos pela unidade de Controle Interno, independentemente do cronograma estabelecido pela referida área técnica de auditoria, eminentemente em matérias que tratem de auditoria ou controle. Art. 22. A Unidade de Controle Interno deverá utilizar todos os recursos tecnológicos disponíveis, tais como equipamentos, sistemas informatizados desenvolvidos internamente e/ou adquiridos externamente e acesso à rede mundial e ás redes locais de computadores, de tal forma que os procedimentos de planejamento, execução e acompanhamento das auditorias, inspeções e fiscalizações, estejam totalmente informatizados, eliminando-se na medida do possível, a necessidade de impressão de documentos e do trâmite de papéis. Parágrafo único. A infraestrutura tecnológica deverá permitir a disponibilização das informações e será organizada e mantida com o foco na celeridade processual, na maior segurança de dados, na acessibilidade compartilhada, simultânea e remota, e na melhoria da gestão das informações geradas pelos procedimentos de controle interno. Art. 23. Situações de obstrução ao livre exercício da auditoria, inspeção administrativa e fiscalização, ou de sonegação de processo, documento ou informação, bem como qualquer ocorrência de ameaça velada ou explícita, de indisposição ou de intimidação de servidores em exercício nas unidades de controle interno no desenvolvimento dos trabalhos deverão ser comunicados, imediatamente, ao líder da equipe que dará conhecimento ao titular da Unidade de Controle Interno para as providências cabíveis. Art. 24 Deverão ser observadas as demais normas de auditoria expedidas pelo Conselho Nacional de Justiça, Conselho da Justiça Federal, e Tribunal Regional Federal - 2ª Região. Art. 25. Deverão ser providenciadas as alterações nos normativos internos, a fim de adequá-los a esta Portaria. Art. 26. Esta Portaria entra em vigor em 15 (quinze) dias após a sua publicação. Art. 27. Revogam-se as disposições em contrário. PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE. JOSÉ EDUARDO DO NASCIMENTO Juiz Federal Diretor do Foro PROCEDIMENTO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO Seção Judiciária do Espírito Santo http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=99670
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