ORDEM DE SERVIÇO DIRFO 10/2012
Estabelece procedimentos para a tramitação de documentos administrativos no âmbito da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, exclusivamente pelo SIGA.
| Autor principal: | Direção do Foro (Rio de Janeiro) |
|---|---|
| Tipo de documento: | Ato normativo |
| Idioma: | Português |
| Publicado em: |
Seção Judiciária do Rio de Janeiro
2012
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ORDEM DE SERVIÇO DIRFO 10/2012 Direção do Foro (Rio de Janeiro) Legislação Seção Judiciária do Rio de Janeiro 2012-12-20T00:00:00Z Português Estabelece procedimentos para a tramitação de documentos administrativos no âmbito da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, exclusivamente pelo SIGA. PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA FEDERAL SEÇÃO JUDICIÁRIA DO RIO DE JANEIRO ORDEM DE SERVIÇO Nº RJ-ODF-2012/00010 de 19 de dezembro de 2012 O JUIZ FEDERAL - DIRETOR DO FORO E CORREGEDOR PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL - SEÇÃO JUDICIÁRIA DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais, e considerando a Lei nº 12.682/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos; considerando que a adoção de sistema eletrônico para a tramitação de documentos e processos administrativos constitui meta estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça; considerando a redução do consumo de papel nos órgãos públicos, preconizada pelo Programa Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P), RESOLVE: 1. Os processos administrativos serão autuados e tramitarão exclusivamente em meio eletrônico, pelo Sistema Integrado de Gestão Administrativa - SIGA, a partir de 2 de janeiro de 2013. 1.1. Os processos referentes a Pessoal - PES que, por necessidade de ajustes técnicos ou procedimentais, ainda não tramitam exclusivamente em meio eletrônico, passarão a sê-lo à medida que forem dirimidas as questões que limitam aquele procedimento, o que deverá ser amplamente divulgado à época de sua implantação. 2. Os processos ainda em tramitação na forma física deverão ser mantidos no mesmo suporte até arquivamento final. 3. Os documentos externos necessários à instrução dos processos administrativos eletrônicos deverão ser recebidos pela SJRJ, preferencialmente em meio eletrônico. 3.1. Na impossibilidade de envio em meio eletrônico, os documentos devem ser protocolados, mediante recebimento de cópia ou de segunda via dos originais em papel, salvo quando a entrega do original for exigível pela legislação vigente. 3.2. No caso dos documentos recebidos nas sessões de pregão eletrônico, o envio deverá ser feito preferencialmente em meio eletrônico (em formato pdf), permanecendo os originais com os licitantes. 3.3. A guarda do documento original é de responsabilidade do seu detentor, podendo, a qualquer momento, ser exigida a apresentação do original pela SJRJ. 4. Somente serão recebidos originais em papel dos seguintes documentos: a) documento fiscal de comprovação de despesa, como nota fiscal física, fatura ou recibo que fundamente pagamento a fornecedor; b) documento relativo à prestação de contas de suprimento de fundos (nota fiscal física; fatura; recibo; etc.) concedido a magistrado ou servidor. 5. Os documentos em papel deverão ser digitalizados, inseridos no SIGA e autenticados pela unidade responsável pela tramitação. 5.1. A digitalização de documentos deverá ser realizada de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. 6. Os documentos de guarda permanente, especificados nas normas vigentes sobre Gestão Documental, devem ser preservados no suporte em que foram originalmente produzidos e após a digitalização deverão ser recolhidos à Seção de Arquivo Geral (SEARQ), seguindo as rotinas de arquivamento vigentes. 6.1. A destinação dos documentos que forem digitalizados e convertidos para o meio digital deve obedecer às referidas normas. 6.2. Os documentos físicos digitalizados, exceto os de guarda permanente, deverão permanecer na unidade gestora até a eliminação, de acordo com a Tabela de Temporalidade em vigor, vedada sua transferência para a unidade arquivística. 7. Dos editais de licitação deverá constar a informação de que os documentos deverão ser apresentados preferencialmente em meio eletrônico e que aqueles apresentados no suporte físico poderão ser eliminados após 90 (noventa) dias da juntada aos respectivos autos. 8. Os documentos em papel que contenham informações de natureza sigilosa deverão ser encaminhados em envelope fechado à unidade competente, observando-se os procedimentos específicos de tramitação para documentos que tenham esse caráter. 9. As unidades administrativas deverão recusar processos e expedientes que estiverem em desacordo com a presente Ordem de Serviço, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente quando encaminhados em meio físico, quando deveriam ter sido em meio exclusivamente eletrônico. CUMPRA-SE. MARCELO LEONARDO TAVARES Juiz Federal - Diretor do Foro SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA PROCESSO ADMINISTRATIVO PROCEDIMENTO JUDICIAL CADASTRO MOVIMENTAÇÃO TRAMITAÇÃO DOCUMENTO DOCUMENTO ELETRÔNICO DOCUMENTO ADMINISTRATIVO LICITAÇÃO http://biblioteca.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=61147 |
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