ORDEM DE SERVIÇO 3/2018
ORDEM DE SERVIÇO Nº TRF2-OSP-2018/00003, DE 27 DE MARÇO DE 2018 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições e, - considerando a necessidade de acompanhamento pelo Ordenador de Despesa das providências relacionadas ao atendimento dos achados de auditorias...
| Autor principal: | Presidência (2. Região) |
|---|---|
| Tipo de documento: | Ato normativo |
| Idioma: | Português |
| Publicado em: |
Tribunal Regional Federal (2. Região)
2018
|
| Obter o texto integral: |
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trf2_108880 |
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ORDEM DE SERVIÇO 3/2018 Presidência (2. Região) Legislação Tribunal Regional Federal (2. Região) 2018-04-06T00:00:00Z Português ORDEM DE SERVIÇO Nº TRF2-OSP-2018/00003, DE 27 DE MARÇO DE 2018 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições e, - considerando a necessidade de acompanhamento pelo Ordenador de Despesa das providências relacionadas ao atendimento dos achados de auditorias realizadas no âmbito da Administração; - considerando a importância de manter um repositório centralizado de informações relacionadas ao cumprimento das providências determinadas pela Administração, decorrentes de achados de auditoria; - considerando a necessidade de estabelecer modelos de documentos padronizados, que facilitem o registro e acompanhamento das ações de auditoria; - considerando os entendimentos prévios mantidos entre a Assessoria Jurídica, Contábil e de Conformidade - AJUC/SG, Assessoria de Governança Corporativa, Gestão Estratégica e Monitoramento - AGOM/SG e a Secretaria de Controle Interno - SCI/TRF2, nos termos das memórias de reunião TRF2-MRU-2017/00026, TRF2-MRU-2017/00051 e TRF2-MRU-2017/00040, incluindo a definição de modelos de documentos a serem utilizados nas ações de auditoria, RESOLVE: 1 - Instituir processo de trabalho de tratamento dos achados de auditoria, no âmbito das unidades administrativas do Tribunal Regional Federal da 2ª Região, conforme ANEXO I. 2 - Disponibilizar os formulários "Achado de Auditoria" e "Resposta ao Achado de Auditoria" no sistema SIGA-DOC. 3 - Estabelecer que o formulário "Achado de Auditoria", criado e encaminhado pelo Órgão de Controle Interno - OCI às áreas auditadas, nos termos do ANEXO I, deverá ser respondido, exclusivamente, por meio do formulário "Resposta ao Achado de Auditoria, opção que pode ser acessada pelo gestor por meio do caminho: Despachar/Transferir > Despacho >[outros] (Texto longo) > Espécie: Formulário > Modelo: Resposta ao Achado de Auditoria. 4 - Definir os elementos mínimos necessários à correta instrução dos formulários ACHADO DE AUDITORIA e RESPOSTA AO ACHADO DE AUDITORIA, a fim de permitir a delimitação das questões objeto de auditoria de forma completa e precisa, assegurando ao ordenador de despesa a cognição da situação reportada e a avaliação, consideradas a conveniência e a oportunidade, da implementação das recomendações oriundas do OCI. 4.1 - O formulário ACHADO DE AUDITORIA será instruído, pelo menos, com: a) Descrição do Achado - deve apresentar enunciado objetivo, contendo, basicamente, o título da irregularidade, impropriedade ou falha de controle; b) Situação Encontrada - deve apresentar, detalhadamente, a situação identificada e documentada durante a fase de execução da auditoria. Deve também contemplar o período de ocorrência do achado, bem como mencionar as evidências que fundamentaram o achado e a manifestação do OCI; c) Critério - deve demonstrar o embasamento técnico do achado, apoiado na legislação (norma ou jurisprudência) ou, ainda, em referenciais teóricos (doutrinas) e/ou modelos de boas práticas amplamente aceitos e tecnicamente validados para a matéria sob análise; d) Causa - deve consistir do elemento que motivou a ocorrência do achado e sobre o qual incidirão as ações corretivas que serão propostas; e) Efeito - deve apresentar o resultado da discrepância entre a Situação Encontrada e o Critério. Admite-se que o efeito reportado pode ser concreto (materializado) ou potencial (risco de materialização); f) Recomendação - deve apresentar, de forma clara e objetiva, a correção, sugestão de controle ou aprimoramento proposta pelo OCI. 4.2 - O formulário RESPOSTA AO ACHADO DE AUDITORIA será instruído, pelo menos, com: a) Nível de Concordância - deve apresentar, a partir da leitura do achado de auditoria, o grau de concordância do gestor da área auditada quanto à situação encontrada e à recomendação do OCI. Em caso de concordância parcial ou discordância, o gestor deve justificar, objetivamente, os pontos de discordância, citando normativos, expedientes internos, acórdãos do TCU ou outros elementos que robusteçam a sua tese em oposição à do OCI. Nesse campo, pode ser proposta, inclusive, solução alternativa à recomendação do OCI, se houver; b) Nível de Prioridade - deve ser expresso considerando os demais achados reportados na auditoria em curso, além dos pendentes de auditorias anteriores relativas à mesma matéria. Ainda, deve-se reportar o histórico de erros/falhas e valores potencialmente envolvidos, que devem ser expressos em termos anuais; c) Implementação da Recomendação - deve indicar se a implementação da recomendação do OCI depende apenas de 'Ação Intrassetorial' - no âmbito da seção, coordenação, divisão, subsecretaria, assessoria ou secretaria respondente - ou se demandará Ação Multissetorial ou Projeto com suporte metodológico e monitoramento da SG, mediante abertura formal de 'Plano de Ação' ou 'Plano de Projeto', além do envolvimento de outras áreas administrativas. Em caso de indicação de 'Plano de Ação' ou 'Plano de Projeto', o gestor auditado deve, antes, enviar mensagem eletrônica à AGOM/SG, justificando a necessidade de envolvimento da SG, para fins de deliberação do ordenador de despesa, sendo certo que o gerente da ação ou projeto será o próprio gestor solicitante. Havendo autorização pela SG para abertura de 'Plano de Ação' ou 'Plano de Projeto', a mensagem eletrônica de autorização deve ser anexada a esse formulário e a justificativa deve ser nele transcrita; d) Prazo de Implementação - deve indicar a expectativa de tempo em que se dará a 'Ação Intrassetorial', 'Plano de Ação' ou 'Plano de Projeto', no formato DD/MM/AAAA, inclusive da solução alternativa à recomendação do OCI, se houver. 5 - Estabelecer que, quando do recebimento do formulário ACHADO DE AUDITORIA, nos termos do ANEXO I, a área auditada será responsável por verificar a integralidade das informações elencadas no item 4.1, e, em caso de informações incompletas, deverá retornar imediatamente o expediente ao OCI para substituição do formulário ACHADO DE AUDITORIA, devendo o anterior ser arquivado no OCI. 6 - Definir que, antes do encaminhamento do formulário RESPOSTA AO ACHADO DE AUDITORIA ao OCI, nos termos do ANEXO I, a AJUC/SG será responsável por verificar a integralidade das informações elencadas no item 4.2, e, em caso de informações incompletas ou imprecisas, deverá retornar imediatamente o expediente à área auditada para complementação ou retificação. 7 - Instituir banco de dados para registro, controle e acompanhamento do cumprimento dos achados e recomendações de auditoria encaminhados pelo OCI e disponíveis no endereço eletrônico http://conformidade/Conformidade/listaauditorias. 8 - Estabelecer que a gestão do banco de dados a que se refere o item 5 ficará a cargo da AJUC/SG, que deverá monitorar o cumprimento dos "Planos de Ação" e "Planos de Projeto" autorizados pela Presidência ou SG, bem como de qualquer "Ação Intrassetorial" proposta pelas áreas gestoras, até a sua conclusão, sem prejuízo da responsabilidade precípua dos gestores auditados pelo monitoramento das ações relativas às suas respectivas áreas. 9 - As Direções dos Foros das Seções Judiciárias da 2ª Região poderão, a seu critério, adotar as disposições desta ordem de serviço no que couber. PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE. ANDRÉ FONTES Obs.: Leia no CONTEÚDO DIGITAL o texto completo, incluindo o(s) anexo(s). http://biblioteca.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=108880 |
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TRF 2ª Região |
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TRF 2ª Região |
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Português |
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ORDEM DE SERVIÇO Nº TRF2-OSP-2018/00003, DE 27 DE MARÇO DE 2018
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 2ª REGIÃO, no uso de suas atribuições e,
- considerando a necessidade de acompanhamento pelo Ordenador de Despesa das providências relacionadas ao atendimento dos achados de auditorias realizadas no âmbito da Administração;
- considerando a importância de manter um repositório centralizado de informações relacionadas ao cumprimento das providências determinadas pela Administração, decorrentes de achados de auditoria;
- considerando a necessidade de estabelecer modelos de documentos padronizados, que facilitem o registro e acompanhamento das ações de auditoria;
- considerando os entendimentos prévios mantidos entre a Assessoria Jurídica, Contábil e de Conformidade - AJUC/SG, Assessoria de Governança Corporativa, Gestão Estratégica e Monitoramento - AGOM/SG e a Secretaria de Controle Interno - SCI/TRF2, nos termos das memórias de reunião TRF2-MRU-2017/00026, TRF2-MRU-2017/00051 e TRF2-MRU-2017/00040, incluindo a definição de modelos de documentos a serem utilizados nas ações de auditoria,
RESOLVE:
1 - Instituir processo de trabalho de tratamento dos achados de auditoria, no âmbito das unidades administrativas do Tribunal Regional Federal da 2ª Região, conforme ANEXO I.
2 - Disponibilizar os formulários "Achado de Auditoria" e "Resposta ao Achado de Auditoria" no sistema SIGA-DOC.
3 - Estabelecer que o formulário "Achado de Auditoria", criado e encaminhado pelo Órgão de Controle Interno - OCI às áreas auditadas, nos termos do ANEXO I, deverá ser respondido, exclusivamente, por meio do formulário "Resposta ao Achado de Auditoria, opção que pode ser acessada pelo gestor por meio do caminho: Despachar/Transferir > Despacho >[outros] (Texto longo) > Espécie: Formulário > Modelo: Resposta ao Achado de Auditoria.
4 - Definir os elementos mínimos necessários à correta instrução dos formulários ACHADO DE AUDITORIA e RESPOSTA AO ACHADO DE AUDITORIA, a fim de permitir a delimitação das questões objeto de auditoria de forma completa e precisa, assegurando ao ordenador de despesa a cognição da situação reportada e a avaliação, consideradas a conveniência e a oportunidade, da implementação das recomendações oriundas do OCI.
4.1 - O formulário ACHADO DE AUDITORIA será instruído, pelo menos, com:
a) Descrição do Achado - deve apresentar enunciado objetivo, contendo, basicamente, o título da irregularidade, impropriedade ou falha de controle;
b) Situação Encontrada - deve apresentar, detalhadamente, a situação identificada e documentada durante a fase de execução da auditoria. Deve também contemplar o período de ocorrência do achado, bem como mencionar as evidências que fundamentaram o achado e a manifestação do OCI;
c) Critério - deve demonstrar o embasamento técnico do achado, apoiado na legislação (norma ou jurisprudência) ou, ainda, em referenciais teóricos (doutrinas) e/ou modelos de boas práticas amplamente aceitos e tecnicamente validados para a matéria sob análise;
d) Causa - deve consistir do elemento que motivou a ocorrência do achado e sobre o qual incidirão as ações corretivas que serão propostas;
e) Efeito - deve apresentar o resultado da discrepância entre a Situação Encontrada e o Critério. Admite-se que o efeito reportado pode ser concreto (materializado) ou potencial (risco de materialização);
f) Recomendação - deve apresentar, de forma clara e objetiva, a correção, sugestão de controle ou aprimoramento proposta pelo OCI.
4.2 - O formulário RESPOSTA AO ACHADO DE AUDITORIA será instruído, pelo menos, com:
a) Nível de Concordância - deve apresentar, a partir da leitura do achado de auditoria, o grau de concordância do gestor da área auditada quanto à situação encontrada e à recomendação do OCI. Em caso de concordância parcial ou discordância, o gestor deve justificar, objetivamente, os pontos de discordância, citando normativos, expedientes internos, acórdãos do TCU ou outros elementos que robusteçam a sua tese em oposição à do OCI. Nesse campo, pode ser proposta, inclusive, solução alternativa à recomendação do OCI, se houver;
b) Nível de Prioridade - deve ser expresso considerando os demais achados reportados na auditoria em curso, além dos pendentes de auditorias anteriores relativas à mesma matéria. Ainda, deve-se reportar o histórico de erros/falhas e valores potencialmente envolvidos, que devem ser expressos em termos anuais;
c) Implementação da Recomendação - deve indicar se a implementação da recomendação do OCI depende apenas de 'Ação Intrassetorial' - no âmbito da seção, coordenação, divisão, subsecretaria, assessoria ou secretaria respondente - ou se demandará Ação Multissetorial ou Projeto com suporte metodológico e monitoramento da SG, mediante abertura formal de 'Plano de Ação' ou 'Plano de Projeto', além do envolvimento de outras áreas administrativas. Em caso de indicação de 'Plano de Ação' ou 'Plano de Projeto', o gestor auditado deve, antes, enviar mensagem eletrônica à AGOM/SG, justificando a necessidade de envolvimento da SG, para fins de deliberação do ordenador de despesa, sendo certo que o gerente da ação ou projeto será o próprio gestor solicitante. Havendo autorização pela SG para abertura de 'Plano de Ação' ou 'Plano de Projeto', a mensagem eletrônica de autorização deve ser anexada a esse formulário e a justificativa deve ser nele transcrita;
d) Prazo de Implementação - deve indicar a expectativa de tempo em que se dará a 'Ação Intrassetorial', 'Plano de Ação' ou 'Plano de Projeto', no formato DD/MM/AAAA, inclusive da solução alternativa à recomendação do OCI, se houver.
5 - Estabelecer que, quando do recebimento do formulário ACHADO DE AUDITORIA, nos termos do ANEXO I, a área auditada será responsável por verificar a integralidade das informações elencadas no item 4.1, e, em caso de informações incompletas, deverá retornar imediatamente o expediente ao OCI para substituição do formulário ACHADO DE AUDITORIA, devendo o anterior ser arquivado no OCI.
6 - Definir que, antes do encaminhamento do formulário RESPOSTA AO ACHADO DE AUDITORIA ao OCI, nos termos do ANEXO I, a AJUC/SG será responsável por verificar a integralidade das informações elencadas no item 4.2, e, em caso de informações incompletas ou imprecisas, deverá retornar imediatamente o expediente à área auditada para complementação ou retificação.
7 - Instituir banco de dados para registro, controle e acompanhamento do cumprimento dos achados e recomendações de auditoria encaminhados pelo OCI e disponíveis no endereço eletrônico http://conformidade/Conformidade/listaauditorias.
8 - Estabelecer que a gestão do banco de dados a que se refere o item 5 ficará a cargo da AJUC/SG, que deverá monitorar o cumprimento dos "Planos de Ação" e "Planos de Projeto" autorizados pela Presidência ou SG, bem como de qualquer "Ação Intrassetorial" proposta pelas áreas gestoras, até a sua conclusão, sem prejuízo da responsabilidade precípua dos gestores auditados pelo monitoramento das ações relativas às suas respectivas áreas.
9 - As Direções dos Foros das Seções Judiciárias da 2ª Região poderão, a seu critério, adotar as disposições desta ordem de serviço no que couber.
PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.
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Obs.: Leia no CONTEÚDO DIGITAL o texto completo, incluindo o(s)
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