| Resumo: |
REGULAMENTO Nº JFRJ-RTO-2021/00003, DE 15 DE SETEMBRO DE 2021
A Diretora da Subsecretaria de Gestão Estratégica, considerando a necessidade de normatizar e padronizar os procedimentos de gestão documental na Seção Judiciária do Rio de Janeiro, resolve:
CAPÍTULO I
DO ARQUIVAMENTO
Art. 1º Somente poderão ser encaminhados à SEARQ os documentos e processos produzidos e recebidos pela SJRJ no exercício de suas atividades.
Art. 2º Deverão ser remetidos à SEARQ os documentos nos seguintes estágios:
I - que tiverem cumprido o prazo no arquivo corrente estabelecido pelo Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCTT);
II - que estejam previstos para guarda no arquivo intermediário;
III - que tenham como destinação final a guarda permanente.
Parágrafo único. Após o cumprimento do prazo estabelecido no PCTT no arquivo corrente, deverão ser eliminados na unidade responsável os documentos em que não houver previsão de guarda no arquivo intermediário.
Art. 3º É vedada a transferência de material acautelado à SEARQ.
Art. 4º A SEARQ deverá receber os seguintes tipos de documentos:
I - Autos de processos judiciais;
II - Autos de processos administrativos destinados ao arquivo corrente;
III - Documentos administrativos e cartórios para arquivo intermediário ou guarda permanente.
Art. 5º Os documentos destinados a arquivamento somente serão recebidos quando atenderem às seguintes condições:
I - documentos administrativos: registrados no SIGA-DOC;
II - documentos judiciais: registrados em guias de remessa.
Parágrafo único. Os documentos judiciais que não estiverem cadastrados no sistema processual apenas serão aceitos se acompanhados de formulário próprio.
Art. 6º Os documentos deverão estar acondicionados em caixas-box ou em amarrados elaborados com fitilho em forma de cruz, com altura não superior a 15 cm, que corresponderá a um lote.
§ 1º Caso seja impossibilitada a movimentação dos documentos em sistemas processuais e documentais vigentes, os lotes deverão conter o formulário específico preenchido.
§ 2º Somente serão recebidas para arquivamento as caixas-box cujo espaço estiver completamente utilizado e que estejam identificadas, na superfície, com o número da guia ou do formulário e com o nome e/ou sigla da unidade remetente.
Seção I
Do Agendamento da Remessa
Art. 7º O envio de documentos à SEARQ deverá ser agendado, nos seguintes termos:
I - unidades administrativas da capital: solicitar ao Setor de Protocolo da Av. Almirante Barroso (SEPAB);
II - juízos da capital: obedecer ao cronograma de envio dos documentos, publicado na página da SEARQ na intranet;
III - unidades administrativas e juízos das subseções: encaminhar via transportadora.
Art. 8º O transporte será realizado do seguinte modo:
I - entre a SEARQ e as unidades da capital: duas vezes por semana, conforme divulgado na página da SGE na intranet;
II - das unidades das subseções para a SEARQ : por transportadora, sendo vedado o serviço de malote;
III - da SEARQ para as unidades das subseções: por transportadora, com o auxílio da SCM/SEDIM.
Parágrafo único. A frequência do transporte, em cada caso, poderá ser alterada a critério da Administração ou em situações excepcionais.
Seção II
Do Recebimento de Autos de Processos Judiciais
Art. 9º Os autos de processos judiciais deverão estar:
I - com baixa-findo;
II - sem pendências processuais impeditivas de arquivamento;
III - em lotes acompanhados de guias de remessa de processos à SEARQ, obtidas via sistema processual.
§ 1º Os acervos físicos de processos eletrônicos baixados, os conflitos de competência, as ações rescisórias e os precatórios deverão ser encaminhados em caixas ou amarrados acompanhados por formulário disponível na página da SEARQ na intranet.
§ 2º O juízo certificará nos autos eletrônicos a baixa, com o registro do número da caixa e/ou do formulário e data de encaminhamento, com vistas à análise documental para identificação e recolhimento da documentação para guarda permanente.
§ 3º Constituem o acervo digitalizado:
I - os volumes dos processos físicos digitalizados para converter os autos em eletrônicos;
II - os documentos físicos referentes a processos eletrônicos processados fisicamente no TRF2.
§ 4º Documentos como petições e cópias não são considerados acervos e podem ser descartados após a digitalização, passados 45 dias da data de protocolo, sem publicação de edital de eliminação.
Art. 10. É vedado o envio à SEARQ , dos seguintes documentos:
I - processos judiciais físicos digitalizados em trâmite;
II - agravos, de quaisquer tipos;
III - recursos em sentido estrito em matéria criminal, por instrumento;
IV - incidentes processuais autuados em apartado;
V - mandados não juntados aos autos;
VI - cópias de mandados positivos não digitalizados.
Art. 11. Os documentos do agravo considerado guarda permanente deverão ser encaminhados à SEARQ por meio de formulário disponível na página do setor na intranet.
Parágrafo único. As cópias do processo original juntadas aos autos do agravo e os documentos restantes que não se enquadrarem nos casos de guarda permanente poderão ser descartados pelo juízo, sem a publicação de edital de eliminação.
Seção III
Do Recebimento de Documentos Administrativos
Art. 12. Os documentos administrativos deverão estar:
I - individualmente classificados, segundo o assunto, de acordo com o PCTT;
II - em lotes acompanhados por formulário próprio - disponível na página da SEARQ na intranet - ou por protocolo de transferência gerado pelo SIGA-DOC, conforme o caso.
Parágrafo único. Todos os documentos listados no mesmo formulário ou protocolo de transferência devem, preferencialmente, ter a mesma classificação documental.
Seção IV
Da Localização e da Gestão do Acervo
Art. 13. Após o recebimento, a SEARQ acondicionará os documentos em caixas-box.
§ 1º As caixas devem estar identificadas por lombadas contendo a localização nos salões do Arquivo Geral.
Art. 14. No sistema processual, a SEARQ receberá as guias de remessa e catalogará a localização dos autos judiciais.
CAPÍTULO II
DO DESARQUIVAMENTO
Art. 15. Os pedidos de desarquivamento de autos judiciais deverão ser cadastrados por meio do sistema processual ou, em caso de impossibilidade, o SIGA-Serviços.
Parágrafo único. É vedado repetir a solicitação para autos com pedido pendente de atendimento.
Art. 16. O atendimento das solicitações respeitará o prazo máximo de 15 dias úteis. Caso seja inviável o atendimento no prazo mencionado, a SEDEQ deverá comunicar a ocorrência à unidade requisitante.
Parágrafo único. A data de desarquivamento do documento é aquela em que a SEDEQ o disponibiliza para transporte. A chegada do documento à unidade requisitante depende da logística de entrega.
Art. 17. A solicitação de desarquivamento deverá ser feita exclusivamente ao juízo competente. A SEDEQ rejeitará pedidos elaborados por partes ou advogados.
Art. 18. Os autos dos processos judiciais ou administrativos incluídos em editais de eliminação terão seu ciclo documental encerrado e não estarão indisponíveis para desarquivamento e eventual tramitação.
Parágrafo único. Cabe à SEDEQ informar, no sistema processual ou no SIGA-Serviços, a impossibilidade de atender ao pedido, incluindo o número e a data de publicação do edital no qual o número do processo está inserido.
CAPÍTULO IV
DA CONSULTA A DOCUMENTOS ARQUIVADOS
Art. 19. Qualquer pessoa, natural ou jurídica, poderá formular pedido de consulta a documentos arquivados, incluídos os de guarda permanente.
Art. 20. O pedido será apresentado em meio físico ou eletrônico.
§ 1º O atendimento ao pedido de consulta a documentos nas dependências do Arquivo Geral estará condicionado à disponibilidade de infraestrutura física e mobiliária das unidades administrativas do Arquivo Geral.
§ 2º A consulta ao processo ou documento estará disponível após a assinatura, pelo interessado, de um termo de responsabilidade, visando ao sigilo das informações consultadas, bem como de declaração de ciência de que o tratamento de dados pessoais deve ser realizado em conformidade com as disposições da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Art. 21. O pedido deverá ser enviado para o e-mail [email protected] ou entregue fisicamente à SEDAF. Nele, deverá conter:
I - nome do requerente;
II - número de documento de identificação válido;
III - número do processo / documento;
IV - data da baixa do processo judicial, em caso de consulta a autos findos;
V - juízo processante, em caso de consulta a autos findos;
VI - endereço eletrônico do requerente, para recebimento de comunicações sobre o pedido.
§ 1º É cinco o número máximo de documentos ou processos a serem consultados por visita.
§ 2º Para o mesmo interessado, será atendido um pedido de consulta por semana.
Art. 22. Recebido o pedido de consulta, a SEDAF deverá, no prazo de até 20 dias:
I - localizar os documentos solicitados;
II - comunicar data, local e horário para realizar consulta;
III - em caso de indeferimento, indicar as razões da negativa, total ou parcial, do acesso.
§ 1º O prazo de resposta será contado a partir da data de apresentação do pedido e poderá ser prorrogado por 10 dias, mediante justificativa encaminhada ao requerente antes do término do prazo inicial.
Art. 23. Serão indeferidos pedidos de consulta:
I - a número de documentos ou processos superior ao informado no § 1º do art. 22;
II - a documentos que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados;
III - a documentos sob sigilo ou segredo de justiça.
Art. 24. É proibida a saída dos documentos das dependências do Arquivo Geral.
Art. 25. É vedada a consulta a processos e documentos por pessoas:
I - portando mochilas, bolsas, pastas ou objetos semelhantes;
II - portando bebidas ou qualquer tipo de alimento.
CAPÍTULO IV
DA GUARDA PERMANENTE
Art. 26. Os documentos classificados, após análise documental, como guarda permanente serão acondicionados em caixas-box e estarão disponíveis para consulta a interessados.
Parágrafo único. Os processos judiciais de guarda permanente receberão a respectiva etiqueta e poderão ser desarquivados mediante a remessa das orientações para conservação e remessa ao Arquivo após nova baixa.
CAPÍTULO V
DA ELIMINAÇÃO
Seção I
Dos Documentos Digitalizados
Art. 27. A eliminação dos documentos que deram origem a autos eletrônicos será realizada no prazo de 45 dias após a protocolização.
§ 1º A unidade administrativa na qual os documentos tenham sido digitalizados será responsável pelo descarte, automaticamente após o decurso do prazo estabelecido no caput, sem a publicação de edital de eliminação.
§ 2º A unidade referida no § 1º deverá guardar tais documentos até a eliminação.
Art. 28. Os documentos originais juntados pelas partes deverão ser devolvidos aos interessados, por meio da publicação de editais de intimações ou da intimação pessoal das partes e de seus procuradores pelo juízo, para que, no prazo de 30 dias, se manifestem sobre o desejo de manterem pessoalmente a guarda de documentos originais, conforme o § 5º do art. 12 da Lei nº 11.419/2006.
Art. 29. Mandados não juntados aos autos e cópias dos mandados positivos não digitalizados serão eliminados, sem a publicação de edital, após dois anos de guarda no arquivo corrente.
Art. 30. Os agravos físicos referentes a processos eletrônicos deverão ter suas peças originais digitalizadas e juntadas eletronicamente aos autos eletrônicos do processo principal. Após a baixa do processo principal, poderão ser eliminadas sem a publicação de edital.
Seção II
Dos Editais de Eliminação
Art. 31. Os anexos dos editais de eliminação de autos judiciais findos serão compostos por tabelas contendo os seguintes dados:
I - número do processo;
II - nome das partes;
III - juízo por onde o processo tramitou;
IV - data da baixa.
Art. 32. Para os documentos administrativos, as tabelas a serem anexadas ao edital de eliminação deverão conter:
I - número do processo administrativo;
II - código informado no PCTT;
III - descrição do assunto.
Art. 33. As partes interessadas nos documentos a serem eliminados podem, no prazo de 45 dias após a publicação do edital e a suas expensas, requisitar os documentos para guarda particular.
§ 1º Deve-se demonstrar o interesse e a legitimidade do pedido, por meio de petição dirigida à Direção da SGE, digitalizada e enviada para o endereço eletrônico [email protected] ou entregue nas dependências do Arquivo Geral.
§ 2º Após deferimento do pedido, os interessados deverão comparecer à Coordenadoria de Gestão Documental, nas dependências do Arquivo Geral, para a retirada do documento até 10 dias após o 45º dia subsequente à data de publicação do edital. Passado esse prazo, os documentos solicitados e não retirados também serão eliminados.
§ 3º Os autos do processo judicial, sem as peças de guarda permanente, serão entregues à primeira parte solicitante. Às demais partes requerentes, serão fornecidas cópias, quando as houver.
Art. 34. A requisição da guarda dos documentos poderá informar o interesse na consulta às peças de guarda permanente, realizada conforme as regras descritas no Capítulo IV.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÃO FINAL
Art. 35. Este regulamento entra em vigor na data de sua publicação.
- assinado eletronicamente -
MONIQUE CARBONEL RABELLO
DIRETOR DE SUBSECRETARIA
SUBSECRETARIA DE GESTÃO ESTRATÉGICA
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