REGULAMENTO 4/2021

Dispõe sobre a logística para envio, guarda e acesso aos documentos destinados à sede Rua Equador.

Autor principal: Subsecretaria de Gestão Estratégica
Tipo de documento: Ato normativo
Idioma: Português
Publicado em: Seção Judiciária do Rio de Janeiro 2021
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spelling REGULAMENTO 4/2021 Subsecretaria de Gestão Estratégica Legislação Seção Judiciária do Rio de Janeiro 2021-10-19T00:00:00Z Português Dispõe sobre a logística para envio, guarda e acesso aos documentos destinados à sede Rua Equador. REGULAMENTO Nº JFRJ-RTO-2021/00004, DE 15 DE SETEMBRO DE 2021 Dispõe sobre a logística para envio, guarda e acesso aos documentos destinados à sede Rua Equador. A Diretora da Subsecretaria de Gestão Estratégica (SGE), considerando: - a Resolução nº 318 de 4.11.2014 do Conselho da Justiça Federal, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal; - a Resolução nº 714/2021 do Conselho da Justiça Federal, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal de 1º e 2º graus, observadas as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname e seus instrumentos. - a implantação do sistema processual e-Proc; o Plano de Digitalização de Autos Físicos da Justiça Federal da 2ª Região, instituído pelo Provimento nº TRF2-PVC-2017/00013; - o Projeto de Modernização do Fórum da Avenida Rio Branco (Processo Administrativo nº JFRJ-PRO-2018/00010); - o disposto na Ordem de Serviço nº JFRJ-ODF-2019/00002; e - a disponibilização dos espaços mencionados no Memorando nº JFRJ-MEM-2019/00510 para guarda dos autos digitalizados pelas varas federais cíveis da capital, resolve: Art. 1º Definir procedimentos para envio, guarda e movimentação de documentos destinados à sede Rua Equador, observadas as disposições da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), sobre o tratamento de dados pessoais. Parágrafo Único. Em atenção ao art. 9º, inc. II da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, a temporalidade dos dados contidos nos processos seguirá a temporalidade dos próprios processos judiciais, observadas as normas que regem o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal. CAPÍTULO I DA REMESSA DE PROCESSOS DIGITALIZADOS PARA GUARDA Art. 2º Os processos e documentos serão enviados para guarda, conforme cronograma a ser divulgado pela Coordenadoria de Gestão Documental (CDOC/SGE). Art. 3º Os autos de processos digitalizados ainda não baixados, destinados à sede Rua Equador, devem ser acondicionados em amarrados ou caixas-arquivo, identificados individualmente, observando-se que: I - o conteúdo de cada amarrado ou caixa-arquivo deverá ser individualmente registrado no Siga-Doc, por meio do formulário "Remessa de Documentos Físicos", com destino "Guarda-EQ"; II - o formulário do inciso anterior deve ser impresso em 2 (duas) vias, a serem colocadas no interior das respectivas caixas-arquivo ou como capa dos amarrados; e III - os amarrados devem ter altura máxima de 15cm e as caixas-arquivo devem estar cheias. Parágrafo Único - No caso do envio de processos em caixas-arquivo, o número do formulário do Siga-Doc, ou o número da caixa-arquivo, e o Juízo remetente devem ser identificados nas lombadas das caixas-arquivo e/ou amarrados. Art. 4º Findados o acondicionamento e a identificação previstos no artigo anterior, deve ser preenchido o formulário "Saída de Documentos", semelhante ao que se preenche para remessa de amarrados de processos ao Arquivo Geral, listando os números das caixas-arquivo e/ou amarrados que estão sendo remetidos; observando-se ainda a necessidade de: I - imprimir 3 (três) vias do formulário de Saída de Documentos; e II - abrir chamado para a Seção de Transporte, solicitando o transporte dos amarrados e caixas no dia do cronograma divulgado. § 1º Deverão ser obedecidas as orientações gerais para remessa de amarrados ao Arquivo, objeto do Regulamento JFRJ-RTO-2021/00003. Art. 5º Compete à Subsecretaria de Contratações e Material (SCM/CMAT/SEDIM): I - indicar o local em que serão descarregados os amarrados e caixas-arquivo transferidos à sede Rua Equador para armazenamento provisório desses documentos, com participação da SGE/CDOC; e II - receber na área de transbordo do Complexo da Rua Equador amarrados e caixas-arquivo solicitados pelos Juízos, juntamente com 3 (três) vias dos respectivos formulários de Saída de Documentos. Art. 6º Compete à Subsecretaria de Gestão Estratégica (SGE/CDOC) organizar em estantes, os amarrados e caixas remetidos à sede Rua Equador. Art. 7º Compete ao Diretor de Secretaria da Vara Federal: I - adotar os procedimentos descritos no art. 3º; e II - manter o controle do conteúdo dos respectivos amarrados e caixas-arquivo remetidos à sede Rua Equador; Art. 8º A Subsecretaria de Gestão Estratégica (SGE/CDOC) receberá, remeterá e organizará apenas amarrados e caixas com documentos, mas não documentos avulsos. CAPÍTULO II DA MOVIMENTAÇÃO DE AUTOS DE PROCESSOS DIGITALIZADOS Art. 9º O envio de processos e documentos deverá acontecer por meio das unidades de protocolo na Capital. Parágrafo único - Eventuais desarquivamentos de amarrados deverão ser solicitados por meio de abertura de chamado no Siga-Serviços. Art. 10 Compete à Subsecretaria de Contratações e Material (SCM/CMAT/SEDIM) receber na área de transbordo do Complexo da Rua Equador amarrados e caixas-arquivo solicitados pelos Juízos, juntamente com 3 (três) vias dos respectivos formulários de Saída de Documentos. Art. 11 Compete aos Juízos: I - entregar os amarrados e caixas-arquivo com destino à sede Rua Equador à Seção de Transporte, juntamente com o formulário de Saída de Documentos citado no art. 3º; II - abrir chamado para carregamento de processos da Vara para o transporte; e III - abrir chamado para transporte de processos da Vara para a Equador, informando a quantidade de amarrados; Art. 12 Compete ao Núcleo de Segurança Institucional (NSEG/SETRA): I - recolher os amarrados e caixas com destino à sede Rua Equador; II - alocar em local adequado na Sede Rua Equador amarrados, caixas e 2 (duas) vias do respectivo formulário de Saída de Documentos, e entregar o formulário devidamente assinado à Subsecretaria de Contratações e Material (SCM/CMAT/SEDIM); III - receber da Subsecretaria de Contratações e Material (SCM/CMAT/SEDIM) ou da Coordenadoria de Gestão Documental (SGE/CDOC) amarrados e caixas solicitados pelos Juízos, juntamente com os respectivos formulários de Saída de Documentos; IV - fazer o transporte, até a unidade de Protocolo, dos amarrados e caixas citados no inciso III. Art. 13 Compete à unidade de Protocolo: I - receber e entregar nos respectivos Juízos amarrados e caixas com documentos oriundos da sede Rua Equador; Art. 14 A Subsecretaria de Gestão de Serviços (SGS) deverá disponibilizar, no mínimo, 2 (dois) auxiliares de serviços gerais (ASGs) para colaborar com a acomodação dos amarrados e caixas com destino à sede Rua Equador. Art. 15 Este regulamento entra em vigor na data de sua publicação. - assinado eletronicamente - MONIQUE CARBONEL RABELLO DIRETOR DE SUBSECRETARIA SUBSECRETARIA DE GESTÃO ESTRATÉGICA http://biblioteca.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=140834
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