NORMA INTERNA 5-01/2006
Estabelecer critérios a serem observados na elaboração, divulgação e alteração de Normas Internas, no âmbito da Seção Judiciária do Espírito Santo, de forma a disciplinar essas atividades.
| Autor principal: | Direção do Foro (Espírito Santo) |
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| Tipo de documento: | Ato normativo |
| Idioma: | Português |
| Publicado em: |
Seção Judiciária do Espírito Santo
2006
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NORMA INTERNA 5-01/2006 Direção do Foro (Espírito Santo) Legislação Seção Judiciária do Espírito Santo 2006-09-19T00:00:00Z Português Estabelecer critérios a serem observados na elaboração, divulgação e alteração de Normas Internas, no âmbito da Seção Judiciária do Espírito Santo, de forma a disciplinar essas atividades. JUSTIÇA FEDERAL DE 1º GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO NORMA INTERNA 5-01 METODOLOGIA PARA EMISSÃO DE NORMA INTERNA ÍNDICE ASSUNTOS MÓDULO Nº FOLHAS REVISÃO ÍNDICE 00 01/01 GENERALIDADES 01 01/03 ASSUNTOS ESPECÍFICOS PLANO DE NUMERAÇÃO 02 01/02 FORMA DE APRESENTAÇÃO E ARQUIVAMENTO 03 01/02 ELABORAÇÃO 04 01/05 EMISSÃO E DISTRIBUIÇÃO 05 01/01 IMPLANTAÇÃO, MANUTENÇÃO E AVALIAÇÃO 06 01/03 DISPOSIÇÕES FINAIS 07 01/01 ANEXOS 08 01/09 GENERALIDADES I - REFERÊNCIA 01 - Lei nº 8.472/92 (arts. 2º e 5º, II). 02 - Regimento Interno do Conselho de Justiça Federal (arts. 3º e 4º,II). 03 - Resolução nº 66, de 30/11/92, que dispõe sobre os atos administrativos do Conselho da Justiça Federal. 04 - Resolução nº 82, de 15/04/93, do Conselho da Justiça Federal, que cria o Sistema de Desenvolvimento Organizacional da Justiça Federal. II - FINALIDADE 01 - Estabelecer critérios a serem observados na elaboração, divulgação e alteração de Normas Internas, no âmbito da Seção Judiciária do Espírito Santo, de forma a disciplinar essas atividades. III - CONCEITO BÁSICO DE NORMA INTERNA 01 - Documento de organização e ordenamento administrativo interno, que constitui instrumento formal destinado a veicular diretrizes, normatização de métodos e procedimentos, padronização de serviços e materiais, bem como a regulamentar matéria específica e a orientar os dirigentes e os servidores no desempenho de suas atribuições. IV - OBJETIVOS DAS NORMAS INTERNAS 01 - Assegurar o eficiente conhecimento das políticas e diretrizes estabelecidas, bem como dos procedimentos necessários para o desempenho das atividades das diversas unidades organizacionais. 02 - Possibilitar a uniformização de materiais, métodos, procedimentos e terminologia a serem empregados nos serviços em todos os níveis. 03 - Compatibilizar métodos e procedimentos entre si e com as linhas de ação do sistema. 04 - Facilitar o acesso às informações de interesse dos sistemas da Seção Judiciária. 05 - Manter um canal eficiente de transferência de conhecimentos no âmbito da Seção Judiciária. 06 - Racionalizar a utilização dos recursos necessários à elaboração, divulgação e atualização dos documentos normativos. 07 - Proporcionar a uniformidade de apresentação, organização e disposição de conteúdos dos documentos, visando a facilitar sua utilização. 08 - Auxiliar na racionalização e na uniformização do desenvolvimento de pessoal dos sistemas. V - CONVENÇÕES 01 - A Seção Judiciária do Espírito Santo é mencionada nesta Norma Interna apenas como Seção Judiciária. 02 - Os órgãos componentes da estrutura organizacional são referenciados como unidades organizacionais. 03 - Os detentores de cargo em comissão ou de função comissionada são referenciados como dirigentes. 04 - A Norma Interna é citada como NI. 05 - A Seção de Gestão Organizacional é mencionada como SEGES. 06 - A expressão logotipo da Seção Judiciária corresponde ao Brasão da República acrescido das inscrições JUSTIÇA FEDERAL DE 1º GRAU, SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO. PLANO DE NUMERAÇÃO 01 - As NI são classificadas ordenadamente, utilizando-se codificação lógica e sistemática, de modo a permitir fácil localização e manutenção. 02 - O esquema de numeração caracteriza-se por uma estrutura de 03 (três) dígitos numéricos, precedidos da sigla NI, com os seguintes critérios: SIGLA DE NORMA INTERNA_______________NI CÓDIGO IDENTIFICADOR DO SISTEMA______X CÓDIGO IDENTIFICADOR DO SUBSISTEMA__XX 02.1 - CÓDIGO IDENTIFICADOR DO SISTEMA: representado pelo primeiro dígito numérico, caracteriza as grandes áreas de atividades desenvolvidas pela Seção Judiciária, conforme especificado a seguir: a) SISTEMA 1 - ASSUNTOS JUDICIÁRIOS; b) SISTEMA 2 - PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS; c) SISTEMA 3 - RECURSOS HUMANOS; d) SISTEMA 4 - ADMINISTRAÇÃO; e) SISTEMA 5 - DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL; f) SISTEMA 6 - CONTROLE INTERNO; g) SISTEMA 7 - INFORMÁTICA; h) SISTEMA 8 - BENEFÍCIOS SOCIAIS. 02.2 - CÓDIGO IDENTIFICADOR DO SUBSISTEMA - representado pelo segundo e terceiro dígitos, caracteriza os grupos de funções afins ou grupo de informações dentro de cada sistema. Exemplo prático: NI–5–01 SISTEMA 5 (DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL)_________NI-5 SUBSISTEMA 01 (METODOLOGIA PARA EMISSÃO DE NI)______01 02.2.1 - Os subsistemas particularizam tipos específicos de informações ou funções dentro de cada sistema e são representados pela própria denominação da NI. 02.2.2 - No módulo 08 - ANEXOS - são apresentados os principais exemplos de subsistemas que podem ser normatizados por meio de NI. 03 - Os códigos numéricos dos sistemas são estabelecidos com base no agrupamento das diferentes atividades desenvolvidas na Justiça Federal, em função, exclusivamente, de sua natureza e não das unidades organizacionais responsáveis pela sua proposição. 04 - Os códigos dos subsistemas são estabelecidos pela SEGES, de acordo com os respectivos sistemas e com a ordem seqüencial de NI emitidas em cada um. FORMA DE APRESENTAÇÃO E ARQUIVAMENTO 01 - As NI devem ser apresentadas rigorosamente dentro dos padrões preestabelecidos de composição gráfica e impressão, de modo a assegurar uniformidade de apresentação e boa legibilidade. 02 - A edição das NI ocorre por intermédio do formulário Norma Interna, em folhas avulsas, no padrão A-4 (210X297mm). 03 - Os padrões de margem superior, inferior, direita e esquerda encontram-se especificados no módulo 08 - ANEXOS. 04 - As NI devem ser arquivadas por sistemas, em pastas especiais, distribuídas e controladas pela SEGES. 04.1 - Cada SISTEMA deve ter uma pasta inicial VOLUME I (VOL-I), devendo ser utilizadas tantas pastas (tipo VOL-I, VOL-II, ..., VOL-N) quantas forem necessárias, em razão do quantitativo de subsistemas. 04.2 - As NI devem ser arquivadas, na pasta própria, em ordem decrescente de numeração, por sistema. 04.3 - A folha inicial de cada pasta é destinada ao ÍNDICE das NI que ela contém. 05 - As pastas destinadas ao arquivamento das NI possuem as seguintes características: a) confeccionadas em PVC azul marinho e revestimento externo em PVC, nas dimensões de 315mmx230mmx40mm; b) ferragens internas e pinos de encaixe; c) capacidade interna de 30mm; d) dizeres na etiqueta de identificação (lombada): - código e nome do SISTEMA; - número do volume da pasta (VOL-......). 06 - As NI são separadas, dentro das pastas, por divisores em PVC sarjado, com projeção para identificação. 07 - As pastas contendo as NI pertencem às unidades organizacionais a que são destinadas e devem ser colocadas em local acessível a todos os servidores. ELABORAÇÃO 01 - As NI devem ser elaboradas da seguinte forma: a) com a participação efetiva da unidade organizacional à qual o assunto (sistema/subsistema) esteja afeto, que produz a minuta da NI, ouvindo as demais unidades envolvidas em seu âmbito de atuação e a encaminha à SEGES, que procede à análise e aos ajustes quanto à padronização, se necessários; b) pela SEGES, mediante consulta às diversas unidades organizacionais da Seção Judiciária. 02 - A SEGES centraliza a padronização final e o controle de emissão, além de providenciar a aprovação das NI. 03 - As NI devem ser elaboradas sempre que: a) métodos ou procedimentos já empregados no trabalho corrente não estiverem formalizados em documento escrito; b) novos métodos ou procedimentos tiverem que ser implantados; c) métodos e procedimentos existentes tiverem que ser alterados ou uniformizados; d) materiais e equipamentos tiverem que ser implantados ou padronizados. 04 - Na elaboração das NI devem ser tomados os seguintes cuidados: a) verificar se algum documento sobre o mesmo assunto já existe ou está sendo elaborado no sistema da Seção Judiciária; b) prever criteriosamente os benefícios resultantes da aplicação da NI; c) definir precisamente as áreas de aplicação e a natureza da NI; d) assegurar a compatibilidade com outras normas, diretrizes ou com a legislação em vigor; e) assegurar que o conteúdo da NI obedeça à estrutura de classificação estabelecida no Plano de Numeração, de modo que entre o código e o conteúdo haja uma correspondência inequívoca; f) obedecer aos padrões estabelecidos nesta NI. 05 - A fim de permitir a distribuição dos assuntos dentro da NI, é utilizado o campo denominado MÓDULO. 06 - Os MÓDULOS possuem a seguinte composição e esquema de numeração: a) MÓDULO 00 - ÍNDICE; b) MÓDULO 01 - GENERALIDADES; c) MÓDULO 02 a (N-1) - ASSUNTOS ESPECÍFICOS; d) MÓDULO FINAL (N) - DISPOSIÇÕES FINAIS; e) MÓDULO (N+1) - ANEXOS. 06.1 - No MÓDULO 00 - ÍNDICE - devem constar o título, o número, o número da folha inicial, da folha final e a data de revisão de cada módulo, tomando-se como exemplo o índice desta NI. 06.2 - No MÓDULO 01 - GENERALIDADES - devem ser incluídas as referências, os objetivos, os conceitos e outros assuntos que não vierem a integrar os assuntos específicos. 06.3 - Nos MÓDULOS 02 a (N-1) - ASSUNTOS ESPECÍFICOS - devem ser incluídos os assuntos pertinentes à finalidade ou aos objetivos da NI emitida. 06.4 - No MÓDULO FINAL (N) - DISPOSIÇÕES FINAIS - devem ser incluídos os assuntos pertinentes, não mencionados nos módulos anteriores, o termo de aprovação da NI e as eventuais revogações de atos normativos anteriores. 07 - No MÓDULO (N+1) - ANEXOS - devem ser incluídos os modelos de formulários, impressos e outros documentos referenciados na NI. 08 - O desdobramento em MÓDULOS proporciona: a) flexibilidade na distribuição de assuntos; b) facilidade na substituição de páginas decorrentes de alterações, inclusões ou exclusões; c) economia de tempo, serviço e material. 09 - Havendo necessidade, o módulo pode ser dividido em títulos, precedidos de numeração em algarismos romanos e sublinhados, proporcionando, assim, a flexibilidade necessária à distribuição dos assuntos dentro de cada módulo. 10 - A formatação da NI é a seguinte: a) o corpo de texto deve ter espaçamento de 1,5 entre as linhas; b) a fonte é Arial; c) o tamanho da fonte é 11. 11 - O assunto exposto em uma NI é desenvolvido em itens numerados, em cada módulo, ou, quando for o caso, em cada título, em algarismos arábicos, a partir de 01. 11.1 - Para pormenorizar o assunto tratado, pode-se, de acordo com a Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT, subdividir os itens em: a) subitens, numerados com algarismos arábicos, até o máximo de 05 (cinco) algarismos (01.1.1.1); b) alíneas ordenadas alfabeticamente (a, b, c,...); c) subalíneas, marcadas com hífen (-). 11.2 - Os itens e subitens são iniciados com letras maiúsculas e terminados por ponto final. Sua numeração é separada do texto por hífen. Exemplo: "10.2.1 - As mensagens aqui tratadas...". 11.3 - As alíneas e subalíneas são iniciadas por letras minúsculas, salvo quando regra gramatical ou ortográfica determinar o contrário, e finalizadas por ponto e vírgula, com exceção do último período, que recebe ponto final. 11.3.1 - As alíneas são separadas do texto por parênteses. Exemplo: "a) a unidade organizacional responsável..." 11.4 - A margem esquerda do período deve ter o primeiro caráter sob a primeira letra do texto anterior, segundo sua hierarquia. Exemplo: 01 - TEXTO...................item 01.1 - TEXTO................subitem 01.1.1 - TEXTO.................subitem 01.1.1.1 - TEXTO ............subitem a) TEXTO.......................alínea - TEXTO..............................subalínea. 11.5 - O item ou qualquer período terminado com dois pontos deve prosseguir com a inclusão de alíneas. 12 - Para o desenvolvimento do texto de uma NI, devem ser observadas as seguintes regras: a) primar a redação pela objetividade, clareza, concisão e correção; b) evitar o uso de abreviaturas, salvo quando, na primeira referência, for seguida do nome ou título completo discriminado; c) citar as unidades organizacionais por meio da sua sigla, como SECOMP (Seção de Compras), por exemplo; d) escrever todos os períodos na forma afirmativa, preferencialmente; e) escrever em caixa alta a sigla das unidades organizacionais e em caixa mista (maiúsculas e minúsculas) as palavras indicativas de função, como Diretor, por exemplo. 13 - A numeração das folhas das NI deve ser iniciada a cada módulo, utilizando-se, para tanto, o campo próprio (lado superior direito) do formulário. 13.1 - A numeração seqüencial seguida da numeração indicativa do total de páginas de cada módulo (ex: 01/03) somente deve ser utilizada no índice, para facilitar suas substituições e evitar custos desnecessários quando houver revisão. 13.2 - No cabeçalho das folhas das NI, o módulo que contém os anexos deve ter o título "ANEXOS", sem qualquer numeração. 14 - As NI com características de operacionalização mais complexas ensejam a produção de fluxograma para melhor compreensão dos usuários. 15 - As NI devem conter a assinatura do competente emissor, no módulo "Disposições Finais", aposta sobre o seu nome completo em letras maiúsculas e a função em caixa mista. As demais folhas, incluindo-se os anexos, devem ser rubricadas junto à margem inferior direita. 16 - A emissão de NI e a designação de números são centralizadas na SEGES, de modo a garantir eficiente e seguro controle. EMISSÃO E DISTRIBUIÇÃO 01 - É competente para assinar as NI, no âmbito da Seção Judiciária, o(a) Juiz(Juíza) Federal Diretor(a) do Foro. 02 - Às unidades organizacionais que receberem as NI cabe a responsabilidade de mantê-las devidamente organizadas e atualizadas. 03 - As solicitações, devidamente fundamentadas, de NI já distribuídas devem ser dirigidas à SEGES. 03.1 - Cabe à SEGES: a) manter o cadastro de NI em vigor devidamente atualizado, publicando-o no sítio da Intranet da Seção Judiciária para conhecimento das demais unidades organizacionais; b) encaminhar a NI assinada para publicação, no Boletim Interno, pela unidade organizacional responsável; c) definir as unidades que devem receber exemplares das NI emitidas; d) publicar as NI na Intranet da Seção Judiciária, para conferir ampla publicidade, conhecimento e transparência. IMPLANTAÇÃO, MANUTENÇÃO E AVALIAÇÃO 01 - As NI entram em vigor a partir da data de sua aprovação, salvo se contiverem instrução diversa. 02 - Após distribuídas, as NI passam à responsabilidade dos dirigentes das unidades organizacionais, que devem, de imediato, providenciar a divulgação para a devida implantação junto aos seus subordinados. 03 - As NI são implantadas: a) na Seção Judiciária: - pelas unidades organizacionais coordenadoras dos assuntos (subsistemas), com a participação e o acompanhamento da SEGES; - pela SEGES, com a anuência e a participação das unidades organizacionais envolvidas no assunto. b) nas Subseções Judiciárias: - pelas unidades organizacionais que irão executá-las, sob a supervisão e a orientação da unidade organizacional coordenadora do assunto na sede da Seção Judiciária, com o acompanhamento da SEGES. 04 - Sempre que necessário, a implantação deve ser acompanhada de treinamento pela unidade organizacional coordenadora do subsistema. 05 - A SEGES deve manter arquivo e controle de todas as NI implantadas, inclusive as revogadas e alteradas. 06 - A reprodução da NI, no todo ou em parte, só pode ser realizada pela SEGES ou com autorização expressa desta. 07 - Após implantadas, as NI devem ser testadas na prática pelas unidades organizacionais envolvidas, por um período de 06 (seis) meses, após o qual podem ser efetuadas as alterações necessárias. 08 - Havendo necessidade de alterar qualquer NI em vigor, a unidade organizacional interessada deve dirigir-se, fundamentadamente, à SEGES. 08.1 - As alterações podem ser dos seguintes tipos: a) EVOLUTIVAS (de aprimoramento); b) ADAPTATIVAS (por alteração de norma externa e interna, reestruturação organizacional, atribuições e outras afins); c) CORRETIVAS (para corrigir possíveis falhas). 08.2 - As unidades organizacionais envolvidas no assunto (sistema/subsistema) devem informar as propostas de alteração nas hipóteses acima previstas. 08.3 - As alterações devem ser registradas no campo "Data de Revisão" do formulário Norma Interna. 08.3.1 - O módulo alterado deve ter o campo "Data da Revisão" preenchido com a data da última alteração, no formato DD/MMM/AA (01/JAN/06). Os demais módulos permanecem inalterados. 09 - Os dirigentes da Seção Judiciária, em todos os níveis hierárquicos, devem estabelecer um método permanente de avaliação dos resultados obtidos com a aplicação das NI, objetivando possibilitar o seu aprimoramento, adaptação e, se for o caso, correção. 10 - A SEGES, para efeito de avaliação ou aprimoramento, pode proceder a levantamentos, pesquisas e entrevistas no âmbito de sua área de atuação, analisando rotinas e procedimentos, de modo a sugerir modificações que visem à racionalização e à melhoria de produtividade. 11 - A revogação de uma NI ocorre: a) parcialmente: - quando seu conteúdo é revisado e sofre poucas alterações; - quando há emissão de outra NI que altere alguns de seus itens. b) totalmente: - por meio da emissão de outra NI que verse sobre o mesmo assunto, substituindo-a completamente; - por intermédio de Portaria da Direção do Foro, simplesmente extinguindo-a. DISPOSIÇÕES FINAIS 01 - Compete à SEGES dirimir eventuais dúvidas e examinar sugestões que visem ao aprimoramento das NI. 02 - Fazem parte integrante desta NI os anexos constantes do módulo 08. 03 - As NI emitidas antes dessas alterações devem ser mantidas até que se tornem necessárias atualizações em seu conteúdo, quando, então, serão enquadradas nos moldes ora implantados. 04 - Esta NI entra em vigor a partir desta data, revogando-se a NI-5-001/SJES, de 17/06/1999, e demais disposições anteriores. Vitória, 19 de setembro de 2006. ENARA DE OLIVEIRA OLÍMPIO RAMOS PINTO Juíza Federal Diretora do Foro ANEXOS SISTEMAS/SUBSISTEMAS QUE PODEM SER NORMATIZADOS POR MEIO DE NORMA INTERNA SISTEMAS SUBSISTEMAS ASSUNTOS JUDICIÁRIOS Registro, Classificação e Distribuição de Processos Processamento de Feitos de Competência Recursal Processamento de Recursos Especiais ou Extraordinários Baixa Processual Publicação de Atas, Pautas e Acórdãos Fases Processuais Apoio a Julgamentos Serviços Taquigráficos Pagamento de Custas Cálculos e Liquidações Expedição de Certidões, Atos e Formalidades Judiciárias Extração de Carta de Sentença Análise e Pesquisa de Jurisprudência Publicação de Despachos, Vistas e Avisos Precatórios Outros temas que compatibilizem com este Sistema PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO Orçamento e Metas E FINANÇAS Movimentação de Recursos Financeiros Fluxo de Caixa Manual de Execução Financeira Manual de Suprimento de Fundos Manual de Conciliação Bancária Viagens a Serviço Outros temas que compatibilizem com este Sistema. RECURSOS HUMANOS Controle de Freqüência Movimentação de Pessoal Recrutamento e Seleção Treinamento e Desenvolvimento de Recursos Humanos Acompanhamento de Pessoal Avaliação de Desempenho Substituição de Titulares Estágio Supervisionado Outros temas que compatibilizem com este Sistema. ADMINISTRAÇÃO Padronização e Classificação de Material Aquisição de Materiais e Contratação de Serviços Cadastro de Fornecedores e Prestadores de Serviços Administração de Veículos Serviços Gráficos Serviços de Portaria e Segurança Serviços de Biblioteca Arquivo Geral Administração da Sede Seguros Manual do Condutor Controle Patrimonial Alienação e Baixa de Material Permanente Elaboração e Acompanhamento de Contratos e Convênios Administração e Controle de Almoxarifado Outros temas que compatibilizem com este Sistema. DESENVOLVIMENTO Metodologia para Emissão de Norma Interna ORGANIZACIONAL Atos Administrativos Padronização de Publicações Metodologia para Emissão de Manual Operacional Comunicações Administrativas Elaboração e Padronização de Impressos e Formulários Técnicas de Apresentação Planejamento de Reuniões Elaboração e Gerência de Projetos Outros temas que compatibilizem com este Sistema. CONTROLE INTERNO Formalização dos Processos de Prestação de Contas Programa Básico de Auditoria Plano de Contas Manual de Contabilidade Manual de Tomada de Contas Outros temas que compatibilizem com este Sistema. INFORMÁTICA Desenvolvimento de Sistemas Estruturados Implantação de Sistemas Avaliação de Sistemas Documentação de Sistemas Manutenção de Sistemas Outros temas que compatibilizem com este Sistema. BENEFÍCIOS SOCIAIS Programa de Assistência Programa de Educação Programa de Alimentação Programa de Transporte Funcional Programa de Assistência Social Manual de Assistência Odontológica Manual de Assistência Médico-Hospitalar Manual de Controle e Avaliação de Serviços Externos Manual do Beneficiário Manual do Prestador de Serviços Outros temas que compatibilizem com este Sistema. MARGEM SUPERIOR - 01 linha simples, a partir do contorno do formulário MARGEM ESQUERDA - 02 espaços (caracteres) após a linha de contorno do formulário. MODELO DE FORMULÁRIO PARA EMISSÃO DE NORMA INTERNA MARGEM DIREITA - as linhas devem acabar naturalmente. - 01 linha simples, a partir do contorno do formulário. MARGEM INFERIOR OBSERVAÇÃO: Os Anexos integrantes desta Norma Interna estão disponíveis para visualização na área T (SEDOD). METODOLOGIA EMISSÃO NORMA http://biblioteca.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=89811 |
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