ORDEM DE SERVIÇO DIRFO 2/2023

Estabelece as condições preparatórias de contratações de bens e serviços regidas pela Lei n. 14.133, de 1° de abril de 2021, bem como as regras para a atuação do agente de contratação e da equipe de apoio, o funcionamento da comissão de contratação e a atuação dos gestores e fiscais de contratos, n...

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Autor principal: Direção do Foro (Espírito Santo)
Tipo de documento: Ato normativo
Idioma: Português
Publicado em: Seção Judiciária do Espírito Santo 2023
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spelling ORDEM DE SERVIÇO DIRFO 2/2023 Direção do Foro (Espírito Santo) Legislação Seção Judiciária do Espírito Santo 2023-03-30T00:00:00Z Português Estabelece as condições preparatórias de contratações de bens e serviços regidas pela Lei n. 14.133, de 1° de abril de 2021, bem como as regras para a atuação do agente de contratação e da equipe de apoio, o funcionamento da comissão de contratação e a atuação dos gestores e fiscais de contratos, no âmbito da Justiça Federal do Espírito Santo, ficam disciplinadas por esta Ordem de Serviço. ORDEM DE SERVIÇO Nº JFES-ODF-2023/00002, DE 29 DE MARÇO DE 2023 O JUIZ FEDERAL DIRETOR DO FORO E CORREGEDOR PERMANENTE DA JUSTIÇA FEDERAL DE 1º GRAU, SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais e, CONSIDERANDO o inciso XXI do artigo 37 da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988; CONSIDERANDO o disposto na Lei n.º 14.133, de 1º de abril de 2021, Lei de Licitações e Contratos Administrativos; CONSIDERANDO a Resolução CNJ n.º 347, de 13 de outubro de 2020, que dispõe sobre a Política de Governança das Contratações Públicas no Poder Judiciário; CONSIDERANDO a Resolução CNJ n.º 468, de 15 de julho de 2022, que dispõe sobre diretrizes para as contratações de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação pelos órgãos submetidos ao controle administrativo e financeiro do Conselho Nacional de Justiça; RESOLVE: CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º As condições preparatórias de contratações de bens e serviços regidas pela Lei n. 14.133, de 1° de abril de 2021, bem como as regras para a atuação do agente de contratação e da equipe de apoio, o funcionamento da comissão de contratação e a atuação dos gestores e fiscais de contratos, no âmbito da Justiça Federal do Espírito Santo, ficam disciplinadas por esta Ordem de Serviço. Art. 2º Para os efeitos desta Ordem de Serviço, consideram-se, no âmbito da Justiça Federal do Espírito Santo, em complemento aos conceitos fixados no art. 6° da Lei n. 14.133, de 2021: I - Administração: a Justiça Federal do Espírito Santo (JFES); II - autoridade competente: diretor do foro, a quem compete praticar os atos descritos no item III do art. 4º da Resolução nº 79, de 19 de novembro de 2009, do Conselho da Justiça Federal; III - agente da contratação: servidor efetivo designado pelo diretor do foro para exercer as atividades de condução das licitações; IV - pregoeiro: agente da contratação responsável pela condução do certame na modalidade pregão; V - comissão de contratação: comissão especial designada pelo diretor do foro, formada por, no mínimo, três servidores, para exercer as atividades de condução das licitações de bens e serviços especiais e das licitações na modalidade diálogo competitivo, nesta exclusivamente por servidores efetivos; VI - equipe de apoio: servidores designados pelo diretor do foro para auxiliar o agente da contratação e a comissão da contratação; VII - unidade tomadora: unidade da seção judiciária que utilize o serviço ou bem contratado pela JFES, à qual caberá, se for o caso, encaminhar a demanda de nova contratação para análise da unidade requisitante; VIII - unidade requisitante: unidade da JFES responsável por identificar a necessidade de contratação de bens, serviços e obras, analisar a necessidade identificada/apresentada, compilar as necessidades de mesma natureza, deliberar sobre elas e elaborar os artefatos da contratação, no que couber, com auxílio da unidade técnica ou da equipe de planejamento da contratação; IX - unidade técnica: unidade da JFES que detenha os conhecimentos técnicooperacionais para a perfeita especificação do objeto demandado pela unidade requisitante, devendo atuar desde a elaboração dos estudos técnicos preliminares até o recebimento do objeto; X - equipe de planejamento da contratação: conjunto de servidores que reúnam as competências necessárias à completa execução das etapas de planejamento da contratação, designada pela Secretaria Geral especificamente para esse fim e composta, conforme o caso, por: a) integrante requisitante: servidor lotado na unidade requisitante da demanda, indicado pelo titular da área e incumbido de definir os requisitos negociais aplicáveis à contratação; b) integrante técnico: servidor que detenha competência técnica sobre o objeto, indicado pelo titular da unidade de sua lotação e incumbido de definir os requisitos técnicos aplicáveis à contratação; c) integrante administrativo: servidor a quem caberá identificar e especificar as regras administrativas aplicáveis ao objeto pretendido, observando os normativos aplicáveis ao objeto. XI - área administrativa descentralizada: unidade que, vinculada à unidade requisitante, possua atribuições administrativas formalmente consignadas em ato normativo relativamente às contratações da respectiva unidade requisitante; XII - plano de logística sustentável (PLS): instrumento vinculado ao planejamento estratégico da JFES, com objetivos e responsabilidades definidas, ações, metas, prazos de execução, mecanismos de monitoramento e avaliação de resultados, que permita estabelecer diretrizes para a adoção de práticas de sustentabilidade, racionalização e qualidade que objetivem a melhor eficiência do gasto público e gestão dos processos de trabalho, considerando a visão sistêmica da JFES; XIII - planejamento das contratações e aquisições da Justiça Federal do Espírito Santo: instrumento de governança que consolide as demandas anuais de contratações e aquisições, além dos contratos vigentes prorrogáveis da JFES, vinculado: a) ao planejamento estratégico; b) ao plano de logística sustentável (PLS); c) ao plano diretor de tecnologia da informação e comunicação (PDTIC); d) ao plano de obras da Justiça Federal da Segunda Região; e) ao plano de ações de capacitação; f) ao plano de gestão de pessoas. XIV - sustentabilidade: harmonização entre os pilares social, ambiental, econômico, cultural, ético e jurídico-político no cumprimento da missão da Justiça Federal; XV - acessibilidade: possibilidade e condição de alcance para utilização, com segurança e autonomia, de espaços, mobiliários, equipamentos urbanos, edificações, transportes, informação e comunicação, inclusive seus sistemas e tecnologias, bem como de outros serviços e instalações abertos ao público, de uso público ou privados de uso coletivo, tanto na zona urbana como na rural, por pessoa com deficiência ou com mobilidade reduzida; XVI - contratante: Justiça Federal de Primeiro Grau-Seção Judiciária do Espírito Santo; XVII - contratado: pessoa física ou jurídica, ou consórcio de pessoas jurídicas, signatária de contrato firmado com a JFES; XVIII - solução de tecnologia da informação e comunicação (STIC): conjunto de bens e/ou serviços que apoiem processos de negócio mediante a conjugação de recursos de TIC, de acordo com as premissas definidas no Guia de Contratações de STIC do Poder Judiciário, instituído pela Resolução CNJ 468, de 15 de julho de 2022; XIX - serviço e fornecimento contínuos: os definidos em normativo interno editado pela direção do foro; XX - documento de oficialização da demanda (DOD): artefato que contenha o detalhamento da necessidade da solução de tecnologia da informação e comunicação a ser contratada; XXI - solicitação eletrônica da contratação (SEC): documento que contenha o detalhamento do objeto, a justificativa da necessidade, os resultados esperados, as informações sobre a modalidade de contratação, os critérios de sustentabilidade, a natureza do bem ou serviço, e outras informações da contratação detalhada em formulário disponível no SIGA; XXII - relatório de impacto de proteção de dados pessoais (RIPDP): documento elaborado pela unidade requisitante ou pela equipe de planejamento da contratação que contenha a descrição dos processos de tratamento de dados pessoais que possam gerar riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais, bem como das medidas, das salvaguardas e dos mecanismos de mitigação de risco; XXIII - mapa de riscos da contratação (MRC): documento que contemple a identificação, análise, avaliação e tratamento de riscos, bem como a comunicação e o monitoramento das ameaças e oportunidades durante as fases de planejamento, da seleção do fornecedor e da gestão contratual; XXIV - termo de referência: documento elaborado pela unidade requisitante ou equipe de planejamento da contratação, quando houver, a partir dos estudos técnicos preliminares e do mapa de riscos da contratação, para a contratação de bens e serviços, incluídos os serviços comuns de engenharia; XXV - projeto básico: conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para definir e dimensionar a obra ou o serviço especial de engenharia, ou o complexo de obras ou de serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegure a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução; XXVI - contratações correlatas: aquelas cujos objetos sejam similares ou correspondentes entre si; XXVII - gestão de contrato: a coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial e dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente para a formalização dos procedimentos relativos à prorrogação, à alteração, ao reequilíbrio, ao pagamento, à eventual aplicação de sanções e à extinção dos contratos, entre outros; XXVIII - fiscalização técnica: o acompanhamento do contrato com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, a qualidade, o tempo e o modo da prestação ou da execução do objeto estão compatíveis com os indicadores estabelecidos no edital, para fins de pagamento, conforme o resultado pretendido pela administração, com o eventual auxílio da fiscalização administrativa; XXIX - fiscalização administrativa: o acompanhamento dos aspectos administrativos contratuais quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas e quanto ao controle do contrato administrativo no que se refere a revisões, a reajustes, a repactuações e a providências tempestivas nas hipóteses de inadimplemento; XXX - fiscalização setorial: o acompanhamento da execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos quando a prestação do objeto ocorrer concomitantemente nas unidades desconcentradas. CAPÍTULO II DA FASE PREPARATÓRIA Da Equipe de Planejamento da Contratação Art. 3º Deverá ser constituída equipe de planejamento da contratação para as contratações que exijam estudos técnicos preliminares, observado o disposto no § 3º do artigo 4º desta Ordem de Serviço. § 1º A equipe de planejamento da contratação será composta por integrantes requisitantes, técnicos e administrativos, designados pela direção da Secretaria Geral mediante proposição formalizada pela unidade requisitante, por meio do DOD ou SEC. § 2º Nas contratações de soluções de tecnologia da informação e comunicação, as atribuições dos membros da equipe de planejamento da contratação são as estabelecidas no Guia de Contratações de STIC do Poder Judiciário, instituído pela Resolução CNJ 468, de 2022. Da Instrução Processual Art. 4º O processo de contratação será autuado pela área de planejamento orçamentário no Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA) e deverá ser instruído, conforme o caso, com os seguintes documentos da fase preparatória: I - DOD, apenas para contratações de STIC; II - designação da equipe de planejamento da contratação; III - ETP, acompanhado de memórias de cálculo, relatórios e demais documentos utilizados no levantamento das soluções analisadas e do mercado, bem como na metodologia do quantitativo do objeto a ser contratado; IV - mapa de riscos da contratação (MRC); V - relatório de impacto de proteção de dados pessoais (RIPDP); VI - termo de referência ou projeto básico; VII - SEC; VIII - manifestação técnica sobre os critérios de segurança cibernética e, se for o caso, de proteção de dados, quando se tratar de solução de tecnologia da informação e comunicação; IX - orçamento estimado realizado de acordo com as exigências da Instrução Normativa SEGES/ME n. 65, de 07 de julho de 2021, ou de outra norma que vier a substituí-la, acompanhada de todas as fontes da pesquisa de preço e da análise crítica da pesquisa; X - classificação da despesa e indicação dos recursos orçamentários; XI - atos de designação dos agentes da contratação, da equipe de apoio e dos agentes públicos na contratação direta; XII - minuta de edital de licitação ou aviso de contratação direta; XIII - minuta de contrato ou instrumento equivalente; XIV - parecer jurídico; XV - ato de autorização da abertura da contratação. § 1º Os documentos a que se referem os incisos I, III, IV, V e VII do caput deste artigo devem ser produzidos de acordo com os modelos disponibilizados no sistema SIGA. § 2º Os artefatos da contratação de que tratam os incisos I, III, IV, V e VI do caput deste artigo serão assinados pelos servidores responsáveis por sua elaboração e pelo diretor da divisão requisitante. § 3º A elaboração do estudo técnico preliminar é: I – facultada: a) nas hipóteses dos incisos I e II do caput do art. 75 da Lei n. 14.133, de 2021, desde que não haja mais de uma alternativa para o atendimento da necessidade; b) na hipótese dos incisos VII e VIII do caput do art. 75 da Lei n. 14.133, de 2021; c) na hipótese do §7º do art. 90 da Lei n. 14.133, de 2021. II – dispensada: a) na hipótese do inciso III do caput do art. 75 da Lei n. 14.133, de 2021; b) para as contratações de ações de capacitação; c) para as prorrogações dos contratos de serviços e fornecimentos contínuos, desde que o último estudo técnico preliminar não tenha sido elaborado há mais de 36 meses da data da alteração contratual pretendida. § 4º A elaboração do mapa de riscos da contratação é obrigatória sempre que for elaborado estudo técnico preliminar. § 5º O mapa de riscos da contratação, inclusive na hipótese de que trata o inciso III do caput do art. 75 da Lei n. 14.133, de 2021, deve ser atualizado após a conclusão da etapa de seleção do fornecedor e durante a execução do contrato, quando necessário. § 6º Nas contratações de que trata o inciso VIII do caput do art. 75 da Lei n. 14.133, de 2021, o mapa de riscos da contratação, elaborado por ocasião da contratação anterior, deve ser atualizado após a conclusão da etapa de seleção do fornecedor e juntado aos autos da nova contratação, bem como durante a execução do contrato, quando necessário. Art. 5º Os processos de contratações de bens e serviços por meio de inexigibilidade de licitação deverão conter, além da documentação prevista nos incisos do caput do art. 4º desta Ordem de Serviço: I - proposta comercial da pretensa contratada dentro do prazo de validade; II - documentos que comprovem a situação de inexigibilidade de licitação e a consequente escolha do fornecedor. Do Documento de Oficialização da Demanda Art. 6º O DOD deverá conter, no mínimo: I - necessidade da contratação, com a descrição sucinta da solução a ser contratada, bem com o alinhamento da demanda ao planejamento estratégico e, conforme o caso, aos demais planos setoriais da JFES, tais como: a) plano de logística sustentável (PLS); b) plano diretor de tecnologia da informação e comunicação (PDTIC); c) plano anual de contratações. II - motivação e resultados a serem alcançados com a contratação pretendida; III - indicação da fonte dos recursos para a contratação; IV - indicação dos integrantes para composição da equipe de planejamento da contratação. Parágrafo único. O DOD será encaminhado pela unidade requisitante à direção da Secretaria Geral, que deverá: I - decidir motivadamente sobre o prosseguimento da contratação; II - designar a equipe de planejamento da contratação, quando da continuidade da contratação. Da Requisição de Bens e Serviços Art. 7º As solicitações iniciais de bens e serviços serão formalizadas pelo tomador através de memorando no SIGA e deverão conter, no mínimo: I - a justificativa da necessidade dos bens e serviços; II - a quantidade dos bens e/ou serviços necessária; III - a previsão de data em que devem ser entregues os bens ou iniciada a prestação dos serviços. Parágrafo único. Com base nas necessidades devidamente formalizadas e na hipótese de se fazer necessária a elaboração de estudo técnico preliminar, a unidade requisitante fará, caso necessário, a indicação do servidor ou servidores para compor a equipe de planejamento da contratação; Da Solicitação Eletrônica da Contratação Art. 8º A SEC deverá conter, conforme o caso: I - unidade requisitante; II - objeto; III - estimativa de valor de cada item ou grupo de itens do objeto; IV - informação sobre a existência de, no mínimo, três empresas enquadradas como micro ou pequena empresa no Espírito Santo, indicando os respectivos dados; V - justificativa da contratação; VI - justificativa do quantitativo; VII - grau de prioridade da aquisição; VIII - tipo de objeto; IX - tipo de contratação; X - manifestação sobre práticas e/ou critérios de sustentabilidade; XI - indicação se objeto consta do plano anual de contratações; XII - anexos. Do Estudo Técnico Preliminar Art. 9º O ETP, nos termos do §1º do art. 18 da Lei 14.133, de 2021, deverá evidenciar o problema a ser resolvido e a sua melhor solução, de modo a permitir a avaliação da viabilidade técnica e econômica da contratação, e conterá os seguintes elementos: I - descrição da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público; II - demonstração da previsão da contratação no plano anual de contratações, de modo a indicar o seu alinhamento com o planejamento da Administração; III - requisitos da contratação; IV - estimativas das quantidades para a contratação, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhes dão suporte, que considerem interdependências com outras contratações, de modo a possibilitar economia de escala; V - levantamento de mercado, que consiste na análise das alternativas possíveis, e justificativa técnica e econômica da escolha do tipo de solução a contratar; VI - estimativa do valor da contratação, acompanhada dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, que poderão constar de anexo classificado, se a Administração optar por preservar o seu sigilo até a conclusão da licitação; VII - descrição da solução como um todo, inclusive das exigências relacionadas à manutenção e à assistência técnica, quando for o caso; VIII - justificativas para o parcelamento ou não da contratação, considerando as diretrizes dispostas nos §§ 2º e 3º do artigo 40 da Lei nº 14.133, de 2021; IX - demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis; X - providências a serem adotadas pela Administração previamente à celebração do contrato, inclusive quanto à capacitação de servidores ou de empregados para fiscalização e gestão contratual; XI - contratações correlatas; XII - descrição de possíveis impactos ambientais e respectivas medidas mitigadoras, incluídos requisitos de baixo consumo de energia e de outros recursos, bem como logística reversa para desfazimento e reciclagem de bens e refugos, quando aplicável; XIII - posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação para o atendimento da necessidade a que se destina. § 1º O estudo técnico preliminar deverá conter, ao menos, os elementos previstos nos incisos I, IV, VI, VIII e XIII do caput deste artigo e, quando não contemplar os demais elementos, deverão ser apresentadas as devidas justificativas. § 2º Em se tratando de estudo técnico preliminar para contratação de obras e serviços comuns de engenharia, se demonstrada a inexistência de prejuízo para a aferição dos padrões de desempenho e qualidade almejados, a especificação do objeto poderá ser realizada apenas em termo de referência ou em projeto básico, dispensada a elaboração de projetos. Art. 10. Durante a elaboração do estudo técnico preliminar, deverão ser avaliadas: I - a possibilidade de utilização de mão de obra, materiais, tecnologias e matériasprimas existentes no local da execução, conservação e operação do bem, serviço ou obra, desde que não haja prejuízos à competitividade do processo licitatório e à eficiência do respectivo contrato, nos termos do § 2° do art. 25 da Lei n. 14.133, de 2021; II - a necessidade de ser exigido, em edital ou em aviso de contratação direta, que os serviços de manutenção e assistência técnica sejam prestados mediante deslocamento de técnico ou disponibilizados em unidade de prestação de serviços localizada em distância compatível com suas necessidades, conforme dispõe o § 4° do art. 40 da Lei n. 14.133, de 2021; III - as contratações anteriores voltadas ao atendimento de necessidade idêntica ou semelhante à atual, como forma de melhorar a performance contratual, em especial, nas contratações de execução continuada ou de fornecimento contínuo de bens e serviços, com base, inclusive, no relatório final de que trata a alínea "d" do inciso VI do § 3° do art. 174 da Lei n. 14.133, de 2021. Art. 11. Na elaboração do estudo técnico preliminar, deve-se indicar qual classificação lhe será aplicada, se público ou sigiloso, nos termos da Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, na forma a seguir: I - público: regra geral a ser observada, exceto se houver alguma informação que coloque em risco a condução de projetos em curso, a segurança da informação e comunicação e dos sistemas, a segurança das instalações da JFES ou a vida de seus membros; II - sigiloso: quando houver alguma informação que coloque em risco a condução de projetos em curso, a segurança da informação e comunicação e dos sistemas, a segurança das instalações da JFES ou a vida de seus membros. § 1º A classificação sigilosa pode ser aplicada, conforme o caso, em partes do estudo técnico preliminar. § 2º Caso seja aplicada a classificação sigilosa, o estudo técnico preliminar ou o trecho que recebeu essa classificação não serão publicados no sistema Comprasnet e no portal de compras da JFES, devendo constar tal classificação no campo destinado ao estudo técnico preliminar. Art. 12. Quando o estudo técnico preliminar demonstrar que a avaliação e a ponderação da qualidade técnica das propostas que superarem os requisitos mínimos estabelecidos no edital são relevantes aos fins pretendidos pela Administração, deverá ser escolhido o critério de julgamento de técnica e preço, conforme o disposto no § 1° do art. 36 da Lei n. 14.133, de 2021. Do Estudo Técnico Preliminar da Contratação com Dedicação Exclusiva de Mão de Obra Art. 13. Na elaboração do estudo técnico preliminar de contratação com dedicação exclusiva de mão de obra, deverão ser observadas, além do disposto nos artigos 9º a 12 desta Ordem de Serviço, as seguintes diretrizes: I - poderão ser objeto de execução por terceiros as atividades auxiliares, instrumentais ou acessórias aos assuntos que constituam área de competência das unidades da JFES, sendo vedada a contratação para: a) atividades que envolvam a tomada de decisão ou posicionamento institucional nas áreas de planejamento, coordenação, supervisão e controle; b) atividades consideradas estratégicas para a JFES cuja terceirização possa colocar em risco o controle de processos e de conhecimentos e tecnologias; c) funções relacionadas à aplicação de sanção; d) atividades inerentes às categorias funcionais abrangidas pelo plano de cargos da JFES, salvo expressa disposição legal em contrário ou quando se tratar de cargo extinto, total ou parcialmente, no âmbito do quadro de pessoal; II - no dimensionamento da força de trabalho: a) aferição por meio de parâmetros de medição, tais como: 1. tamanho da área física a ser trabalhada; 2. número/volume de itens ou bens a serem manuseados ou manutenidos; 3. número de usuários ou consumidor final, transeuntes ou população fixa; 4. número de "pontos de acesso", interno e externo, que devem ser monitorados; 5. número de ocorrências; 6. número de pontos de atendimento; 7. horário e tempo de atendimento; 8. quantidade de unidades da estrutura orgânica, devendo, caso os serviços sejam prestados em unidades que não seja a requisitante, os titulares das unidades tomadoras serem consultados a fim de indicar e justificar o quantitativo necessário de mão de obra; 9. adequação da força de trabalho em virtude de alteração de leis e normativos; 10. outros parâmetros de medição de acordo com a especificidade do objeto. b) avaliação dos seguintes aspectos em relação à relevância e ao impacto no resultado: 1. análise histórica das contratações no âmbito da JFES, bem como projeção para eventos futuros, considerando as inovações tecnológicas e a modernização do processo de trabalho; 2. esforço e tempo exigidos na execução da atividade/tarefa; 3. grau de complexidade das tarefas a serem executadas; 4. práticas consolidadas do mercado; 5. modelos e referenciais de metodologia e produtividade utilizados na administração pública; 6. qualidade do serviço a ser prestado. c) memória de cálculo ou demonstrativo deve conter, no que couber, as seguintes informações: 1. descrição de tarefa, atividade ou conjunto de atividades principais, conforme a natureza do objeto, a ser executada por empregado que possa ser mensurável; 2. unidade de medida que permita aferir a produtividade almejada, conforme parâmetros de medição definidos; 3. produção ou quantidade de vezes que a atividade ou o conjunto de atividades devam ser realizados mensalmente; 4. quantidade necessária de empregados ou postos para realizar a atividade ou o conjunto de atividades durante o período estabelecido; III - a forma de prestação dos serviços nas dependências da JFES pode ser alterada de forma excepcional e a critério da autoridade superior, mediante justificativa técnica no estudo técnico preliminar, observada a natureza da atividade a ser desempenhada e comprovada a dificuldade de recrutamento de profissionais especializados para a execução dos serviços, bem como observadas as regras legais pertinentes às alterações contratuais; IV - na estimativa de quantitativo dos insumos, materiais e equipamentos utilizados nas prestações de serviços que não estejam relacionados diretamente ao número de funcionários contratados, deverá ser utilizada a metodologia desenvolvida especificamente para itens dessa natureza; e V - indicação(ões) do(s) instrumento(s) coletivo(s) de trabalho da(s) categoria(s) profissional(is) da base territorial do local da prestação do serviço, utilizado(s) no planejamento da contratação. § 1º O horário de funcionamento ou atendimento da JFES deverá ser utilizado como variável preponderante na definição do quantitativo, nos casos em que não haja exigência de permanência do prestador no posto por 24 horas. § 2º O parâmetro "número de ocorrências" corresponde à quantidade de eventos predeterminados num período definido que exija a atuação de um profissional para sua regularidade, a exemplo de número de chamados e solicitações, número de reparos e/ou consertos, entre outros. Do Estudo Técnico Preliminar da Contratação de Obras e Serviços de Engenharia Art. 14. Em se tratando de estudo técnico preliminar para contratação de obras e serviços comuns de engenharia, além do disposto nos artigos 9º a 12 desta Ordem de Serviço, se demonstrada a inexistência de prejuízo para a aferição dos padrões de desempenho e qualidade almejados, a especificação do objeto poderá ser realizada apenas em termo de referência ou projeto básico, conforme o caso, dispensada a elaboração de projetos, de acordo com o disposto no § 3° do art. 18 da Lei n. 14.133, de 2021. Parágrafo único. Os parâmetros e orientações para a elaboração de editais nos processos de licitação e de contratação direta são os definidos pela Resolução CNJ n. 114, de 20 de abril de 2010, e alterações posteriores. Do Estudo Técnico Preliminar da Contratação de STIC Art. 15. Na elaboração do estudo técnico preliminar das contratações de solução de tecnologia da informação e comunicação, além do disposto nos artigos 9º a 12 desta Ordem de Serviço, deverão, no que couber, ser observadas as diretrizes estabelecidas no Guia de Contratações de TIC do Poder Judiciário, instituído pela Resolução CNJ 468, de 2022 e/ou outra norma que lhe substitua ou complemente. Do Mapa de Riscos da Contratação Art. 16. O mapa de riscos da contratação contemplará a identificação, a análise, a avaliação, o tratamento e a comunicação de riscos nas fases de planejamento, seleção do fornecedor e gestão contratual, devendo ser atualizado de acordo com a fase em que se encontra a contratação. Parágrafo único. Na elaboração do mapa de riscos das contratações de solução de tecnologia da informação e comunicação, deverão, no que couber, ser observadas as diretrizes estabelecidas no Guia de Contratações de TIC do Poder Judiciário, instituído pela Resolução CNJ 468, de 2022 e/ou outra norma que lhe substitua ou complemente. Do Relatório de Impacto de Proteção de Dados Pessoais Art. 17. Somente nas contratações em que haja previsão de o contratado ter acesso a dados pessoais do público interno ou externo da JFES, é obrigatória a elaboração do relatório de impacto de proteção de dados pessoais. § 1º O relatório de impacto de proteção de dados pessoais deverá identificar os dados pessoais que serão tratados e as medidas para mitigar os riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais, observada a Política de Proteção de Dados Pessoais da Segunda Região. § 2º Na instrução processual, sempre que possível, os dados pessoais limitar-se-ão ao estritamente necessário, sendo priorizados os dados das pessoas jurídicas, quando for o caso. Do Termo de Referência Art. 18. O termo de referência deverá conter os seguintes elementos descritivos: I - definição do objeto, com sua especificação, preferencialmente conforme catálogo eletrônico de padronização, indicando os códigos correspondentes no referido catálogo ou, em sua ausência, de itens similares, observados os requisitos de qualidade, rendimento, compatibilidade, durabilidade e segurança, incluídos sua natureza, os quantitativos, o prazo de execução do contrato e, se for o caso, a possibilidade de sua prorrogação; II - fundamentação da contratação, que consiste na referência aos estudos técnicos preliminares correspondentes ou, quando não for possível divulgar esses estudos, no extrato das partes que não contiverem informações sigilosas; III - descrição da solução como um todo, considerado todo o ciclo de vida do objeto; IV- requisitos da contratação; V - indicação dos locais de entrega dos produtos; VI - especificação da garantia exigida e das condições de manutenção e assistência técnica, quando for o caso; VII - modelo de execução do objeto, que consiste na definição de como o contrato deverá produzir os resultados pretendidos desde o seu início até o seu encerramento, compreendendo: a) prazo, local e horário de realização dos serviços ou entrega de bens; b) frequência, periodicidade da prestação dos serviços ou entrega de bens e formas de comunicação entre a JFES e a empresa contratada; c) procedimentos, metodologias e tecnologias a serem empregadas, quando for o caso; d) critérios de avaliação dos serviços a serem realizados, bem como as condições para aplicação de abatimento no valor a ser faturado e as respectivas formas de cálculo, em consonância com os serviços efetivamente prestados, quando for o caso; e) previsão dos direitos de propriedade intelectual e direitos autorais, incluindo a documentação, código-fonte de aplicações, os modelos de dados e a base de dados, quando for o caso; f) perfil técnico da equipe de profissionais devidamente habilitados, qualificados e treinados para prestação do serviço, quando for o caso; g) indicação de condições de transição contratual, quando for o caso; h) condições da subcontratação, caso esta seja permitida. VIII - critérios de medição e de pagamento; IX - forma e critérios técnicos de seleção do fornecedor; X - previsão de vistoria, com a justificativa quando imprescindível para a perfeita compreensão do objeto, podendo ser substituída pela declaração formal assinada pelo responsável técnico do licitante acerca do conhecimento pleno das condições e peculiaridades da contratação; XI - documentação técnica a ser entregue pelo licitante nas fases de apresentação da proposta, habilitação e no ato da contratação; XII - condições para apresentação de amostra, prova de conceito ou prova final, quando for aplicável; XIII - critérios de sustentabilidade aplicáveis ao objeto; XIV - exigência para destinação ambientalmente correta para os materiais de consumo ou bens permanentes ao fim do seu ciclo de vida; XV - critérios de acessibilidade, quando aplicáveis ao objeto, que estabeleçam condições capazes de superar barreiras à acessibilidade, entre as quais: a) barreiras urbanísticas: as existentes nas vias e nos espaços públicos e privados abertos ao público ou de uso coletivo; b) barreiras arquitetônicas: as existentes nos edifícios públicos e privados; c) barreiras nos transportes: as existentes nos sistemas e meios de transportes; d) barreiras nas comunicações e na informação: qualquer entrave, obstáculo, atitude ou comportamento que dificultem ou impossibilitem a expressão ou o recebimento de mensagens e de informações por intermédio de sistemas de comunicação e de tecnologia da informação; e) barreiras atitudinais: atitudes ou comportamentos que impeçam ou prejudiquem a participação social da pessoa com deficiência em igualdade de condições e oportunidades com as demais pessoas. XVI - condições para recebimento do objeto, com a indicação do prazo e forma de recebimento provisório e definitivo; XVII - obrigações da contratante e da contratada; XVIII - indicação da data prevista para início da vigência do contrato e possibilidade de prorrogação, quando for o caso; XIX - condições de garantia técnica e/ou validade dos bens ou serviços contratados, conforme o caso; XX - exigência de garantia contratual com a indicação do percentual a ser aplicado; XXI - previsão de sanções, observadas as penalidades adotadas pela JFES; XXII - estimativas do valor da contratação, acompanhadas dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, com os parâmetros utilizados para a obtenção dos preços e para os respectivos cálculos, que devem constar de documento separado e classificado. § 1º Na hipótese de o processo de contratação não dispor de estudo técnico preliminar, a fundamentação da contratação, conforme disposto no inciso II do caput deste artigo, consistirá em justificativa de mérito para a contratação e do quantitativo pleiteado, e o termo de referência deverá apresentar: a) demonstrativo da previsão da contratação no plano anual das contratações e aquisições, de modo a indicar o seu alinhamento com os instrumentos de planejamento do órgão ou entidade; b) justificativas para o parcelamento ou não da contratação, considerando as diretrizes dispostas nos §§ 2º e 3º do artigo 40 da Lei nº 14.133, de 2021; c) informação acerca da divisibilidade ou não do bem, de modo que seja possível a verificação da necessidade de estabelecimento da cota prevista no inciso III do caput do art. 48 da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006. § 2º A comissão de recebimento definitivo, designada pela autoridade competente e composta por, no mínimo, dois servidores, é obrigatória nas seguintes contratações: I - de obras e serviços de engenharia; II - de serviços, equipamentos e soluções cujo objeto requeira conhecimento técnico de mais de um servidor ou de uma unidade requisitante para verificação da sua conformidade com as especificações estabelecidas no termo de referência. Do Termo de Referência da Contratação com Dedicação Exclusiva de Mão de Obra Art. 19. Para as contratações com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, além do disposto no art. 18 desta Ordem de Serviço, devem ser observadas as seguintes diretrizes: I - é vedado: a) fixar salário inferior ao do piso da categoria previsto em lei ou em acordo, convenção ou dissídio coletivo de trabalho; b) fixar benefícios previstos em acordos, convenções ou dissídios coletivos de trabalho que tratem de pagamento de participação dos trabalhadores nos lucros ou resultados da empresa contratada, de matéria não trabalhista, que estabeleçam direitos não previstos em lei, tais como valores ou índices obrigatórios de encargos sociais ou previdenciários, bem como de preços para os insumos relacionados ao exercício da atividade, ou que tratem de obrigações e direitos que somente se apliquem aos contratos com a administração pública; c) conceder, aos empregados da contratada, direitos típicos de servidores públicos, tais como recesso e ponto facultativo, entre outros. II - é obrigatória a indicação: a) do enquadramento das categorias profissionais constantes da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) ou outra que vier a substituí-la; b) da métrica de remuneração; c) da jornada de trabalho e do horário de prestação do serviço; d) da descrição detalhada das atribuições dos profissionais; e) exigência do percentual mínimo para mulheres vítimas de violência doméstica quando o número de colaboradores for igual ou superior a 25, conforme Decreto n. 11.430, de 8 de março de 2023. III - nos casos em que há necessidade de deslocamento a serviço do empregado para outros locais fora da Grande Vitória, deve ser incluída a previsão de custos com aquisição de passagens e hospedagem na composição do valor estimado da contratação, condicionado o pagamento de tais custos à comprovação dessas despesas pela contratada. Parágrafo único. A fixação de salário acima do piso salarial da categoria somente será admitida de forma excepcional, desde que haja a devida fundamentação, vinculada às condições concretas de mercado que, comprovadamente, considerem objetivamente a complexidade das atividades e as aptidões necessárias à sua execução, atendidos os seguintes requisitos: I - os serviços demandem, por suas características e particularidades, demonstradas tecnicamente, a execução por profissional com nível de qualificação acima da média, comprovável objetivamente por exame de documentos exigidos no ato convocatório, a justificar a percepção de salários acima do piso da categoria profissional; II - pesquisa de preços que demonstre a compatibilidade com os preços de mercado, pelo menos para contratações similares, ou seja, que se demonstre que no mercado exista tal distinção salarial em função da qualificação do trabalhador, abstendo-se de tomar como referência apenas os preços praticados em contratos anteriores. Do Termo de Referência da Contratação de TIC Art. 20. Na elaboração do termo de referência das contratações de solução de tecnologia da informação e comunicação, além do disposto no art. 18 desta Ordem de Serviço, deverão, no que couber, ser observadas as diretrizes estabelecidas no Guia de Contratações de TIC do Poder Judiciário, instituído pela Resolução CNJ 468, de 2022 e suas alterações. Da Aquisição de Bens de Consumo Art. 21. Os itens de consumo adquiridos para suprir as demandas da JFES deverão ser de qualidade comum, não superior à necessária para cumprir as finalidades às quais se destinam, vedada a aquisição de artigos de luxo. § 1º Para fins do disposto no caput deste artigo, considera-se: I - bem de luxo: bem de consumo com alta elasticidade-renda da demanda, identificável por meio de características tais como: a) ostentação; b) opulência; c) forte apelo estético; d) requinte. II - bem de qualidade comum: bem de consumo com baixa ou moderada elasticidaderenda da demanda; III - bem de consumo: todo material que atenda a, no mínimo, um dos seguintes critérios: a) durabilidade: em uso normal, perde ou reduz as suas condições de uso no prazo de dois anos; b) fragilidade: facilmente quebradiço ou deformável, de modo irrecuperável ou com perda de sua identidade; c) perecibilidade: sujeito a modificações químicas ou físicas que levem à deterioração ou à perda de suas condições de uso com o decorrer do tempo; d) incorporabilidade: destinado à incorporação em outro bem, ainda que suas características originais sejam alteradas, de modo que sua retirada acarrete prejuízo à essência do bem principal; e) transformabilidade: adquirido para fins de utilização como matéria-prima ou matéria intermediária para a geração de outro bem. IV - elasticidade-renda da demanda: razão entre a variação percentual da quantidade demandada e a variação percentual da renda média. § 2º O enquadramento do bem como de luxo considerará: I - relatividade econômica: variáveis econômicas que incidam sobre o preço do bem, principalmente a facilidade ou a dificuldade logística regional ou local de acesso ao bem; II - relatividade temporal: mudança das variáveis mercadológicas do bem ao longo do tempo, em função de aspectos como: a) evolução tecnológica; b) tendências sociais; c) alterações de disponibilidade no mercado; d) modificações no processo de suprimento logístico. § 3º Não será enquadrado como bem de luxo aquele que, mesmo considerado na definição do inciso I do § 1º deste artigo, for adquirido a preço equivalente ou inferior ao preço do bem de qualidade comum de mesma natureza. Do Projeto Básico Art. 22. O projeto básico será utilizado exclusivamente nas contratações de obras sob qualquer regime de execução e nas de serviços especiais de engenharia, devendo conter, no que couber, os elementos estabelecidos no inciso XXV do caput do art. 6° da Lei n. 14.133, de 2021. Da Estimativa de Preços Art. 23. O valor previamente estimado da contratação deverá ser compatível com os valores praticados pelo mercado, considerados os preços constantes de bancos de dados públicos e as quantidades a serem contratadas, observadas a potencial economia de escala e as peculiaridades do local de execução do objeto. Art. 24. A pesquisa de preço para a contratação de bens e serviço em geral deverá seguir o disposto na Instrução Normativa SEGES/ME n. 65, de 2021 e alterações posteriores. Parágrafo único. Nas contratações de obras e serviços de engenharia, será observado para a formação do valor estimado o disposto no § 2º do art. 23 da Lei 14.133, de 2021 e regulamentos aplicáveis. Da Dispensa Eletrônica Art. 25. A dispensa eletrônica, mediante utilização do Sistema de Dispensa Eletrônica disponibilizado pelo Poder Executivo federal, será adotada, conforme avaliação de conveniência e oportunidade, nas seguintes hipóteses: I - contratação de obras e serviços de engenharia ou de serviços de manutenção de veículos automotores no limite disposto no inciso I do caput do art. 75 da Lei n. 14.133, de 2021; II - contratação de bens e outros serviços no limite de que trata o inciso II do caput do art. 75 da Lei n. 14.133, de 2021; III - contratação de obras, bens e serviços, incluídos os serviços de engenharia, nos termos do disposto no inciso III e seguintes do caput do art. 75 da Lei n. 14.133, de 2021, quando cabível. § 1º Para fins de aferição dos valores definidos nos incisos I e II do caput do art. 75 da Lei 14.133, de 2021, deverá ser observado o somatório da despesa realizada com objetos de mesma natureza em um mesmo exercício financeiro, entendidos como tais aqueles relativos a contratações no mesmo ramo de atividade. § 2º Considera-se ramo de atividade a partição econômica do mercado, identificada pelo nível de subclasse da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). § 3º O disposto no § 1º deste artigo não se aplica às contratações de que trata o § 7° do art. 75 da Lei n. 14.133, de 2021. § 4º A SEC para contratação direta deverá ser apresentada devidamente instruída com pesquisa preliminar, preferencialmente, por meio de três preços. § 5º A área de contratações deverá realizar a pesquisa definitiva do preço de mercado, nos termos determinado pelo artigo 23 da Lei nº 14.133, de 2021, com exceção do inciso IV do parágrafo 1º daquele artigo, que será suprido, para fins de contratação, pelos preços fornecidos na própria disputa. § 6º Deverá ser publicado como máximo aceitável o preço obtido em pesquisa definitiva do preço de mercado e, em havendo dúvida razoável sobre os preços obtidos, será publicado apenas como preço estimado. § 7º Como regra geral, deverão ser observados os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa Seges/ME n. 67, de 8 de julho de 2021, e as respectivas alterações, inclusive quanto à instrução processual, ressalvada a faculdade prevista no art. 27 desta Ordem de Serviço. Art. 26. A condução do procedimento da dispensa eletrônica, após autorização da direção do foro, caberá aos agentes públicos designados para esse fim. Dos Procedimentos Simplificados Art. 27. Nos casos de contratação direta por dispensa previstos nos incisos I e II do caput do art. 75 da Lei 14.133, de 2021, poderão ser adotados os procedimentos simplificados descritos nos parágrafos deste artigo, nas hipóteses a seguir: I - o valor da contratação seja inferior a 25% do limite previsto nos incisos I e II do caput do art. 75 da Lei 14.133, de 2021, e suas atualizações posteriores; II - quando restar demonstrado, mediante justificativa fundamentada nos autos, que o uso do procedimento previsto na Instrução Normativa Seges/ME n. 67, de 2021, trará prejuízo ao atendimento da necessidade da administração; III - quando a tentativa de contratação realizada nos termos da Instrução Normativa Seges/ME n. 67, de 2021 restar frustrada ou deserta. Parágrafo único. O procedimento simplificado consiste em: I - pesquisa direta com, no mínimo, três fornecedores, observado o regramento estabelecido na Instrução Normativa SEGES/ME n. 65, de 2021; II - divulgação no sítio oficial da Instituição na internet, fixando prazo não inferior a três dias úteis para fins de encaminhamento de propostas adicionais pelos interessados, observado o disposto no § 3º do art. 75 da Lei 14.133, de 2021. Das Minutas de Edital e de Contrato Art. 28. As minutas de edital e de contrato serão elaboradas conforme as informações constantes do termo de referência ou projeto básico e a partir das minutas padrão aprovadas pela área jurídico-administrativa. § 1º A minuta de edital deverá conter o objeto da licitação e as regras relativas à convocação, ao julgamento, à habilitação, aos recursos e às penalidades da licitação, à fiscalização e à gestão do contrato, à entrega do objeto e às condições de pagamento, de acordo com as modalidades, os procedimentos auxiliares e os critérios de julgamento definidos na Lei n. 14.133 /2021 e nas normas complementares editadas pelo Poder Executivo federal, observadas as peculiaridades locais, os critérios de desempate, as margens de preferência e os princípios básicos estabelecidos na Lei de Licitações e Contratos. § 2º As seguintes condições necessitam de justificativas prévias no processo de contratação: I - consulta pública; II - avaliação da conformidade da proposta, mediante homologação de amostras, exame de conformidade, prova de conceito, certificação como condição para aceitação da proposta, ensaios, testes e as demais provas exigidas por normas técnicas; III - previsão de matriz de alocação de riscos entre o contratante e o contratado; IV - dispensa da exigência do percentual mínimo para mulheres vítimas de violência doméstica, prevista no Decreto n. 11.430, de 2023 nos contratos de dedicação exclusiva de mão de obra; V - dispensa da exigência de oriundos ou egressos do sistema prisional conforme Decreto n. 9.450, de 24 de julho de 2018 e Resolução CNJ n. 114, de 2010, nos contratos de dedicação exclusiva de mão de obra e de obras e serviços de engenharia, respectivamente; VI - restrição ou estabelecimento de condições para a subcontratação; VII - aplicação excepcional da possibilidade de inversão das fases de habilitação e julgamento das propostas prevista no § 1° do art. 17 da Lei n. 14.133, de 2021. CAPÍTULO III DA DESIGNAÇÃO DOS AGENTES PÚBLICOS Designação do agente de contratação Art. 29. O agente de contratação será designado pela direção do foro, em caráter permanente ou especial, conforme disposto no art. 8.º da Lei n.º 14.133, de 2021, para conduzir a fase externa do procedimento licitatório. § 1º Nas licitações que envolvam bens ou serviços especiais, o agente de contratação poderá ser substituído por comissão de contratação formada por, no mínimo, três membros, designados nos termos do disposto no art. 32 e no art. 37 desta Ordem de Serviço, conforme estabelecido no § 2.º do art. 8.º da Lei n.º 14.133, de 2021. § 2º Quando da condução de licitação na modalidade pregão, o agente de contratação formalmente designado será referenciado como pregoeiro. Designação do agente público para contratações diretas Art. 30. O agente público para contratações diretas será designado pela direção do foro para conduzir a fase externa das contratações diretas. Designação da equipe de apoio Art. 31. A equipe de apoio e os seus respectivos substitutos serão designados pela direção do foro para auxiliar o agente de contratação ou a comissão de contratação na licitação, observados os requisitos estabelecidos no art. 37 desta Ordem de Serviço. Designação da comissão de contratação Art. 32. Os membros da comissão de contratação e os respectivos substitutos serão designados pela autoridade superior, observados os requisitos estabelecidos no art. 37 desta Ordem de Serviço. § 1º A comissão de que trata o caput será formada por agentes públicos, designados pela direção do foro, em caráter permanente ou especial, com a função de receber, de examinar e de julgar documentos relativos às licitações e aos procedimentos auxiliares. § 2º A comissão de que trata o caput será formada por, no mínimo, três membros, e será presidida por um deles. Art. 33. Na licitação na modalidade diálogo competitivo, a comissão de contratação será composta por, no mínimo, três membros que sejam servidores efetivos do quadro permanente Administração, admitida a contratação de profissionais para o assessoramento técnico. Art. 34. Nas contratações que envolvam bens ou serviços especiais cujo objeto não seja rotineiramente contratado pela administração, poderá ser contratado, por prazo determinado, serviço de empresa ou de profissional especializado para assessorar os agentes públicos responsáveis pela condução da licitação. § 1º A empresa ou o profissional especializado contratado na forma prevista no caput deste artigo assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva dos membros da comissão de contratação. § 2º A contratação de terceiros não eximirá de responsabilidade os membros da comissão de contratação, nos limites das informações recebidas do terceiro contratado. Da Designação dos gestores e fiscais de contrato Art. 35. Os gestores e os fiscais de contratos e os respectivos substitutos serão representantes da administração designados pela autoridade superior para exercer as funções estabelecidas em regulamento próprio, observados os requisitos estabelecidos no art. 37 desta Ordem de Serviço. § 1º Para o exercício da função, o gestor e os fiscais de contratos deverão ser formalmente cientificados da indicação e das respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação. § 2º Na designação de que trata o caput, serão considerados: I - a compatibilidade com as atribuições do cargo; II - a complexidade da fiscalização; III - o quantitativo de contratos por agente público; IV - a capacidade para o desempenho das atividades. § 3º A eventual necessidade de desenvolvimento de competências de agentes públicos para fins de fiscalização e de gestão contratual deverá ser demonstrada no estudo técnico preliminar e deverá ser sanada, conforme o caso, previamente à celebração do contrato, conforme o disposto no inciso X do § 1.º do art. 18 da Lei n.º 14.133, de 2021. § 4º A gestão do contrato e a fiscalização administrativa poderão ser exercidas por setor da unidade gestora designado pela autoridade de que trata o caput deste artigo. § 5º Na hipótese prevista no parágrafo anterior, o titular do setor ou seu substituto legal responderá pelas decisões e pelas ações tomadas no seu âmbito de atuação. § 6º Nos casos de atraso ou de falta de designação, de desligamento e de afastamento extemporâneo e definitivo do gestor ou dos fiscais do contrato e dos respectivos substitutos, até que seja providenciada a designação, as atribuições de gestor ou de fiscal caberão ao superior imediato da área de gestão ou fiscalização indicada durante a fase preparatória ou de planejamento da contratação, ressalvada previsão em contrário em regulamento ou decisão da autoridade superior. Art. 36. Os fiscais de contratos poderão ser assistidos e subsidiados por terceiros contratados pela Administração, observando-se o seguinte: I - a empresa ou o profissional contratado assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva de fiscal de contrato; II - a contratação de terceiros não eximirá o fiscal do contrato da responsabilidade, nos limites das informações recebidas do contratado. Requisitos para a designação Art. 37. O agente público designado para o cumprimento do disposto nesta Ordem de Serviço deverá preencher os seguintes requisitos: I - ser, preferencialmente, servidor efetivo do quadro permanente da Justiça Federal; II - ter atribuições relacionadas a licitações e contratos ou possuir formação compatível ou qualificação atestada por certificação profissional emitida por escola de governo criada e mantida pelo Poder Público; III - não ser cônjuge ou companheiro de licitantes ou contratados habituais da administração nem tenha com eles vínculo de parentesco, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, ou de natureza técnica, comercial, econômica, financeira, trabalhista e civil. § 1º Para fins do disposto no inciso III deste artigo, consideram-se contratados habituais as pessoas físicas e jurídicas cujo histórico recorrente de contratação com a unidade gestora evidencie significativa probabilidade de novas contratações. § 2º A vedação de que trata o inciso III deste artigo incide sobre o agente público que atue em processo de contratação cujo objeto seja do mesmo ramo de atividade em que atue o licitante ou o contratado habitual como qual haja o relacionamento. § 3º Os agentes de contratação e o presidente da comissão de contratação serão designados dentre servidores efetivos ou empregados públicos dos quadros permanentes da administração pública. Art. 38. O encargo de agente de contratação, de integrante de equipe de apoio, de integrante de comissão de contratação, de gestor ou de fiscal de contratos não poderá ser recusado pelo agente público. § 1º Na hipótese de deficiência ou de limitações técnicas que possam impedir o cumprimento diligente das atribuições, o agente público deverá comunicar o fato ao seu superior hierárquico. § 2º Na hipótese prevista no parágrafo anterior, a autoridade competente poderá providenciar a qualificação prévia do servidor para o desempenho das suas atribuições, conforme a natureza e a complexidade do objeto, ou designar outro servidor coma qualificação requerida, observado o disposto no § 3º do art. 35 desta Ordem de Serviço. Princípio da segregação das funções Art. 39. O princípio da segregação das funções veda a designação do mesmo agente público para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na contratação. Parágrafo único. A aplicação do princípio da segregação de funções de que trata o caput deste artigo: I - será avaliada na situação fática processual; II - poderá ser ajustada, no caso concreto, em razão: a) da consolidação das linhas de defesa; b) de características do caso concreto, tais como o valor e a complexidade do objeto da contratação. Vedações Art. 40. O agente público designado para atuar na área de licitações e contratos e o terceiro que auxilie a condução da contratação, na qualidade de profissional especializado ou de funcionário ou representante de empresa que preste assessoria técnica, deverão observaras vedações previstas no art. 9.º da Lei n.º 14.133, de 2021. CAPÍTULO IV DA ATUAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO Atuação do agente de contratação Art. 41. Caberá ao agente de contratação, em especial: I - tomar decisões em prol da boa condução da licitação, dar impulso ao procedimento, inclusive por meio de demandas às áreas das unidades requisitantes, para fins de saneamento da fase preparatória, caso necessário; II - acompanhar os trâmites da licitação e promover diligências, se for o caso, observado, ainda, o grau de prioridade da contratação, de acordo com o estabelecido no plano anual de contratações; III - conduzir e coordenar a sessão pública da licitação e promover as seguintes ações: a) receber, examinar e decidir as impugnações e os pedidos de esclarecimentos ao edital e aos seus anexos, e requisitar subsídios formais aos responsáveis pela elaboração desses documentos, caso necessário; b) verificar a conformidade da proposta mais bem classificada com os requisitos estabelecidos no edital; c) verificar e julgar as condições de habilitação; d) sanear erros ou falhas que não alterem a substância das propostas; e) encaminhar à comissão de contratação, quando for o caso: 1. os documentos de habilitação, caso se verifique a possibilidade de saneamento de erros ou de falhas que não alterem a substância dos documentos e a sua validade jurídica, conforme o disposto no § 1º do art. 64 da Lei nº 14.133, de 2021; 2. os documentos relativos aos procedimentos auxiliares previstos no art. 78 da Lei nº 14.133, de 2021. f) negociar, quando for o caso, condições mais vantajosas com o primeiro colocado; g) indicar o vencedor do certame; h) conduzir os trabalhos da equipe de apoio; i) encaminhar o processo instruído, após encerradas as fases de julgamento e de habilitação e exauridos os recursos administrativos, à autoridade superior para adjudicação e para homologação; j) manifestar-se acerca de pedidos de esclarecimentos e impugnações, quanto aos documentos para habilitação, e de recursos, quanto à habilitação ou à inabilitação de licitantes. § 1º O agente de contratação será auxiliado, na fase externa, por equipe de apoio, de que trata o art. 31 desta Ordem de Serviço, e responderá individualmente pelos atos que praticar, exceto quando induzido a erro pela atuação da equipe. § 2º A atuação do agente de contratação na fase preparatória deverá ater-se ao acompanhamento e às eventuais diligências para o fluxo regular da instrução processual. § 3º Na hipótese prevista no parágrafo anterior, o agente de contratações estará desobrigado da elaboração de estudos preliminares, de projetos e de anteprojetos, de termos de referência, de pesquisas de preço e, preferencialmente, de minutas de editais. § 4º O não atendimento das diligências do agente de contratação por outros setores do órgão ou da entidade ensejará motivação formal, a ser juntada aos autos do processo. Atuação do agente público para contratações diretas Art. 42. Caberá ao agente público para contratações diretas, em especial: I - tomar decisões em prol da boa condução da contratação direta e dar impulso ao procedimento, inclusive por meio de demandas às áreas das unidades requisitantes, para fins de saneamento da fase preparatória, caso necessário; II - acompanhar os trâmites da contratação direta e promover diligências, se for o caso, observado, ainda, o grau de prioridade da contratação, de acordo com o estabelecido no plano anual de contratações; III - conduzir e coordenar a sessão pública da contratação direta e promover as seguintes ações: a) receber, examinar e decidir sobre eventuais pedidos de esclarecimentos ao aviso de contratação direta e aos seus anexos, e requisitar subsídios formais aos responsáveis pela elaboração desses documentos, caso necessário; b) verificar a conformidade da proposta mais bem classificada com os requisitos estabelecidos no aviso de contratação direta; c) verificar e julgar as condições de habilitação; d) sanear erros ou falhas que não alterem a substância das propostas; e) negociar, sempre que possível, condições mais vantajosas para a contratação; f) indicar o vencedor da contratação direta; g) encaminhar o processo instruído, após encerradas as fases de julgamento e de habilitação e exauridos os recursos administrativos, à autoridade superior para adjudicação e para homologação. Atuação da equipe de apoio Art. 43. Caberá à equipe de apoio auxiliar o agente de contratação ou a comissão de contratação no exercício de suas atribuições. Funcionamento da comissão de contratação Art. 44. Caberá à comissão de contratação: I - substituir o agente de contratação, observado o disposto no art. 41, quando a licitação envolver a contratação de bens ou serviços especiais, desde que atendidos os requisitos estabelecidos no § 1.º do art. 29 e no art. 37, todos desta Ordem de Serviço; II - conduzir a licitação na modalidade diálogo competitivo, observado o disposto no art. 41 desta Ordem de Serviço; III - manifestar-se acerca de pedidos de esclarecimentos e impugnações, quanto aos documentos para habilitação, e de recursos, quanto à habilitação ou à inabilitação de licitantes; IV - sanar erros ou falhas que não alterem a substância dos documentos de habilitação e a sua validade jurídica, mediante despacho fundamentado registrado e acessível a todos, e atribuirlhes eficácia para fins de habilitação e de classificação; V - receber, examinar e julgar documentos relativos aos procedimentos auxiliares previstos no art. 78 da Lei nº 14.133, de 2021, observados os requisitos estabelecidos em regulamento. § 1º A substituição do agente de contratação por comissão de contratação será formalizada individualmente no processo licitatório pela área de licitações. § 2º Quando substituírem o agente de contratação, na forma prevista no inciso I do caput deste artigo, os membros da comissão de contratação responderão solidariamente pelos atos praticados pela comissão, exceto o membro que expressar posição individual divergente, a qual deverá ser fundamentada e registrada em ata lavrada na reunião em que houver sido tomada a decisão. Art. 45. Na verificação das condições de habilitação, a comissão de contratação poderá, de forma motivada e pública, realizar diligências para: I - obter esclarecimentos e a complementação das informações contidas nos documentos apresentados pelos licitantes ou fornecedores; II - atualizar documentos cuja validade tenha expirado após a data de abertura do certame. § 1º Na análise dos documentos de habilitação, a comissão de licitação poderá sanar erros ou falhas que não alterem a substância dos documentos e sua validade jurídica, mediante despacho fundamentado registrado e acessível a todos, atribuindo-lhes eficácia para fins de habilitação e classificação. § 2º Para fins de verificação das condições de habilitação, a comissão de contratação poderá, diretamente, realizar consulta em sítios oficiais de órgãos e entidades cujos atos gozem de presunção de veracidade e fé pública, constituindo os documentos obtidos como meio legal de prova. Atividades de gestão e fiscalização de contratos Art. 46. As atividades de gestão e de fiscalização dos contratos deverão ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática, e exercidas por agentes públicos, por equipe de fiscalização ou por agente público único, assegurada a distinção das atividades. § 1º A distinção das atividades de que trata o caput não poderá comprometer o desempenho das ações relacionadas à gestão do contrato. § 2º Para fins da fiscalização setorial, o órgão ou a entidade poderá designar representantes para atuarem como fiscais setoriais nos locais de execução do contrato. Gestor de contrato Art. 47. Caberá ao gestor do contrato e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto, em especial: I - coordenar as atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial, de que tratam os incisos XXVIII, XXIX e XXX do caput do art. 2º, observando, ainda, a hipótese prevista no art. 51 desta Ordem de Serviço, quando for o caso; II - acompanhar e/ou executar os registros das ocorrências relacionadas à execução do contrato e informar à autoridade superior aquelas que ultrapassarem a sua competência; III - acompanhar a manutenção das condições de habilitação do contratado, para fins de empenho de despesa e de pagamento, e anotar os problemas que obstem o fluxo normal da liquidação e do pagamento da despesa para reavaliação do risco inicialmente identificado, quando cabível; IV - coordenar a rotina de acompanhamento e de fiscalização do contrato, cujo histórico de gerenciamento deverá conter todos os registros formais da execução, a exemplo da ordem de serviço, do registro de ocorrências, das alterações e das prorrogações contratuais, e elaborar relatório com vistas à verificação da necessidade de adequações do contrato para fins de atendimento da finalidade da administração; V - coordenar os atos preparatórios à instrução processual e ao envio da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos de que trata o inciso XXVII do caput do art. 2º desta Ordem de Serviço; JFESODF202300002A VI - elaborar, na forma do regulamento do Portal Nacional de Contratações Públicas, o relatório final de que trata a alínea "d" do inciso VI do § 3º do art. 174 da Lei nº 14.133, de 2021, com as informações obtidas durante a execução do contrato; VII - coordenar a atualização contínua do mapa de gerenciamento de riscos durante a gestão do contrato, com apoio dos fiscais técnico, administrativo e setorial; VIII - avaliar o cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado com menção ao seu desempenho na execução contratual, baseado em indicadores objetivamente definidos e aferidos, e a eventuais penalidades aplicadas, a constarem do cadastro de atesto de cumprimento de obrigações conforme disposto em regulamento; IX - emitir documento comprobatório do cumprimento de obrigações de que trata o inciso anterior, quando a avaliação for realizada pelos fiscais técnico, administrativo e setorial; X - realizar o recebimento definitivo do objeto do contrato referido no art. 52 desta Ordem de Serviço, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais, na hipótese de não ter sido designada comissão para tanto; XI - tomar providências para a formalização de processo administrativo de responsabilização para fins de aplicação de sanções de que trata o art. 156 da Lei nº 14.133, de 2021 , ou pelo agente ou pelo setor competente para tal, conforme o caso. Fiscal técnico Art. 48. Caberá ao fiscal técnico do contrato e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto, em especial: I - prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato com informações pertinentes às suas competências; II - anotar no histórico de gerenciamento do contrato todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato, com a descrição do que for necessário para a regularização das faltas ou dos defeitos observados; III - emitir notificações para a correção de rotinas ou de qualquer inexatidão ou irregularidade constatada, com a definição de prazo para a correção; IV - informar ao gestor do contato, em tempo hábil, a situação que demandar decisão ou adoção de medidas que ultrapassem a sua competência, para que adote as medidas necessárias e saneadoras, se for o caso; V - comunicar imediatamente ao gestor do contrato quaisquer ocorrências que possam inviabilizar a execução do contrato nas datas estabelecidas; VI - fiscalizar a execução do contrato para que sejam cumpridas as condições estabelecidas, de modo a assegurar os melhores resultados para a administração, com a conferência das notas fiscais e dos documentos exigidos para o pagamento e, após o ateste que certifica o recebimento provisório, encaminhá-los ao gestor de contrato para ratificação; VII - comunicar ao gestor do contrato, em tempo hábil, o término do contrato sob sua responsabilidade, com vistas à renovação tempestiva ou à prorrogação contratual; VIII - participar da atualização do mapa de gerenciamento de riscos durante a fase de gestão do contrato, em conjunto com o fiscal administrativo e com o fiscal setorial, conforme o disposto no inciso VII do caput do art. 47 desta Ordem de Serviço; IX - auxiliar o gestor do contrato com as informações necessárias, na elaboração do documento comprobatório da avaliação realizada na fiscalização do cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, conforme o disposto nos incisos VIII e IX do caput do art. 47 desta Ordem de Serviço; X - realizar o recebimento provisório do objeto do contrato referido no art. 52 desta Ordem de Serviço, mediante termo detalhado que comprove o cumprimento das exigências de caráter técnico. Fiscal administrativo Art. 49. Caberá ao fiscal administrativo do contrato e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto, em especial: I - prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato, com a realização das tarefas relacionadas ao controle dos prazos relacionados ao contrato e à formalização de apostilamentos e de termos aditivos, em especial para as prorrogações, e ao acompanhamento do pagamento, de garantias e glosas; II - verificar a manutenção das condições de habilitação da contratada, com a solicitação dos documentos comprobatórios pertinentes, caso necessário; III - examinar a regularidade no recolhimento das contribuições fiscais, trabalhistas e previdenciárias e, na hipótese de descumprimento, observar o disposto em contrato e na legislação de referência; IV - atuar tempestivamente na solução de eventuais problemas relacionados ao descumprimento das obrigações contratuais e reportar ao gestor do contrato para que tome as providências cabíveis, quando ultrapassar a sua competência; V - comunicar ao gestor do contrato, em tempo hábil, o término do contrato sob sua responsabilidade, com vistas à renovação tempestiva ou à prorrogação contratual; VI - efetuar a conferência das notas fiscais e dos documentos exigidos para o pagamento e, após o ateste que certifica o recebimento provisório, encaminhá-los ao gestor de contrato para ratificação; VII - participar da atualização do mapa de gerenciamento de riscos durante a fase de gestão do contrato, em conjunto com o fiscal técnico e com o setorial, conforme o disposto no inciso VII do caput do art. 47; VIII - auxiliar o gestor do contrato com as informações necessárias, na elaboração do documento comprobatório da avaliação realizada na fiscalização do cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, conforme o disposto no incisos VIII e IX do caput do art. 47 desta Ordem de Serviço; IX - realizar o recebimento provisório do objeto do contrato referido no art. 52 desta Ordem de Serviço, mediante termo detalhado que comprove o cumprimento das exigências de caráter administrativo. Fiscal setorial Art. 50. Caberá ao fiscal setorial do contrato e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto exercer as atribuições de que tratam o art. 48 e o art. 49 desta Ordem de Serviço, de modo a acompanhar a execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos quando a prestação do objeto ocorrer concomitantemente nas unidades desconcentradas. Situações excepcionais Art. 51. Quando, por imposição de limitação de pessoal, não for possível a designação de todos os agentes públicos de que tratam os artigos 47 a 49 desta Ordem de Serviço, o agente designado acumulará as rotinas de gestão e fiscalização. Recebimento provisório e definitivo Art. 52. O recebimento provisório ficará a cargo dos fiscais técnico, administrativo ou setorial, e o recebimento definitivo, do gestor do contrato ou da comissão designada pela autoridade competente nas hipóteses previstas no § 2º do art. 18 desta Ordem de Serviço. Parágrafo único. Os prazos e os métodos para a realização dos recebimentos provisório e definitivo serão definidos em regulamento ou no contrato, nos termos no disposto no § 3º do art. 140 da Lei nº 14.133, de 2021. Terceiros contratados Art. 53. Na hipótese da contratação de terceiros para assistir e para subsidiar os fiscais de contrato nos termos do disposto nesta Ordem de Serviço, será observado o seguinte: I - a empresa ou o profissional contratado assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva de fiscal de contrato; II - a contratação de terceiros não eximirá o fiscal do contrato da responsabilidade, nos limites das informações recebidas do terceiro contratado. Auxílio aos agentes públicos Art. 54. Os agentes de contratação, agentes públicos para contratações diretas, equipe de apoio, comissão de contratação, gestores e fiscais de contrato contarão com o auxílio das áreas de assessoria jurídica, de conformidade, de orientação contábil e de suporte aos gestores para o desempenho das funções essenciais à execução das suas atribuições. § 1º O auxílio de que trata o caput deste artigo se dará por meio de orientações gerais ou em resposta a solicitações de apoio, hipótese em que serão observadas as normas internas da Administração quanto ao fluxo procedimental. § 2º Sem prejuízo do disposto no parágrafo anterior, a solicitação de auxílio se dará por meio de consulta específica, que conterá, de forma clara e individualizada, a dúvida a ser dirimida. § 3º Previamente à tomada de decisão, o agente de contratação considerará eventuais manifestações apresentadas pela assessoria jurídica, observado o disposto no § 1º do art. 50 da Lei n.º 9.784, de 29 de janeiro de 1999. CAPÍTULO V DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSISTÓRIAS Art. 55. Poderão ser utilizados como fontes de informações guias de boas práticas e instrumentos, inclusive de modelos de documentos, publicados por órgãos do Poderes Judiciário e Executivo Federal, desde que não contrariem esta Ordem de Serviço. Art. 56. A instrução dos processos de contratação e aquisição iniciados a partir da publicação desta Ordem de Serviço deverá observar os seus ditames e os da Lei n. 14.133, de 2021. Art. 57. Os casos omissos serão deliberados pela direção do foro. Art. 58. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação. CUMPRA-SE. FERNANDO CESAR BAPTISTA DE MATTOS Juiz Federal Diretor do Foro http://biblioteca.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=159781
institution TRF 2ª Região
collection TRF 2ª Região
language Português
description Estabelece as condições preparatórias de contratações de bens e serviços regidas pela Lei n. 14.133, de 1° de abril de 2021, bem como as regras para a atuação do agente de contratação e da equipe de apoio, o funcionamento da comissão de contratação e a atuação dos gestores e fiscais de contratos, no âmbito da Justiça Federal do Espírito Santo, ficam disciplinadas por esta Ordem de Serviço.
format Ato normativo
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ORDEM DE SERVIÇO DIRFO 2/2023
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