NORMA INTERNA 4-06/2011
01 - Padronizar procedimentos e estabelecer metodologia de autuação de processos administrativos, juntada de documentos, arquivamento e desarquivamento de processos. 02 - Definir os órgãos responsáveis pela autorização de arquivamento e desarquivamento dos processos administrativos da Seção Judiciár...
| Autor principal: | Direção do Foro (Espírito Santo) |
|---|---|
| Tipo de documento: | Ato normativo |
| Idioma: | Português |
| Publicado em: |
Seção Judiciária do Espírito Santo
2011
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oai:bdjur.stj.jus.br.trf2an:oai:trf2.jus.br:897882020-07-22 NORMA INTERNA 4-06/2011 Direção do Foro (Espírito Santo) Legislação Seção Judiciária do Espírito Santo 2011-10-20T00:00:00Z Português 01 - Padronizar procedimentos e estabelecer metodologia de autuação de processos administrativos, juntada de documentos, arquivamento e desarquivamento de processos. 02 - Definir os órgãos responsáveis pela autorização de arquivamento e desarquivamento dos processos administrativos da Seção Judiciária do Espírito Santo. 03 - Instituir controle efetivo do acesso aos processos administrativos arquivados na Seção de Arquivo e Depósito Judicial (SEARD). 04 - Estabelecer normas gerais para a tramitação dos processos administrativos para apuração da regularidade dos procedimentos adotados e para a definição de responsabilidades. 05 - Garantir a integridade dos processos administrativos, tendo em vista a relevância das informações e dos documentos deles constantes. 06 - Controlar permanentemente a circulação e a tramitação dos processos administrativos na SJES. 07 - Gerir com segurança o sistema informatizado de controle do protocolo administrativo dos processos da área meio. 08 - Incentivar postura proativa dos servidores nas tarefas relativas à alimentação do sistema informatizado de controle do protocolo administrativo dos processos da área meio. JUSTIÇA FEDERAL DE 1º GRAU - SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO NORMAS SOBRE PROCESSOS E DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS NORMA INTERNA 4-06 DATA DE REVISÃO: 20/OUT/2011 ÍNDICE ASSUNTO MÓDULO FOLHAS ÍNDICE 00 01/01 GENERALIDADES 01 01/04 ASSUNTOS ESPECÍFICOS AUTUAÇÃO DE PROCESSOS DA ÁREA ADMINISTRATIVA 02 01/02 TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS DA ÁREA ADMINISTRATIVA 03 01/01 JUNTADA DE DOCUMENTOS 04 01/01 ARQUIVAMENTO/DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS DA ÁREA ADMINISTRATIVA 05 01/01 DISPOSIÇÕES FINAIS 06 01/01 GENERALIDADES I - REFERÊNCIA E BASE LEGAL 01 - Lei Complementar nº 101, de 04.05.2000 – LRF. 02 - Lei nº 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. 03 - Instrução Normativa-24-02 – do TRF 2ª Região. 04 - Norma Interna – NI-417 003/98, de 18.06.1998, da Seção Judiciária do Espírito Santo. 05 - Ordem de Serviço nº 004, de 14.03.2006, da Seção Judiciária do Espírito Santo. 06 - Portaria nº 170 / DIRFO, de 19.06.2001. II - FINALIDADE 01 - Padronizar procedimentos e estabelecer metodologia de autuação de processos administrativos, juntada de documentos, arquivamento e desarquivamento de processos. 02 - Definir os órgãos responsáveis pela autorização de arquivamento e desarquivamento dos processos administrativos da Seção Judiciária do Espírito Santo. 03 - Instituir controle efetivo do acesso aos processos administrativos arquivados na Seção de Arquivo e Depósito Judicial (SEARD). 04 - Estabelecer normas gerais para a tramitação dos processos administrativos para apuração da regularidade dos procedimentos adotados e para a definição de responsabilidades. 05 - Garantir a integridade dos processos administrativos, tendo em vista a relevância das informações e dos documentos deles constantes. 06 - Controlar permanentemente a circulação e a tramitação dos processos administrativos na SJES. 07 - Gerir com segurança o sistema informatizado de controle do protocolo administrativo dos processos da área meio. 08 - Incentivar postura proativa dos servidores nas tarefas relativas à alimentação do sistema informatizado de controle do protocolo administrativo dos processos da área meio. III - CONCEITOS 01 - ARQUIVAMENTO - É a operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. 02 - AUTOS - Todas as peças (petições, certidões, requerimentos, requisições, documentos, termos) pertencentes ao processo administrativo. 03 - AUTUAÇÃO - Ato por meio do qual o servidor inicia a formação dos autos de um processo, encapando, qualificando e registrando-o em local adequado (livro, sistema eletrônico de dados). 04 - DOCUMENTAÇÃO - Considera-se documentação a reunião de documentos com o propósito de esclarecer ou provar alguma coisa; a totalidade ou cada um dos processos de seleção, classificação e organização das informações constantes dos documentos de qualquer natureza: é todo e qualquer documento e processo produzido e recebido por esta Seção Judiciária. 05 - PROCESSO - Maneira pela qual se realiza uma operação, segundo determinadas normas, métodos e técnicas. 06 - SISTEMA DE CONTROLE PROCESSUAL ADMINISTRATIVO - É o sistema informatizado de acompanhamento e controle do fluxo de processos administrativos, por meio de terminais instalados nos gabinetes e nas unidades organizacionais, que forneceinformação sobre a localização dos processos a qualquer momento. IV - CONVENÇÕES 01 - A Seção Judiciária do Espírito Santo é mencionada nesta Norma Interna (NI) como Seção Judiciária (SJES). 02 - Esta Norma Interna é referenciada como NI. 03 - Os órgãos componentes da estrutura organizacional da Seção Judiciária são referenciados como unidades organizacionais. 04 - A Secretaria Geral é citada como SG. 05 - O Núcleo de Gestão de Pessoas é citado como NGP. 06 - O Núcleo de Planejamento Orçamento e Finanças é citado como NOF. 07 - O Núcleo de Controle Interno é citado como NCI. 08 - O Núcleo de Tecnologia da Informação é citado como NTI. 09 - A Seção de Apoio à Secretaria Geral é citada como SEASG. 10 - A Seção de Gestão Organizacional é citada como SEGOR. 11 - A Seção de Arquivo e Depósito Judicial é citada como SEARD. V - TIPOS DE PROCESSO ADMINISTRATIVOS 01 - A SJES possuirá 4 tipos de processos administrativos, designados pelas siglas abaixo: a) EOF - Processo de Execução Orçamentária e Financeira; b) ADM - Processo Administrativo; c) PES - Processo Administrativo de Pessoal; d) PRO - Processo de Gestão de Projeto Estratégico. VI - COMPETÊNCIA 01 - Compete à SG, à SEGOR, ao NGP e ao NOF: a) realizar a abertura dos processos administrativos, considerando a sua área de atuação; b) registrar os processos em livro próprio, cujas páginas são numeradas seqüencialmente; c) elaborar etiqueta a ser colada na capa do processos físicos; d) cadastrar o processo no sistema de controle processual administrativo; e) montar o processo e numerar as folhas, seja o mesmo físico ou virtual; f) encaminhar o processo à autoridade competente para decidir. 02 - Compete ao NTI: a) colocar à disposição dos usuários os sistemas informatizados para controle dos processos administrativos, diariamente, das 9 às 19 horas; b) realizar as rotinas de backup de segurança e fornecer suporte técnico e operacional do sistema aos usuários. 03 - Compete às unidades organizacionais registrar no Sistema de Controle Processual Administrativo a entrada e a saída do processo, bem como as informações agregadas ao mesmo, de modo a permitir a compreensão de todas as etapas do andamento processual, via sistema. AUTUAÇÃO DE PROCESSOS DA ÁREA ADMINISTRATIVA 01 - O requerente encaminhará ao NGP expediente relativo a vantagens e benefícios (processo PES), ao NOF a requisição de serviços, obras ou materiais (processo EOF), à SEGOR expediente relativo à gestão de projetos estratégicos (processo PRO), ou à SG nos demais casos (processos ADM). 02 - O processo será cadastrado no Sistema de Controle Processual Administrativo e, quando físico, será identificado por etiqueta com o seguinte formato, a ser colada na capa do processo administrativo: PROCESSO Nº N.NNN/MM/AAAA - TTT LIVRO XX FOLHA OO PROCESSO ........ (especificar o tipo: Administrativo, de Pessoal ou de Execução Orçamentária e Financeira) REQUERENTE: REQUERIDO: ASSUNTO: DATA: DD/MM/AAAA onde: - N.NNN é o número seqüencial do processo, conforme numeração atribuída pelo Sistema de Controle Processual Administrativo; - MM designa o mês em que o processo foi autuado; - AAAA designa o ano em que o processo foi autuado; - TTT designa o tipo do processo, de acordo com as siglas citadas acima (EOF, ADM, PES ou PRO); - XX designa o número do Livro de Registro do processo administrativo; - OO designa o número da folha do Livro de Registro onde foi registrado o processo. TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS DA ÁREA ADMINISTRATIVA 01 - O processo será remetido ao destinatário assim que a movimentação for atualizada no Sistema de Controle Processual Administrativo. 02 - A unidade organizacional recebedora deverá promover o imediato registro do recebimento do processo no Sistema de Controle Processual Administrativo, a fim de atualizar a localização do mesmo. 03 - A movimentação do processo entre as diversas Seções de um mesmo Núcleo respeitará o mesmo procedimento: cada qual mantendo atualizada a movimentação ocorrida na sua unidade e repassando à outra unidade conforme a ordem do despacho exarado no processo. 04 - O conteúdo dos processos observará a ordem cronológica dos atos e fatos ocorridos. 05 - Visando à celeridade e ao bom andamento no trâmite dos processos administrativos, é vedada a utilização paralela de controles manuais (livros de protocolo), que geram duplicidade de controle, registros desnecessários e atraso nos procedimentos. 06 - O uso do livro de protocolo somente será permitido em casos excepcionais, principalmente os de falha no sistema informatizado, devendo ser registrada a tramitação dos autos no Sistema de Controle Processual Administrativo assim que possível. JUNTADA DE DOCUMENTOS 01 - Os documentos elaborados pelas unidades organizacionais que forem juntados aos procedimentos administrativos deverão consignar os elementos de identificação funcional do servidor responsável por sua elaboração (nome, cargo e lotação), devidamente datados e assinados. 02 - A juntada de documentos não citados por uma informação que os anteceda imediatamente nos autos somente poderá ser feita mediante um "Termo de Juntada", no qual serão consignados os elementos de identificação funcional do servidor responsável pela juntada (nome, cargo e lotação) devidamente datados e assinados. O signatário da juntada deverá também, obrigatoriamente, indicar a natureza e a origem do que juntar. 03 - Quando, por motivo específico, o documento original não puder integrar o processo, o servidor responsável pela juntada certificará que a cópia inserida nos autos confere com o documento original que lhe foi apresentado como comprovante. 04 - Quando os documentos forem extraídos da internet, o servidor certificará que a cópia confere com o documento apresentado, informando o endereço da página onde foi obtido, bem como a data e o horário em que foi realizada a sua extração. 05 - Todas as folhas dos documentos juntados aos autos dos processos administrativos deverão ser numeradas e rubricadas pelo servidor da unidade organizacional responsável pela juntada efetuada. 06 - Nos casos em que ocorrer renumeração de folhas, em decorrência de falta de numeração sequencial, numeração em duplicidade ou de desentranhamento de documentos, de substituição de documentos originais por cópia para formação de autos de outro processo conexo, bem como rasuras, borrões e retificações, deverá se proceder a uma certificação nos autos, subscrita pelo servidor responsável pelas alterações (com nome, cargo, lotação, data e assinatura), explicitando as razões da ocorrência. ARQUIVAMENTO / DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS DA ÁREA ADMINISTRATIVA 01 - O arquivamento dos autos de processos administrativos findos será sempre determinado pela SG, conforme competência delegada por meio da Portaria nº 170 / DIRFO, de 19 de junho de 2001. 02 - Após, os processos findos dos exercícios corrente e anterior ficarão provisoriamente arquivados da seguinte forma: a) na SG: todos os processos dos tipos ADM e PRO; b) no NGP: todos os processos do tipo PES e os processos do tipo EOF que tratem de pagamento de auxílio funeral, pagamento de indenização de transporte, pagamento de ajuda de custo, atividades relacionadas a treinamento de pessoal, folhas de pagamento normal e suplementar e demais assuntos relativos a pessoal; c) no NCI: os demais processos do tipo EOF. 03 - Ao fim de cada exercício, a SG, o NCI e o NGP definirão quais desses processos deverão ser encaminhados, mediante guia específica, à SEARD para guarda e preservação, 04 - O desarquivamento de processos realizar-se-á tão-somente por meio de solicitação formal a uma das autoridades abaixo: a) à SG, para os Processos Administrativos (ADM) e de Gestão de Projetos Estratégicos (PRO); b) ao NGP, para os Processos de Pessoal (PES); c) ao NCI, para os Processos de Execução Orçamentária e Financeira (EOF). 05 - A SG, ou o NGP ou o NCI, ou os seus prepostos, encaminharão o pedido e a autorização de desarquivamento à SEARD, que enviará o processo à unidade organizacional solicitante. 06 - É terminantemente vedado apensar documentos aos autos após despacho autorizador de arquivamento do processo. DISPOSIÇÕES FINAIS 01 - A SG e o NGP têm, conforme o caso, a atribuição de solucionar os casos omissos ou responder a eventuais dúvidas relativas ao arquivamento e desarquivamento de processos na SJES. 02 - Esta Norma Interna revoga disposições anteriores, em especial a NI-417 003/98, de 18/06/1998, a Ordem de Serviço nº 001/SG, de 25/09/2008, e a Ordem de Serviço nº 004, de 14/03/2006. Vitória, 20 de outubro de 2011. FERNANDO CESAR BAPTISTA DE MATTOS Juiz Federal Diretor do Foro NORMA PROCESSO ADMINISTRATIVO DOCUMENTO DOCUMENTO ADMINISTRATIVO AUTUAÇÃO http://www7.trf2.jus.br/sophia_web/index.asp?codigo_sophia=89788 |
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01 - Padronizar procedimentos e estabelecer metodologia de autuação de processos administrativos, juntada de documentos, arquivamento e desarquivamento de processos.
02 - Definir os órgãos responsáveis pela autorização de arquivamento e desarquivamento dos processos administrativos da Seção Judiciária do Espírito Santo.
03 - Instituir controle efetivo do acesso aos processos administrativos arquivados na Seção de Arquivo e Depósito Judicial (SEARD).
04 - Estabelecer normas gerais para a tramitação dos processos administrativos para apuração da regularidade dos procedimentos adotados e para a definição de responsabilidades.
05 - Garantir a integridade dos processos administrativos, tendo em vista a relevância das informações e dos documentos deles constantes.
06 - Controlar permanentemente a circulação e a tramitação dos processos administrativos na SJES.
07 - Gerir com segurança o sistema informatizado de controle do protocolo administrativo dos processos da área meio.
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