PORTARIA DIRFO 9/2023

Dispõe sobre a normatização dos procedimentos referentes à Gestão de Projetos no âmbito da Seção Judiciária do Rio de Janeiro

Autor principal: Direção do Foro (Rio de Janeiro)
Tipo de documento: Ato normativo
Idioma: Português
Publicado em: Seção Judiciária do Rio de Janeiro 2023
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spelling PORTARIA DIRFO 9/2023 Direção do Foro (Rio de Janeiro) Legislação Seção Judiciária do Rio de Janeiro 2023-06-05T00:00:00Z Português Dispõe sobre a normatização dos procedimentos referentes à Gestão de Projetos no âmbito da Seção Judiciária do Rio de Janeiro PORTARIA SIGA Nº JFRJ-PGD-2023/00009 de 5 de junho de 2023 Dispõe sobre a normatização dos procedimentos referentes à Gestão de Projetos no âmbito da Seção Judiciária do Rio de Janeiro O Juiz Federal - Diretor do Foro e Corregedor Permanente dos Serviços Auxiliares da Justiça Federal de 1º Grau - Seção Judiciária do Rio de Janeiro, no uso de suas atribuições legais e; CONSIDERANDO a necessidade de normatizar os procedimentos referentes à Gestão de Projetos no âmbito da Seção Judiciária do Rio de Janeiro; CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 800, de 24 de outubro de 2022, do Conselho da Justiça Federal, que dispõe sobre a aprovação do Manual de Gestão de Portfólio de Projetos Estratégicos da Justiça Federal e do Manual de Gestão de Projetos da Justiça Federal; CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº TRF2-RSP-2020/00060, de 23 de dezembro de 2020, do Tribunal Regional Federal da 2ª Região, que define diretrizes estratégicas para instituição do Plano Estratégico da Justiça Federal da 2ª Região para o ciclo 2021-2026; CONSIDERANDO a necessidade de melhorar a eficiência do planejamento, da execução e do acompanhamento dos projetos e programas estratégicos e institucionais; CONSIDERANDO a necessidade de integrar a gestão de projetos e programas à gestão estratégica da Justiça Federal, de estabelecer uma linguagem comum e única, de padronizar processos de trabalho, ferramentas e práticas, de internalizar a cultura de medição e alcance de resultados efetivos, de compartilhar informações, de melhorar a comunicação e de dar visibilidade aos resultados e transparência à gestão; CONSIDERANDO que a gestão de projetos, os programas e as ações voltadas ao alcance dos objetivos estratégicos são fundamentais para o pleno atendimento da missão institucional: "Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal", RESOLVE: Art. 1º – Este regulamento destina-se a consolidar as principais diretrizes institucionais relativas à Gestão de Projetos no âmbito da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, definindo os procedimentos necessários para aprovação, classificação, execução e acompanhamento de cada iniciativa, as responsabilidades das unidades envolvidas e os principais artefatos a serem utilizados, respeitando as orientações do Conselho da Justiça Federal sobre o tema. Art. 2º – Para fins deste regulamento, considera-se: I. projeto: esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo; II. projeto estratégico: projeto com a finalidade de atingir os macrodesafios da Justiça Federal e os objetivos estratégicos da Justiça Federal da 2ª Região, conforme critérios estabelecidos no Manual de Gestão de Portfólio de Projetos Estratégicos da Justiça Federal e aprovados pela Alta Administração como prioritário; III. projeto interno: projeto para atender ao planejamento tático ou operacional; IV. programa: conjunto de projetos inter-relacionados administrados de forma coordenada com a finalidade de facilitar o gerenciamento, garantindo o alcance de resultados integrados; V. portfólio: conjunto de projetos e/ou programas agrupados com o objetivo de facilitar seu gerenciamento e de tornar mais eficiente, eficaz e efetiva a execução da estratégia; VI. escopo do produto ou serviço: características que o produto ou o serviço entregue pelo projeto deve conter, tais como especificações, abrangência e local de atendimento; VII. escopo do projeto: definição dos principais elementos e limites do projeto, que proporcionam determinar, com maior exatidão, as metas, os prazos e as entregas do projeto; VIII. premissa: fator associado ao escopo do projeto que, para fins de planejamento, é assumido como verdadeiro, real ou certo, sem a necessidade de prova ou demonstração; IX. restrição: fator interno ou externo associado ao escopo do projeto que limita as opções de seu gerenciamento; X. patrocinador do projeto: autoridade idealizadora ou apoiadora do projeto, que irá garantir os recursos organizacionais para que seja executado, com disponibilidade, poder e influência suficientes para advogar em favor dos propósitos do projeto; XI. gerente do projeto: responsável por todas as rotinas de um projeto, executando o planejamento de cada etapa e definindo as metas e os objetivos a serem alcançados; atuando decisivamente no engajamento de todas as áreas de negócio, no gerenciamento das atividades de todas as equipes envolvidas, na verificação dos resultados de cada etapa e na execução de mudanças quanto aos erros encontrados; XII. equipe do projeto: indivíduos que trabalham ativamente em uma ou mais fases do projeto, independentemente da área de negócio; e XIII. artefato: documento, modelo, saída ou entrega do projeto que registre alguma de suas etapas ou ferramenta de sua gestão. Art. 3º – O Escritório de Projetos da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, vinculado à Subsecretaria de Gestão Estratégica, será responsável pelo suporte técnico aos gerentes de projetos, envolvendo a adoção de metodologias de gerenciamento de projetos e o uso adequado de ferramentas e artefatos necessários à condução das iniciativas. Parágrafo único – Os artefatos utilizados na gestão de projetos serão padronizados pelo Escritório de Projetos da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, devendo seus modelos permanecerem disponíveis no portal da intranet e no SIGA-DOC. Art. 4º – Os projetos devem seguir o seguinte fluxo: I. Preenchimento de formulário de demanda de projeto pela área demandante com assinatura do titular da subsecretaria, assessoria ou divisão, contendo o resumo do cenário atual, o objetivo do projeto, os problemas, as dificuldades encontradas e as melhorias a serem alcançadas. II. Encaminhamento do formulário por meio do SIGA-DOC à Subsecretaria de Gestão Estratégica para emissão de parecer técnico quanto à viabilidade da proposta, envolvendo riscos, prazos e estimativa orçamentária, além da classificação do projeto em relação ao alinhamento estratégico, conforme as diretrizes estabelecidas no Manual de Gestão de Portfólio de Projetos Estratégicos da Justiça Federal. a. No caso de parecer desfavorável à proposta, o formulário retorna à área proponente para readequação ou arquivamento. III. Encaminhamento à Assessoria de Governança Institucional – AGOI, no caso de parecer favorável da SGE, para análise, manifestação e submissão à Secretaria Geral, que decidirá quanto à classificação do projeto em estratégico ou não para a Seção Judiciária do Rio de Janeiro. IV. Encaminhamento à Subsecretaria de Gestão Estratégica, em caso de aprovação da demanda, para: a. Elaboração da FIP (Ficha Inicial do Projeto) em conjunto com a área demandante; b. Indicação de gerente de projeto em conjunto com a área demandante. V. Encaminhamento à Assessoria de Formulação e Acompanhamento de Projetos Institucionais – AFAP para análise e submissão à Direção do Foro, para autorizar o início do projeto e designar o gerente de projeto titular e substituto. VI. Encaminhamento à Subsecretaria de Gestão Estratégica para: a. Abertura no SIGA-DOC de Processo de Acompanhamento de Projetos; b. Anexação da designação do gerente de projeto no processo; c. Anexação da FIP no respectivo processo, que deverá ser assinada em conjunto pelo gerente do projeto e pelo titular da subsecretaria, divisão ou assessoria proponente; d. Elaboração de cronograma de atividades em conjunto com a área demandante; e. Inclusão no portfólio de projetos conforme classificação estratégica; f. Encaminhamento do processo à área gestora do projeto para início da execução. Parágrafo único – As propostas não aprovadas pela Secretaria Geral retornarão à área proponente para readequação ou arquivamento. Art. 5º – Caberá ao gerente de projeto designado manter registro atualizado das informações do projeto no Processo de Acompanhamento de Projeto no SIGA-DOC e no portal da intranet, conforme formato a ser indicado pelo Escritório de Projetos. § 1o – O registro a que se refere o caput, no formato indicado pelo Escritório de Projetos, deverá ser atualizado toda segunda-feira, em cada projeto. § 2o – O Escritório de Projetos será responsável por acompanhar o cumprimento do prazo indicado no parágrafo anterior. Art. 6º – A partir da designação formal, cada área de negócio envolvida deverá zelar pelo sucesso da ação, centralizando no gerente todas as informações pertinentes ao projeto e dando-lhe ciência acerca de qualquer anormalidade percebida ou necessidade de mudança verificada. Parágrafo único – Caberá ao gerente de projeto reunir as solicitações de mudança e consultar o patrocinador do projeto, comunicando às partes interessadas sobre eventual alteração autorizada. Art. 7º – Este regulamento passa a vigorar na data de sua publicação, inclusive em relação às ações futuras dos projetos em andamento. Art. 8º – Fica revogado o Regulamento Nº JFRJ-RTO-2020/00003, de 26 de maio de 2020. PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE. - assinado eletronicamente - EDUARDO ANDRE BRANDAO DE BRITO FERNANDES Juiz Federal - Diretor do Foro Seção Judiciária do Rio de Janeiro http://biblioteca.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=160357
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